Kleinunternehmer-Rechnung schreiben: So geht’s richtig

Die Kleinunternehmerregelung

Im Umsatzsteuergesetz gibt es eine Sonderregelung für Unternehmen mit geringen Umsätzen, die sogenannte Kleinunternehmerregelung (§ 19 UStG). Damit kannst du dich von der Umsatzsteuer befreien lassen. Aber: Nicht jeder kann diese Regelung in Anspruch nehmen. Wenn du als Kleinunternehmer tätig sein willst, musst du bestimmte Voraussetzungen erfüllen. 

Im Folgenden erfährst du, ob die Kleinunternehmerregelung für dich gelten und was du beachten solltest.

Kleinunternehmerregelung: Das sind die Voraussetzungen

Der Gesetzgeber hat für den Kleinunternehmerstatus gewisse Umsatzgrenzen festgelegt. Wenn du also mit dem Gedanken spielst, von der Regelung Gebrauch zu machen, solltest du deine Umsätze aus dem Vorjahr und dem laufenden Kalenderjahr genauer unter die Lupe nehmen:

• Umsatz im Vorjahr: nicht mehr als 22.000 Euro
• Umsatz im laufenden Kalenderjahr: (voraussichtlich) nicht mehr als 50.000 Euro

Passt alles? Dann kannst du die Umsatzsteuerbefreiung beim Finanzamt beantragen. Die Kleinunternehmerregelung findest du im Fragebogen zur steuerlichen Erfassung – auch Betriebseröffnungsbogen genannt – unter „Angaben zur Anmeldung und Abführung der Umsatzsteuer“.

Als Existenzgründer kannst du natürlich nicht auf die Umsätze aus dem Vorjahr zurückgreifen. Daher wird in diesem Fall der Umsatz für das laufende Kalenderjahr geschätzt und im Betriebseröffnungsbogen vermerkt.

Kleinunternehmer vs. Kleingewerbe: Was ist der Unterschied?

Die Begriffe Kleinunternehmer und Kleingewerbe werden oft synonym verwendet. Das ist aus rechtlicher Sicht falsch. Denn sie sind keinesfalls identisch. Du darfst sie auf keinen Fall verwechseln, denn das kann Konsequenzen für deine Rechnungsstellung und deine gesamte Buchhaltung haben. Die folgende Tabelle zeigt dir die wichtigsten Unterschiede auf:

Die beiden haben aber auch Gemeinsamkeiten: Beispielsweise müssen sich weder Kleinunternehmer noch Kleingewerbe mit der doppelten Buchführung auseinandersetzen. Übrigens ist es durchaus möglich, dass ein Kleingewerbetreibender gleichzeitig Kleinunternehmer ist – solange er die bekannten Umsatzgrenzen nicht überschreitet.

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Worauf sollten Kleinunternehmer achten?

Bevor du dich für den Kleinunternehmerstatus entscheidest, solltest du wissen:

• Verzicht auf die Kleinunternehmerregelung: Du erfüllst zwar die notwendigen Voraussetzungen, möchtest aber auf die Kleinunternehmerregelung verzichten? Kein Problem. Du solltest allerdings wissen: Deine Entscheidung ist fünf Jahre lang gültig. In diesem Zeitraum gibt es kein Zurück mehr.
• Vorsteuerabzug: Die Steuerbefreiung führt dazu, dass du als Kleinunternehmer keine Vorsteuer geltend machen darfst. Das ist – vor allem bei größeren Investitionen – ein großer Nachteil dieser Regelung.
• Kleinunternehmerregelung bei mehreren Unternehmen: Es ist durchaus möglich mehrere Kleinunternehmen nebeneinander zu führen. Allerdings darfst du mit allen zusammen nicht über die Umsatzgrenze von 22.000 Euro kommen. Ansonsten sind alle Unternehmen umsatzsteuerpflichtig.
• Aufbewahrungsfristen: Du bist verpflichtet alle Rechnungen, die bei dir eingehen (Eingangsrechnungen) zehn Jahre lang aufzubewahren. Das gleiche gilt für Ausgangsrechnungen, also Rechnungen die du als Kleinunternehmer schreibst.
• Pflichtangaben in der Kleinunternehmer-Rechnung: Du musst zwar keine Umsatzsteuer abführen. Der Gesetzgeber schreibt dir trotzdem vor, welche Angaben du in deine Rechnungen aufnehmen sollst. Wie es richtig geht, erfährst du im nächsten Abschnitt.

Kleinunternehmer-Rechnungen richtig schreiben

Egal ob du Produkte verkaufst oder Dienstleistungen erbringst – du musst deinem Kunden beziehungsweise deinem Auftraggeber nach getaner Arbeit eine Rechnung schreiben. Dafür hast du sechs Monate Zeit. Achte unbedingt darauf, dass deine Kleinunternehmer-Rechnung rechtskonform ist. Das heißt: Alle Pflichtbestandteile sollten enthalten sein. Fehlerhafte Rechnungen darfst du zwar im Nachhinein korrigieren. Das kostet allerdings zusätzlich Zeit und du musst länger auf den Zahlungseingang warten.

Pflichtangaben eines Kleinunternehmers auf der Rechnung

Im Umsatzsteuergesetz findest du eine genaue Auflistung aller Pflichtangaben (§ 14 Abs. 4 UStG). Die folgenden Informationen gehören auf deine Kleinunternehmer-Rechnung:

• vollständiger Name und Anschrift des Rechnungsstellers
• vollständiger Name und Anschrift des Rechnungsempfängers
• Ausstellungsdatum der Rechnung
• (fortlaufende) Rechnungsnummer
• Steuernummer des Rechnungsstellers
• Menge und Art des ausgelieferten Produkts bzw. Art und Umfang der Dienstleistung
• Zeitpunkt der Lieferung bzw. Zeitraum, in dem die Dienstleistung erbracht wurde
• Rechnungsbetrag
• eventuell vereinbarte Boni, Rabatte, Skonto
• Hinweis auf §19 UStG (Umsatzsteuerbefreiung)

Umsatzsteuer auf der Kleinunternehmer-Rechnung

Der Umsatzsteuersatz hat auf deiner Kleinunternehmer-Rechnung nichts zu suchen. Schließlich bist du nicht dazu berechtigt, Umsatzsteuer einzufordern. Taucht sie trotzdem auf und du bemerkst deinen Fehler rechtzeitig, heißt es: Sofort korrigieren und eine berichtigte Rechnung an den Kunden schicken! Mit etwas Glück kannst du so unnötigen Ärger mit dem Finanzamt vermeiden. 

Hat dein Kunde die Rechnung schon bezahlt, wird es komplizierter: In dem Fall musst du die bezahlten Umsatzsteuer-Beträge an das Finanzamt übermitteln. Tust du das nicht und dein Missgeschick fliegt auf, droht dir im schlimmsten Fall ein Strafverfahren wegen Betrugs.

Klingt übel, ja! Fehlerhafte Rechnungen vermeiden und damit ruhig schlafen geht einfacher – weiter unten im Beitrag erfährst du welche Vorteile dir ein richtiges Rechnungsprogramm für Kleinunternehmer bieten kann.

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Formulierungen zum Hinweis auf §19 UStG

Wie du den Hinweis auf die Kleinunternehmerregelung formulierst, bleibt dir überlassen. Diesbezüglich gibt es keine Vorschriften. Wichtig ist nur, dass du auf den entsprechenden Paragraphen (§19 UStG) verweist. Hier ein paar Beispiele:

• Im ausgewiesenen Rechnungsbetrag ist gemäß § 19 UStG keine Umsatzsteuer enthalten.
• Die Rechnungsstellung erfolgt ohne Ausweis der Umsatzsteuer nach §19 UStG.
• Gemäß § 19 UStG wird keine Umsatzsteuer berechnet.
• Kein Ausweis von Umsatzsteuer, da Kleinunternehmer gemäß § 19 UStG.
• Gemäß § 19 UStG enthält der Rechnungsbetrag keine Umsatzsteuer.
• Kein Umsatzsteuerausweis aufgrund Anwendung der Kleinunternehmerregelung gemäß § 19 UStG.
• Als Kleinunternehmer im Sinne von § 19 Abs. 1 UStG wird keine Umsatzsteuer berechnet.

Rechnungsvorlage für Kleinunternehmer

Im Internet findest du viele kostenlose Kleinunternehmer Rechnungsvorlagen Musterrechnungen und Vorlagen für Kleinunternehmer.

Sie sparen dir Zeit, denn nach dem Download musst du lediglich die Platzhalter mit deinen individuellen Angaben ausfüllen. Das klingt erst mal verlockend, jedoch ist es an dieser Stelle auch wichtig zu erwähnen, dass du damit nicht automatisch auf der sicheren Seite stehst.

Klar sind diese Rechnungsvorlagen in der Regel ein kostenloser Service – ABER: es ist nicht immer garantiert, dass sie auch alle Pflichtangaben enthalten, vor allem bei möglichen Gesetzesänderungen ist die Aktualität vielleicht nicht 100% gegeben. Und da war noch was: die GoBD! Rechnungsvorlagen in Word und Excel sind in der Regel nicht automatisch GoBD-konform. So musst du beispielsweise die wiederkehrende Rechnungsnummer selbst eintragen und außerdem die Dokumente, so speichern und archivieren, dass sie unveränderbar sind. Word und Excel sind dafür also nicht geeignet!

Als Profi, dem keine Fehler passieren und der immer sorgfältig arbeitet sind Vorlagen vielleicht trotzdem eine Option. Da das aber recht wahrscheinlich auf die wenigsten Menschen zutrifft gibt es im Folgenden auch weitere Lösungen, die nicht automatisch hohe Steuerberaterkosten verursachen.

sevDesk: Rechnungsprogramm für Kleinunternehmer

Es gibt Rechnungsprogramme, die speziell auf die Bedürfnisse von Kleinunternehmern zugeschnitten sind. Mit einer solchen Software sparst du viel Zeit: Deine Rechnung ist schon nach wenigen Klicks versandbereit. Fraglich ist, welches Programm das beste Preis-Leistungsverhältnis bietet. Oft ist das Budget klein und die Auswahl an Anbietern groß.

Eine gute Lösung für Kleinunternehmer und Freelancer ist sevDesk. Hier findest du drei Tarife – von „Rechnung“ über „Buchhaltung“ bis hin zu „Warenwirtschaft“. Der kleinste Tarif „Rechnung“ kostet bei 24 Monaten Laufzeit nur 8,90 Euro im Monat und beinhaltet alle wichtigen Funktionen, die du brauchst:

• Angebote erstellen
• Angebote mit einem Klick in Auftragsbestätigungen oder Rechnungen umwandeln
• gesetzeskonforme Rechnungen mit allen Pflichtangaben schreiben
• Dokumente aus der Software heraus direkt verschicken
• automatischer Vermerk der Kleinunternehmerregelung auf den Rechnungen

Unser Tipp: Teste den Tarif 14 Tage lang kostenlos und unverbindlich*. So findest du schnell heraus, ob du auch in Zukunft mit sevDesk arbeiten willst.

Mit dem Code 100GRUENDER* erhältst du zudem 50% auf alle 12-Monats- oder 24-Monatstarife!

Fazit

Mit der sogenannten Kleinunternehmerregelung sparst du Zeit und Geld: Du musst keine doppelte Buchhaltung machen und keine Umsatzsteuer an das Finanzamt zahlen. Um diese Regelung in Anspruch nehmen zu können, darfst du jedoch gewisse Umsatzgrenzen nicht überschreiten. Auch bei der Rechnungsstellung gibt es einiges zu beachten: Neben den üblichen Pflichtangaben gehört der Hinweis auf § 19 UstG in eine Kleinunternehmer-Rechnung. Die Umsatzsteuer darf hingegen auf keinen Fall ausgewiesen werden. Bei so vielen Vorschriften verliert man schnell den Überblick und macht Fehler. Das kann dir mit einem professionellen Rechnungsprogramm, zum Beispiel von sevDesk, nicht passieren.  Hier kannst du die smarte Software kostenlos und unverbindlich testen.