Bei Reisekosten sparen: So einfach geht es wirklich

Geschäftsreisen werden immer teurer

Statistiken belegen, dass Geschäftsreisen immer teurer und die damit verbundenen Kosten zukünftig weiter zunehmen werden. Allein im letzten Jahr wurden von deutschen Unternehmen rund 52 Milliarden Euro ausgegeben, um die Kosten für Geschäftsreisen im Inland und Ausland zu decken. Pro Geschäftsreisenden und Tag muss durchschnittlich mit Aufwendungen von rund 160 Euro kalkuliert werden. Diese Kosten werden aufgrund von steigenden Flugpreisen, Kosten für Übernachtungen und auch für Verkehrsmittel wie Bahn und Taxi weltweit weiter nach oben korrigieren. Allein hier in Deutschland rechnet man bei den Übernachtungskosten mit einer Steigerung der Preise von bis zu 9 Prozent.

Ein Grund mehr über das Thema Reisekosten noch intensiver nachzudenken und Strategien zu entwickeln, wie du für dich die Aufwendungen so minimal wie möglich halten kannst. Deshalb möchte ich dir nachfolgend ein paar Tipps mit an die Hand geben, wie dir das in Zukunft gelingen kann.

Optimiere dein Reisekosten-Management

Wie wir vorher festgestellt haben, fallen gerade als junger Gründer die Reisekosten schwer ins Gewicht und stellen für dich Ausgaben dar, die es gilt so gut wie es geht zu minimieren. Deshalb solltest du dich, wenn du oder deine Mitarbeiter öfter auf Geschäftsreise seid, um das Management deiner Reisekosten kümmern. Folgende Punkte solltest du bei einer guten Planung beachten:

• Du solltest nie einen Flug für eine Geschäftsreise buchen, ohne vorher die Preise bei verschiedenen Anbietern zu vergleichen. Oftmals ist gerade bei Geschäftsreisen im Inland die Bahn um einiges günstiger
• Achte darauf, ob ein Geschäftstermin in einer anderen Stadt wirklich notwendig ist. Wir leben in einem Zeitalter der modernen Kommunikation. Da bietet sich beispielsweise auch eine Videokonferenz an
• Wenn mehrere Mitarbeiter von dir auf Geschäftsreise gehen, dann solltest du darauf achten, dass sie im gleichen Hotel zu den gleichen Konditionen untergebracht sind, oftmals hast du dort auch die Möglichkeit bei mehreren Buchungen einen Rabatt rauszuhandeln
• Auch bei den Hotels gilt es für dich, die Preise untereinander zu vergleichen. Es muss nicht aus Gewohnheit immer das gleiche Hotel sein, wo du bisher immer untergebracht warst oder welches deine Mitarbeiter so gerne mögen. Es gibt nicht nur Hotels für Geschäftsreisende, die in zentraler Lage liegen. Auch Hostels bieten alles, was du für deine Geschäftsreise im Bereich Übernachtung brauchst
• Solltest du mehrere Mitarbeiter in deinem Unternehmen beschäftigen, die ebenfalls auf Geschäftsreise gehen, würde ich dir die Erstellung einer Reisekosten-Richtlinie in deinem Unternehmen empfehlen. In dieser kannst du genau regeln, wie eine Geschäftsreise ablaufen soll, mit welchem Verkehrsmittel gereist wird, wo und wie übernachtet wird und wie hoch beispielsweise die Verpflegungspauschale ist. So hast du auf lange Sicht, deine Reisekosten immer im Blick und dich erwarten keine bösen Überraschungen

Aber wie bei vielen anderen Dingen in deinem Unternehmen musst du auch das Thema Geschäftsreise und das Thema Reisekosten nach dem Motto „Minimaler Einsatz mit maximalem Erfolg“ planen und umsetzen und dich nicht tagelang beim Vergleichen der billigsten Fluggesellschaft verlieren.

Kosten für Übernachtung sind besonders hoch

Viele Studien zeigen, dass die Übernachtungskosten mit rund 30 Prozent einer der elementarsten Faktoren bei deinen Reisekosten sind. Das bedeutet für dich, dass du gerade die Übernachtung besonders gut planen solltest. Es muss nicht immer das Hotel sein, welches dir vielleicht von einem Geschäftspartner empfohlen wurde. Gerade als junger Gründer sind auch die Angebote von Hostels sehr interessant. Hier kannst du mit wirklich kleinen Qualitätseinbußen einiges an Geld sparen. Gerade Ketten wie a&o Hostels verfügen über günstige Einzelzimmer in den meisten Großstädten im Inland und Ausland, etwa in Städten wie Aachen, Amsterdam, Berlin, Bremen, Dortmund, Dresden, Düsseldorf, Frankfurt, Graz, Hamburg, Karlsruhe, Köln, Kopenhagen, Leipzig, München, Nürnberg, Prag, Salzburg, Venedig, Weimar oder Wien.

In diesen Hostels gibt es neben den bekannten Einzelzimmern auch Übernachtungsmöglichkeiten im Doppelzimmer oder Mehrbettzimmer. Gerade wenn du mit deinem Team beispielsweise eine Geschäftsreise zu einer wichtigen Messe machst, dann muss ja nicht jeder gleich sein eigenes Einzelzimmer haben. Genauso wie es mit einem Low Budget Messeauftritt für dich möglich ist, auf dich und dein Unternehmen aufmerksam zu machen, so kannst du auch bei einer gut geplanten Übernachtung deine Reisekosten deutlich senken. Viele Hostels bietet komfortable Einzelzimmer oder Doppelzimmer an, die sich vor einem Hotel nicht verstecken müssen. Der größte Vorteil ist hier natürlich der deutlich niedrigere Preis im Gegensatz zum Hotel.

Pauschalen für Verpflegungsmehraufwand beachten

Bei den Reisekosten gilt für dich auch, dass du den Verpflegungskostenmehrwand beachtest. Dafür gibt es vom Gesetzgeber vorgeschriebene Pauschalen, die stetig verändert werden. Auch für das Jahr 2018 wurden diese Pauschalen von den Finanzbehörden wieder neu angepasst. Für dich als Unternehmer bedeutet dies, dass du mit höheren Aufwandskosten rechnen musst, wenn du deine Mitarbeiter auf eine Geschäftsreise schickst. Diese Pauschalen werden aber je nach Geschäftsreise (Inland bzw. Ausland) und Dauer noch unterschieden. Hier für dich die wichtigsten Informationen im Überblick.

Pauschalen für Geschäftsreisen im Inland

Seit der bereits erwähnten Reisekostenreform gibt es für Geschäftsreisen im Inland nur noch zwei verschiedene Pauschalen:

• Die kleine Pauschale kommt dann zum Tragen, wenn eine Geschäftsreise im Inland nur zwischen acht und 24 Stunden dauert. Ebenfalls Gültigkeit findet die kleine Pauschale immer für die Anreise- und Abreisetage, wenn es sich um eine längere Geschäftsreise handelt. Diese Pauschale wurde für das Jahr 2018 auf 12 Euro festgelegt.
• Die große Pauschale wird fällig, wenn ein Mitarbeiter für einen vollen Tag, also mindestens 24 Stunden abwesend ist. Hier wurde die Pauschale auf einen Betrag von 24 Euro festgelegt.

An der Übernachtungspauschale wurde nichts verändert. Sie beträgt pro Nacht weiterhin 20 Euro.

Pauschalen für Geschäftsreisen im Ausland

Der Verpflegungsmehraufwand gilt natürlich für Mitarbeiter auch bei einer Geschäftsreise ins Ausland. Auch wenn du eine Niederlassung im Ausland hast und du einen Mitarbeiter dorthin schickst, gelten diese Pauschalen für den Verpflegungsmehraufwand. Hier gibt es aber einige Punkte zu beachten, die für das Jahr 2018 geändert wurden.

• Es gibt eine sogenannte Länderliste: In allen Ländern steht deinem Mitarbeiter diese Pauschale zu, die aber je nach Land anders gestaffelt ist. In dieser Länderliste sind sowohl die Pauschale für den Verpflegungsmehraufwand als auch die Übernachtungspauschale aufgelistet. Diese Liste findest du beispielsweise im Internet unter dieser Adresse hier.

• Diese Liste wurde für das Jahr 2018 geändert und von dort aufgeführten 180 Ländern haben 34 Länder neue Pauschalen bekommen. Solltest du ein Land nicht auf dieser Länderliste finden, so gelten automatisch die Pauschalen für das Land Luxemburg.
• Du musst Abweichungen beachten: Es gibt durchaus Fälle, in denen für ein Land nicht immer die gleichen Pauschalen gelten. So ist es durchaus möglich, dass für ein Land in einer Großstadt andere Pauschalen gelten, als an Zielorten, die in ländlichen Regionen liegen.

• Für jedes Land musst du drei Pauschalen beachten. Einmal die für Aufenthalte zwischen acht und 24 Stunden, dann für einen Aufenthalt von mindestens 24 Stunden und die Übernachtungspauschale.

Reisekosten von der Steuer absetzen

Nachdem ich dich über die Möglichkeiten aufgeklärt habe, wie du Reisekosten minimieren kannst, ist es auch wichtig sich mit der steuerlichen Betrachtung auseinanderzusetzen. Das Finanzamt hat für die Geltendmachung von Reisekosten allerdings eine klare Definition. Es muss sich bei einer Geschäftsreise um eine klare Auswärtstätigkeit handeln. Das bedeutet, dass du dich einen oder auch mehrere Tage an einem Ort zu geschäftlichen Zwecken aufhalten musst, der außerhalb des Ortes liegt, wo du in der Regel mindestens ein Drittel der Woche zur Arbeit befindest. Wie das genau geht und definiert ist, kannst du auch in unserem Artikel „Reisekosten von der Steuer absetzen – So geht es“ nachlesen und dir dort wertvolle Tipps holen.

Fazit

Mit einer guten Planung kannst du bei einer Geschäftsreise einiges an Kosten sparen. Allein bei den Übernachtungskosten schaffst du es, durch die Wahl eines Hostels statt eines Hotels die Reisekosten deutlich nach unten zu drücken. Außerdem gilt es für dich zu beachten, dass jeder deiner Mitarbeiter der auf Geschäftsreise geschickt wird, Anspruch auf eine Pauschale für Verpflegungsmehraufwand hat und du Pauschalen für die Übernachtungskosten beachten musst. Diese Pauschalen gelten sowohl für das Inland, wie auch das Ausland. Um dies für alle Mitarbeiter übersichtlich darzustellen, empfiehlt es sich, eine Reisekostenrichtlinie für dein Unternehmen zu erstellen.