Gehaltsrechner für ein verständliches Mitarbeiter-Gehalt

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Wenn du Arbeitgeber bist, möchten wir dir zeigen, wie du die Personalkosten vollständig feststellen kannst. Anhand dieser Informationen kannst du die Entscheidung treffen, ob es sich für dich überhaupt lohnt und was du dafür aufwenden musst, einen Mitarbeiter zu beschäftigen.

So berechnest du die Personalkosten richtig

Damit die Personalkosten für einen Mitarbeiter richtig berechnet werden, müssen alle Kostenpositionen berücksichtigt werden. Diese stellen wir vor:

Das Bruttogehalt zahlst du monatlich an deinen zukünftigen Mitarbeiter aus. Hiervon gehen noch Steuern ab, die der Arbeitnehmer übernimmt.

Die gesetzlichen Sozialkosten (Kranken-, Renten-, Arbeitslosen- und Pflegeversicherung) errechnen sich aus dem Bruttogehalt. Laut Stand 2018 musst du mit folgenden prozentualen Abgaben rechnen:

• 7,3 Prozent für die Krankenversicherung,
• 9,3 Prozent für die Rentenversicherung,
• 1,5 Prozent für die Arbeitslosenversicherung und
• 1,275 Prozent für die Pflegeversicherung.

Die Gesamtkosten belaufen sich prozentual auf 19,375 Prozent, die du als Arbeitgeber zusätzlich zum Bruttogehalt tragen musst.

Die Umlagen beziehen sich auf Insolvenzgeld und auf die Entgeltfortzahlung (U1, U2, U3). Die zu zahlende Höhe schwankt aufgrund der unterschiedlich hohen Sätze der Krankenkassen. Außerdem kommen für jeden beschäftigten Mitarbeiter Beiträge zur Berufsgenossenschaft hinzu.

Weitere Kosten bei der Berechnung

Das Urlaubs- und Weihnachtsgeld wird auch das dreizehnte Monatsgehalt genannt. Dein Mitarbeiter hat jährlich Anspruch auf Urlaub. Hinzu kommen noch gesetzliche Feiertage wie zum Beispiel Weihnachten. An Weihnachten haben die Mitarbeiter zwar keinen Anspruch auf Weihnachtsgeld, aber freuen sich sehr, wenn du dieses „Bonbon“ in das Gehalt mit einfließen lässt. Das heißt, deine Mitarbeiter bekommen prozentual im zwölften Monat mehr Geld ausgezahlt. Sicher ist es auch möglich, dass man das zusätzliche Gehalt auch auf 2-3 Monate verteilt. Dies wird von vielen Chefs so gemacht, um auf beiden Seiten Steuern zu sparen. Summierst du sämtliche Ausgaben des Gehalts für die Urlaubstage und die Feiertage, kommst du auf eine Gesamtsumme von einem zusätzlichen Gehalt, welches du zahlst.

Weitere tarifliche oder freiwillige Sozialleistungen sind zum Beispiel Familienbeihilfen darstellen wie Altersvorsorge, Vermögensbildung, verbilligtes Arbeitgeberdarlehen oder Personalrabatte. Eine Lohnfortzahlung bedeutet im Krankheitsfall deines Mitarbeiters trotzdem das Gehalt weiter auszubezahlen. Dieser Fall kann schnell und unerwartet eintreten. Allerdings musst du hier nur für 6 Wochen zahlen. Danach übernehmen das eventuell die Krankenkassen oder andere dafür vorgesehene Einrichtungen. Deine Mitarbeiter haben Anspruch auf einen Weiterbildungsurlaub. Diese liegen, außer in Bayern und Sachsen, bei 5 Werktagen im Jahr oder alle zwei Jahre bei 10 Werktagen. Bayern und Sachsen geben keinen Bildungsurlaub.

Tipp: Denke zukunftsweisend

Denk auch an mögliche Tariflohnsteigerungen. Damit du diese Steigerungen ungefähr abschätzen kannst, ist es empfehlenswert, sich den Durchschnittswert der letzten zwei bis drei Jahre anzuschauen. Daran kannst du dich orientieren und weißt später ungefähr, was in Zukunft auf dich kommen kann. Es ist außerdem von Vorteil, wenn du das Programm Excel zur Hilfe nimmst, um die vollständigen Personalkosten aufzustellen. So verschaffst du dir einen Überblick, wie viel dich dein zukünftiger Mitarbeiter kosten wird.

Außerdem gibt es die indirekten Personalkosten, die du unbedingt zu berücksichtigen hast. Zu diesen Kosten gehört zum Beispiel die Ausstattung des Arbeitsplatzes (Computer und Büromöbel) sowie

• Büroartikeln
• Firmenwagen
• Betriebskosten für ein Auto
• Versicherung
• Büroräume und deren Nebenkosten (Strom, Wasser, Reinigung etc.)
• Fachliteratur
• Ausgaben, zum Beispiel für die Reparatur/Austausch/Instandhaltung

Personalkosten überschlägig ermitteln

Wenn du die gesamten Kosten ermittelt hast, kannst du die Gesamtkosten für deinen zukünftigen Mitarbeiter überschlägig berechnen. Dazu musst du die gesamten Personalkosten in einem Verhältnis zum Jahresbruttoentgelt setzen.

Ein Beispiel: Dein Mitarbeiter erhält ein Jahresentgelt von 40.000 Euro. Die Gesamtkosten belaufen sich für den Angestellten auf 68.000 Euro jährlich. Wenn du diese Werte in ein Verhältnis setzt, bekommst du einen Faktor von 1,7. Möchtest du jetzt einen weiteren Mitarbeiter beschäftigen, der ein Jahresentgelt von 30.000 Euro bekommt, werden sich seine Gesamtkosten auf 51.000 Euro belaufen (30.000 x 1,7).

Kostenplaner in Excel – Personalkosten bewerten

Tatsache ist, dass jeder Mitarbeiter Geld kostet. Als Gegenleistung erwartest du von deinem Mitarbeiter einen Nutzen, der die Personalkosten rechtfertigt. Nur so kannst du erfolgreich als Unternehmer durchstarten. Außerdem ist es empfehlenswert zu berücksichtigen, dass es einmal schwere Zeiten eines jeden Unternehmers gibt. Da du deine guten Mitarbeiter auch in dieser Zeit bezahlen musst, solltest du dir dazu eine finanzielle Reserve schaffen. Du musst das Geld „vorverdienen“, damit du in einer Notsituation nicht gleich die Notbremse ziehen musst und verpflichtet wirst, deine Mitarbeiter zu kündigen, weil du sie nicht mehr auszahlen kannst.

Dazu eine Faustregel:

Zum Beispiel kann es bei einem Dienstleistungsbetrieb ausreichend sein, wenn der Mitarbeiter ungefähr das Doppelte erwirtschaftet, was sein Arbeitgeber ihm bezahlt. Somit deckt der Arbeitnehmer nicht nur seine eigenen Personalkosten, sondern leistet einen Beitrag, der die Fixkosten im Unternehmen deckt. Sprechen wir von einem Handelsunternehmen oder einem Unternehmen, welches etwas produziert, muss der Mitarbeiter deutlich mehr erwirtschaften, damit zum Beispiel die Materialkosten gedeckt werden.

Die Konsequenzen aus dem Gehaltsrechner

Solltest du beim Nachrechnen feststellen, dass du diese finanziellen Mittel nicht aufbringen kannst, ist es sinnvoll darüber nachzudenken, vorerst keinen Mitarbeiter zu beschäftigen. Schließlich möchtest du nicht, dass dein junges Unternehmen schnell Bankrott geht und die Mitarbeiter entlassen werden müssen. Der Nutzen eines Mitarbeiters liegt darin, die laufenden Kosten zu decken und einen Umsatz zu erwirtschaften. Letztendlich willst auch du als Arbeitgeber etwas verdienen und davon leben können. Ansonsten lohnt es sich nicht, einen oder gleich mehrere Mitarbeiter zu beschäftigen, wenn du nur die Kosten decken kannst, aber dir am Ende des Monats nichts übrigbleibt.

Lass dich nicht verunsichern und erstelle eine gut durchdachte Kalkulation, die dir eine Übersicht liefert. Erst anhand dieser Information kannst du eine rationale Entscheidung treffen.