Viele Gründerinnen und Gründer kennen das Problem: Das Geschäft läuft an, die ersten Kundenaufträge sind da, doch sobald es um das Schreiben von Rechnungen geht, wird es unübersichtlich.

Word- oder Excel-Vorlagen sind zwar schnell erstellt, bringen in der Praxis aber jede Menge Schwierigkeiten mit sich. Sie sind fehleranfällig und müssen bei jeder Rechnung manuell angepasst werden. Außerdem fehlt der Überblick über offene oder bereits bezahlte Rechnungen.

Noch wichtiger: Gesetzliche Vorgaben wie ZUGFeRD oder XRechnung werden häufig nicht berücksichtigt. Das sorgt für zusätzlichen Aufwand und im schlimmsten Fall für Ärger mit dem Finanzamt.

Gerade am Anfang ist die Versuchung groß, improvisierte Lösungen zu nutzen. Viele Gründer:innen greifen deshalb zu Word oder Excel, weil sie Kosten sparen wollen und eine schnelle Lösung suchen. Doch mit jedem neuen Auftrag steigt das Risiko, dass Fehler passieren. Zahlendreher, unvollständige Angaben oder falsch berechnete Beträge führen nicht nur zu Verzögerungen bei Zahlungen, sondern belasten auch die Beziehung zu Kundinnen und Kunden.

„ […] Rechnungen in Word oder Excel waren nie erlaubt – sie sind veränderbar, bzw. sind Veränderungen nicht nachvollziehbar.
Man spricht davon, dass diese nicht revisionssicher sind. Hinzu kommt, dass es kein automatisches Rechnungsjournal gibt. Alles in allem sind Word- und Excel-Rechnungen nicht im Einklang mit den Grundsätzen ordnungsgemäßer Buchführung[…]“
 – Daniel Kiriakou. Steuerberater

Dieses Zitat zeigt deutlich, dass Excel- und Word-Rechnungen nicht nur fehleranfällig sind, sondern auch nie den rechtlichen Standards entsprochen haben. Wer professionell auftreten will, sollte deshalb von Beginn an auf eine Lösung setzen, die revisionssicher, zuverlässig und rechtssicher ist.

Warum professionelle Rechnungen so wichtig sind

Eine Rechnung ist weit mehr als nur ein Zahlungsbeleg. Fehlerhafte oder unübersichtliche Rechnungen wirken unprofessionell und können schnell zu Problemen führen. Zudem gibt es in Deutschland klare gesetzliche Vorgaben, die einzuhalten sind. Pflichtangaben müssen enthalten sein, Beträge korrekt berechnet werden und die Umsatzsteuer muss richtig ausgewiesen sein.

Gerade Gründerinnen und Gründer machen zu Beginn immer wieder die gleichen Fehler, wenn sie Rechnungen manuell in Word oder Excel erstellen. Häufig vorkommende Stolperfallen sind zum Beispiel:

• fehlende Pflichtangaben wie Rechnungsnummer, Steuernummer oder Leistungszeitraum
• falsche oder doppelte Rechnungsnummern
• Rechenfehler bei Netto- und Bruttobeträgen
• unklare Zahlungsziele oder fehlende Bankverbindungen
• falscher Ausweis der Umsatzsteuer oder das Vergessen von Reverse-Charge-Hinweisen
• keine Archivierung nach gesetzlichen Vorgaben
• Fehlende Einhaltung der Unveränderbarkeit (nach GoBD)

All diese Fehler können nicht nur zu Zahlungsverzögerungen führen, sondern im schlimmsten Fall auch zu Nachfragen des Finanzamts oder gar Strafen. Wer mit öffentlichen Auftraggebern zusammenarbeitet, muss zudem elektronische Formate wie ZUGFeRD oder XRechnung nutzen. Hinzu kommt: Seit Anfang 2025 ist der Empfang von E-Rechnungen verpflichtend, so kommen Unternehmen langfristig nicht mehr an elektronischen Rechnungen vorbei. Ohne professionelle Software ist das praktisch nicht machbar.

Mit sevdesk werden diese Anforderungen automatisch erfüllt, sodass du dich auf dein Geschäft konzentrieren kannst, anstatt dich mit Formfehlern oder komplizierten Formatvorgaben herumzuschlagen.

Kostenfrei starten, professionell auftreten

Wenn du erst wenige Rechnungen pro Monat stellst, willst du wahrscheinlich nicht gleich in teure Software investieren. Trotzdem sollte jede deiner Rechnungen vollständig, rechtssicher und professionell sein. Genau hier setzt der neue kostenlos Tarif von sevdesk an.

Was viele nicht wissen: Das bekannte Rechnungsprogramm kann jetzt komplett kostenlos genutzt werden. Der EinstiegsTarif erlaubt es dir, bis zu drei Rechnungen pro Monat zu schreiben, auch als E-Rechnungen. Damit ist er ideal für Gründer:innen, die ihr Business strukturiert aufbauen möchten, ohne direkt zusätzliche Fixkosten zu haben

Alle wichtigen Funktionen im kostenlosen Tarif

Mit dem Free-Tarif bekommst du alles, was du zum Start brauchst:

• Drei Rechnungen oder E-Rechnungen pro Monat – professionell und rechtssicher.
• Alle wichtigsten Rechnungsfunktionen inklusive – Fortlaufende Rechnungsnummer, Kleinunternehmerregelung und Umsatzsteuerregeln
• ZUGFeRD und XRechnung – für volle Rechtssicherheit im Thema E-Rechnung, auch bei öffentlichen Auftraggebern
• Mehrere professionelle Layouts – damit deine Rechnungen nicht nur korrekt sind, sondern auch ansprechend aussehen
• Übersicht über alle Rechnungen – offene, bezahlte und überfällige Rechnungen auf einen Blick
• Unbegrenzte Kontakte – auch wenn dein Netzwerk schnell wächst, bist du vorbereitet
• Unbegrenzte Produkte und Dienstleistungen – für schnelle, fehlerfreie Rechnungen ohne ständiges Neukopieren

So vermeidest du die typischen Fehler, sparst Zeit und bist von Anfang an professionell aufgestellt.

Dein Vorteil als Gründer

Mit sevdesk entscheidest du dich bewusst gegen improvisierte Lösungen wie Word und Excel und für eine etablierte Marke, die seit Jahren für digitale Buchhaltung und Rechnungsstellung steht. So arbeitest du von Anfang an professionell und hältst alle gesetzlichen Anforderungen ein   – das ganz ohne Kosten.

Der Free-Tarif bietet dir die Möglichkeit, bis zu drei Rechnungen im Monat kostenlos zu erstellen und dabei eine klare Struktur aufzubauen. Typische Stolperfallen vermeidest du automatisch. Gleichzeitig bleibst du flexibel: Wächst dein Business, kannst du jederzeit in einen größeren Tarif wechseln – deine Daten bleiben selbstverständlich erhalten.

Probiere es direkt selbst aus: Starte jetzt kostenlos mit dem Free-Tarif von sevdesk und schreibe deine ersten professionellen Rechnungen: