So gestaltest du deine Buchführung effizienter

Was ist eine 100-prozentige digitale Buchführung?

Die digitale Buchhaltung bezeichnet die komplett digitalisierte buchhalterische Verwaltung einer Firma. Vom Erfassen eines Belegs bis zu seiner Rückerstattung werden alle Prozesse digital erledigt. Damit diese Art der Buchhaltung in ein Unternehmen implementiert werden kann, ist die entsprechende Software eine der wichtigsten Voraussetzungen. Mit ihrer Hilfe können sämtliche Schritte beschleunigt werden, die in der Buchhaltung anfallen. Dazu gehören:

• Erfassung von Belegen,
• Dokumentation von geschäftlichen Ausgaben,
• Berechnung von Pauschalsätzen,
• Ausgabenvalidierung sowie
• Auszahlung von Beträgen.

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Die digitalisierte Buchführung trägt dazu bei, die Buchhaltung organisiert und effizient zu gestalten. Eine möglichst unkomplizierte Integration kann durch Komplettsoftwarelösungen zur Verwaltung funktionieren. Hierbei handelt es sich um Programme, die die gesamte Buchhaltungsverwaltung automatisieren. Um die Produktivität einer Firma zu steigern, sind diese für viele Anwender inzwischen unverzichtbar geworden. Unter anderem bieten diese Buchhaltungssoftwares:

• die Vereinfachung der Steuererklärung,
• das Automatisieren von Buchungen,
• die Aktualisierung von Buchungsbelegen in Echtzeit,
• die übersichtliche Dokumentation von Bilanzen und anderen buchhalterischen Aufstellungen.

Zudem können entsprechende Lösungen Buchungen in Grund- und Hauptbüchern erstellen. Sie verschaffen dem Unternehmen ein übersichtliches Monitoring über mögliche Schuldner und Kreditgeber. Beispielsweise kann dank automatisierter Rechnungslegung und -dokumentation leichter festgestellt werden, ob ein Kunde mit der Zahlung in Verzug ist. In dem Fall kann an diesen eine Mahnung mit den rechtskonformen Angaben verschickt werden.

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Ein weiterer Vorteil der digitalisierten Buchhaltung besteht in der Zentralisierung der Daten. Diese werden in einem einzigen Instrument – der Buchhaltungssoftware – zusammengefasst. Der unternehmensintern vereinfachte Zugriff auf die Buchhaltungsdaten kann die abteilungsübergreifende Zusammenarbeit optimieren. Bei der Übermittlung der Finanzdaten an Steuerberater oder Finanzamt profitieren Unternehmen, die sich auf hochqualitative Buchhaltungssoftwares verlassen, von einer höheren Sicherheit.

Welche Vorschriften müssen bei der digitalisierten Buchführung beachtet werden?

Stellt ein Unternehmen die Buchhaltung auf einen komplett digitalisierten Prozess um, sind einige Verwaltungs- und Rechtsvorschriften zu beachten. Diese hält das Bundesfinanzministerium in einer Neuauflage des GoBD fest. Das Kürzel steht für die „Grundsätze zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“. Wird gegen diese Vorgaben verstoßen, kann Betroffene der Vorwurf der leichtfertigen Steuerverkürzung oder der Steuerhinterziehung treffen. Bereits kleine Fehler können dabei Konsequenzen nach sich ziehen.

Vor der Digitalisierung der Buchführung ergibt es daher Sinn, sich mit den wichtigsten Vorschriften auseinanderzusetzen. Diese können beispielsweise elektronische Rechnungen betreffen. Damit das Finanzamt diese gleichwertig zu einer Rechnung auf Papier bewertet, sind unter anderem diese Richtlinien einzuhalten:

• Der Empfänger der elektronischen Rechnung muss dieser zustimmen.
• Die E-Rechnung ist in einem elektronischen Format, beispielsweise PDF, auszustellen, zu senden und zu empfangen.
• Die Rechnungsunversehrtheit muss garantiert sein.

Was sich zunächst kompliziert anhört, kann mit der richtigen Softwarelösung gut in den Unternehmensalltag integriert werden.

Hat die digitalisierte Buchhaltung eigentlich Nachteile?

Auf den ersten Blick empfinden Unternehmen, die ihre Buchhaltung digitalisieren wollen, die Anschaffung der benötigten Soft- und Hardware möglicherweise als Nachteil. Für die Buchhaltungssoftware und die Cloud fallen neben den Anschaffungskosten monatliche Fixkosten an. Jedoch fallen diese im Schnitt gering aus. Auch der Zeitaufwand, den die Umstellung auf die Digitalisierung nach sich zieht, ist kein echter Nachteil. Zwar kann er zunächst ärgerlich sein, später wird durch die automatisierten Prozesse jedoch Zeit eingespart.

Mit diesen Schritten gelingt die Digitalisierung der Buchhaltung

1.  Die richtigen Voraussetzungen schaffen

Damit die Buchführung eines Unternehmens digitalisiert werden kann, müssen die richtigen Weichen gelegt werden. Sie betreffen hauptsächlich einen Bereich: die Hardware. Zur benötigten Ausstattung, damit Daten überhaupt digital abgespeichert werden können, gehören:

• leistungsstarke Laptops und PCs,
• leicht und möglichst dezentral bedienbare Drucker sowie
• Scanner.

Letztere werden allerdings überfällig, wenn sich Firmen für eine hochqualitative Buchhaltungssoftware, die das Scannen von Belegen über das Smartphone ermöglicht, entscheiden.

2. Den Steuerberater informieren

Unternehmen, die sich in Finanzfragen von einem Steuerfachmann beraten lassen, sollten keinesfalls vergessen, ihn über die Digitalisierungspläne zu informieren. Mit seiner Hilfe können sich die Verantwortlichen einen Überblick verschaffen, welche Maßnahmen erforderlich sind, um GoBD-konform zu agieren. Ebenso können Steuerberater ihren Kunden Tipps hinsichtlich der richtigen Buchhaltungssoftware geben.

3. Zeitlichen Ablauf der Umstellung planen

Bevor mit der Digitalisierung der Buchführung begonnen werden kann, sollten sich die Verantwortlichen einen realistischen Überblick darüber verschaffen, wie viel Zeit die Umstellung in Anspruch nimmt. Auch sollte geklärt werden, ob für die Prozesse Unterstützung von außen notwendig ist. Statt die Buchführung in einer „Hauruckaktion“ zu digitalisieren, kann es im Sinne der geschäftlichen Abläufe sinnvoller sein, Schritt für Schritt vorzugehen. Das ermöglicht es, einzelne Komponenten an firmenspezifische Gegebenheiten anzupassen und mögliche Fehler leichter zu erkennen und auszumerzen.