Buchhaltungssoftware-Vergleich: Dieses Tool ist Testsieger

Was muss eine Buchhaltungssoftware leisten?

Eine Buchhaltungssoftware für Unternehmer muss einen gewissen Funktionsumfang besitzen, damit durchschnittliche Anwender im Unternehmensalltag profitieren und ihre für Buchhaltungsaufgaben aufgewendete Zeit und die damit verbundenen Kosten senken können.

Prozesse digital abbilden

Mit der Rechnungserstellung allein ist es also nicht getan. Eine Buchhaltungssoftware sollte Prozesse digital abbilden können, so dass möglichst viel Papier eingespart werden kann, zudem sollten möglichst viele Prozess automatisiert ablaufen.

Angebote und Rechnungen

Neben der Erstellung von Angeboten und einfachen Rechnungen sollten auch Abschlagsrechnungen möglich sein und Rechnungen ins EU-Ausland und in Drittländer sollten rechtskonform erstellt und korrekt verbucht werden. Rechnungen, die regelmäßig geschrieben werden müssen, beispielsweise für monatliche Serviceleistungen, sollten von der Buchhaltung automatisiert erstellt werden.

Belegverwaltung

Da Unternehmen nicht nur Einnahmen, sondern auch Ausgaben in der Buchhaltung dokumentieren und verbuchen müssen, ist eine effektive Belegverwaltung essenziell. In einer guten Software sind nur wenige Klicks notwendig, um eine Eingangsrechnung zu erfassen und verbuchen. Idealerweise steht eine App zur Verfügung, mit der man Belege auch unterwegs direkt scannen und in der Buchhaltung ablegen kann.

Kontosynchronisation

Ist eine Kontosynchronisation integriert, können alle Rechnungen und Belege mit den Umsätzen im Konto abgeglichen werden. So kann jederzeit überprüft werden, ob alle Umsätze dokumentiert sind.

Kontaktverwaltung

Eine umfassende Kontaktverwaltung ist zwar keine originäre Buchhaltungsfunktion, erleichtert aber die Arbeit ungemein. Und das nicht nur bei der Rechnungserstellung. Steht eine Kontaktverwaltung zur Verfügung, hat man alle Informationen zu seinen Kunden am einem Platz.

Projektverwaltung und Zeiterfassung

Werden Projekte abgewickelt, ist es von großem Vorteil, wenn eine Projektverwaltung und eine Zeiterfassung bereits in der Buchhaltung integriert ist. So hat behält man seine Aufgaben, Deadlines und Budgets immer im Blick, kann alle Projektzeiten komfortabel tracken und jederzeit aus den erfassten Leistungen mit wenigen Klicks eine Rechnung erstellen.

Steuererklärungen für das Finanzamt

Alle Berichte erstellen, die beim Finanzamt abgegeben werden müssen, sollten selbstverständlich automatisch erstellt werden. Bei Selbstständigen und Freiberufler ist das üblicherweise die Einnahmenüberschussrechnung (EÜR) und die Umsatzsteuervoranmeldung (UStVA). Ein gutes Buchhaltungstool erstellt diese Berichte automatisiert und führt sie mit jeder Buchung fort, so dass auch ein unterjähriger Zwischenstand jederzeit eingesehen werden kann.

Auswertungen

Weitere Berichte wie eine Betriebswirtschaftliche Auswertung (BWA) und ein monatlicher Cashflow werden zwar nicht für das Finanzamt benötigt, sind aber oft bei Verhandlungen mit Banken oder potentiellen Kundenn gefragt. Werden diese Berichte automatisch erstellt, spart man sich viel Zeit und hat zudem immer einen Überblick über die finanzielle Situation des Unternehmens.

DATEV-Export für Steuerbüro

Mit einer Buchhaltungssoftware ist es zwar möglich, seine Steuererklärungen selbst zu erstellen und beim Finanzamt einzureichen, die meisten Selbstständigen und Freiberufler arbeiten aber trotzdem mit einem Steuerbüro zusammen. Da der überwiegende Teil der Steuerbüros mit dem DATEV-Format arbeiten, einem Quasi-Standardformat für Buchhaltungsdaten, ist es von großem Vorteil, wenn ein Export in diesem Format integriert ist. Die Daten können dann einfach exportiert und an das Steuerbüro weitergeleitet werden. Dort werden die Daten importiert und weiterverarbeitet. Die Zusammenarbeit mit Steuerberater wird so sehr effektiv gestaltet, was geringere Steuerberatungskosten bedeutet.

Zugang für das Steuerbüro

Im besten Fall kann ein Zugang für das Steuerbüro in der Software eingerichtet werden, so dass sich die Mitarbeiter:innen dort alle für die relevanten Informationen auf einen Blick finden und die Daten selbst herunterladen können.

Zusammenfassung:

Folgende Aufgaben sollten sich mit einer Buchhaltungssoftware realisieren lassen:

• Papier reduzieren
• Prozesse automatisieren
• Angebote erstellen
• Rechnungen erstellen
• Abschlagsrechnungen erstellen
• Belege anlegen
• GoBD-konforme Ablage
• Kundenverwaltung (CRM)
• Projektverwaltung
• Zeiterfassung
• Erstellung der Einnahmen-Überschuss-Rechnung (EÜR)
• Erstellung der Umsatzsteuervoranmeldung (UStVA)
• Abgabe der UStVA via Elster
• DATEV-Export
• Zugang für das Steuerbüro
• Wiederkehrende Rechnungen
• Kontoabgleich

Installation auf dem eigenen PC oder Cloud-Software?

Eine Buchhaltungssoftware kann auf dem eigenen PC installiert oder als Cloud-Version gebucht werden. In letzterem Fall übernimmt der Anbieter den Betrieb der Software und damit auch alle Sicherheitsupdates und Backups. IT-Spezialisten sorgen für ständige Verfügbarkeit und sichere Datenhaltung.

Da es sich bei Buchhaltungsdaten um sehr sensible Informationen handelt und man als Unternehmer:in gegenüber dem Finanzamt für 10 Jahre alle Daten immer griffbereit haben muss, empfiehlt sich eine Buchhaltungslösung in der Cloud.

Der Anbieter sollte aber in jedem Fall über eine GoBD-Zertifizierung (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff, eine Verwaltungsanweisung des Bundesministeriums der Finanzen) verfügen und Software und Daten sollten in einem Rechenzentrum in Deutschland betrieben und vorgehalten werden.

Die Vorteile einer Cloud-Software sind:

• Keine Installation notwendig, Anmeldung genügt
• Standortunabhängig, über einen Browser oder eine App auf dem Smartphone kann jederzeit und von jedem Ort auf die Buchhaltung zugegriffen werden
• Unabhängig vom Betriebssystem (Windows, Mac, iOS, Android, Linux)
• Anbieter kümmert sich um Betrieb, Sicherheit und Datensicherung

Die Methodik des Buchhaltungs-Vergleichs

Um die Entscheidung für eine Buchhaltungssoftware für Selbstständige, Kleinunternehmer, Handwerker und Freiberufler zu erleichtern, wurden die gängigsten Anbieter von den Experten der Plattform ExpertenTesten einem Vergleich unterzogen. Dem Test wurden verschiedene Kategorien zugrunde gelegt, anhand derer die verschiedenen Tools bewertet wurden, diese waren:

• Bedienerfreundlichkeit
• Rechnungsfunktionen
• Buchhaltungsfunktionen
• Performance
• Dokumentation und Support

Alle Kategorien wurden gleich stark gewichtet, der Durchschnittswert ergab schließlich die Gesamtnote.

Der Testsieger: Papierkram.de

Papierkram.de schnitt im Test am besten ab. Mit einer Gesamtnote von 1,08 lag die Cloud-Software auf Platz 1 vor BuchhaltungsButler (1,12) und Sevdesk (1,27). Auf den Plätzen 4 und 5 folgen Lexoffice (1,77) und Debitoor (1,89).

Die Vorteile von Papierkram.de lagen insbesondere in der sehr benutzerfreundlichen Gestaltung, dem schnellen und effizienten Einstieg in die Software und dem kompetenten und schnellen Support. Alle oben genannten Funktionen sind in einen effektiven Workflow integriert. Das Tool wurde zudem extra so konzipiert, dass keine Vorkenntnisse erforderlich sind.

Zudem ist das Preis-Leistungs-Verhältnis bei Papierkram im Vergleich mit den anderen Anbietern unschlagbar. Viele Funktionen werden dort schon in der kostenlosen Version angeboten, während bei den anderen Tools im Test eine kostenlose Version gar nicht verfügbar ist. In der günstigsten Bezahlvariante sind dann alle gängigen Funktionen verfügbar, die man als Selbstständiger benötigt. Wächst das Unternehmen und man benötigt weitere Features, kann man einfach auf ein höheres Paket wechseln.
Papierkram.de ist darüber hinaus eine absolute Empfehlung von den Nutzern, die diese Software bereits verwenden.