Reisekostenabrechnung für Selbstständige: Das gilt 2024

So können Selbstständige und Unternehmer von Reisekostenabrechnungen betroffen sein

Bei einer beruflich notwendigen Reise entstehen verschiedene Kostenarten, zum Beispiel Fahrtkosten, Übernachtungskosten, Verpflegungspauschalen sowie Reisenebenkosten. Reisekosten können in der Regel als Betriebsausgabe steuerlich geltend gemacht oder dem Kunden in Rechnung gestellt werden. Als Selbstständiger oder Unternehmer begegnen dir hauptsächlich folgende Abrechnungswege:

1. In der Rolle als Unternehmer kann es sein, dass du Reisekosten deiner Mitarbeiter erstatten musst
2. Als Selbstständiger und Unternehmer kannst du Reisekosten steuerlich absetzten
3. Alternativ können die Reisekosten inklusive Umsatzsteuer auch dem Kunden in Rechnung gestellt werden. Dies sollte aber unbedingt vorher abgesprochen werden. Bei langen Anreisen sollten außerdem etwas großzügigere Kilometerpauschalen in Rechnung gestellt werden, um die tatsächlichen Kosten wirklich zu decken.

In jedem Fall ist eine korrekte und vollständige Reisekostenabrechnung wichtig. Nur so akzeptiert das Finanzamt deine Ausgaben als Betriebsausgabe und du vermeidest steuerliche Risiken oder Nachfragen. Beachte dabei die aktuellen Pauschalen für 2025 und prüfe eventuelle Änderungen für 2026.

Erstattung von Reisekosten für Mitarbeiter

Arbeitgeber sind laut Gesetz grundsätzlich nicht verpflichtet, Reisekosten freiwillig zu übernehmen. Häufig geschieht dies jedoch aus Gründen der Mitarbeitermotivation oder im Rahmen einer betrieblichen Vereinbarung.

Wichtig: Wird die Reise vom Arbeitgeber angeordnet, besteht ein Anspruch auf Aufwendungsersatz gemäß § 670 BGB. Voraussetzung für die Erstattung ist eine vollständige, korrekte Reisekostenabrechnung mit allen relevanten Belegen.

Reisekostenabrechnung für Selbstständige: Das kannst du absetzen

Wenn du als Selbstständiger eine beruflich veranlasste Dienstreise unternimmst, z. B. für Kundentermine, Messebesuche oder Weiterbildungen, kannst du die entstehenden Kosten (Fahrt, Übernachtung, Verpflegungsmehraufwand, Reisenebenkosten) als Reisekosten in deiner Steuererklärung als Betriebsausgabe ansetzen. Das gilt ebenso für die Reisekosten deiner Mitarbeiter/innen. Die steuerliche Behandlung richtet sich nach § 4 Abs. 4 EStG sowie den Bestimmungen des § 9 EStG für den Werbungskostenabzug.

Wichtig: Für bestimmte Kostenarten bei einer Dienstreise (insbesondere Verpflegungsmehraufwand und Übernachtung) darfst du nur die gesetzlich festgelegten Pauschalen geltend machen, nicht die tatsächlichen Kosten. Es wird zwischen ein- und mehrtägigen Geschäftsreisen unterschieden. Die Pauschalen werden vom Bundesfinanzministerium jährlich angepasst. Für 2025 bleiben die Werte unverändert.

Das Finanzamt unterscheidet bei der Reisekostenabrechnung für Selbstständige vier Kostenarten, die jeweils unterschiedlich abzurechnen sind (§ 9 EStG):

• Fahrtkosten
• Verpflegungskosten
• Übernachtungskosten
• Reisenebenkosten

Auch Angestellte können diese Kosten steuerlich absetzen. Der Unterschied liegt in der Art und Weise: Während Selbstständige und Unternehmer diese Kosten als Betriebsausgaben in ihrer Steuererklärung geltend machen, können Angestellte sich die Reisekosten erstatten lassen oder diese als Werbungskosten absetzen. Was in welcher Höhe für Angestellte erstattungsfähig ist, regelt das Einkommensteuergesetz.

Reisekostenabrechnung für Selbstständige: Diese Bedingungen zählen

Damit du deine Reisekosten als Betriebsausgaben absetzen kannst, gelten laut Gesetz diese Voraussetzungen:

1. Der Grund der Reise ist ein beruflicher Anlass und nicht primär privat
2. Du hast dich von deiner Arbeitsstätte entfernt

Enthält die Reise sowohl berufliche als auch private Anteile, spricht man von gemischten Reisekosten. In diesem Fall dürfen nur die anteiligen, betrieblich veranlassten Kosten abgesetzt werden. Achte darauf, alle Belege (auch digitale Eigenbelege, siehe unten) sorgfältig aufzubewahren. Das Finanzamt prüft die Glaubhaftigkeit und fordert ggf. Nachweise an.

Die Reisekostenabrechnung effizient gestalten – mit Lexware

Die korrekte Reisekostenabrechnung kann schnell unübersichtlich werden, vor allem bei komplexeren Dienstreisen. Digitale Tools wie Lexware Office, Pleo oder DATEV helfen dir, alle Kosten GoBD-konform zu erfassen, Belege zu digitalisieren und die Daten direkt in die Steuererklärung zu übertragen. Das spart Zeit, minimiert Fehlerquellen und sorgt für Rechtssicherheit.

Mit Lexware Office und vergleichbaren digitalen Tools kannst du:

1. Reisekosten einfach erfassen: Sei es für Fahrtkosten, Übernachtungen oder Verpflegungspauschalen – Lexware erfasst alle relevanten Posten und sorgt dafür, dass du keine wichtigen Absetzungen verpasst.
2. Automatisch Pauschalen berechnen: Die Software berechnet automatisch die aktuellen Pauschalen für Verpflegung und Übernachtung, basierend auf der Dauer der Reise und den geltenden Steuergesetzen.
3. Belege digitalisieren und speichern: Scanne deine Belege direkt in Lexware ein und speichere sie digital – so hast du immer alles griffbereit, wenn du es beim Finanzamt einreichen möchtest.
4. Reisekosten korrekt in der Steuererklärung ansetzen: Lexware hilft dir, die absetzbaren Reisekosten korrekt in deine Steuererklärung einzutragen, sodass du mögliche Steuervergünstigungen vollständig nutzen kannst.

Mit digitalen Tools wie Lexware, Pleo oder DATEV erledigst du deine Reisekostenabrechnung nicht nur schneller, sondern auch sicherer – und vermeidest typische Fehler.

Reisekosten für Selbstständige richtig absetzen

Im Folgenden zeigen wir dir, welche Fahrtkosten du als Selbstständiger insgesamt absetzen kannst, sei es im Rahmen einer Dienstreise, bei Fahrten zur eigenen Arbeitsstätte (erste Tätigkeitsstätte) oder für Mitarbeiter/innen. Die Abrechnung erfolgt je nach Fall über die Entfernungspauschale (Pendlerpauschale) oder Kilometerpauschale. Beachte dabei die gesetzlichen Höchstbeträge: Für Arbeitnehmer/innen gilt ein jährlicher Maximalbetrag von 4.500 € für den Fahrtkostenabzug bei Nutzung öffentlicher Verkehrsmittel.

Welche Fahrtkosten können Selbstständige absetzen?

• Die Fahrt zur Arbeitsstätte: Das kann dein eigenes Büro, aber auch ein Coworking Space sein. 
• Fahrten zu Kundinnen und Kunden, also Dienstreisen
• Dienstfahrten deiner Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter
• Krankheitsbedingte Fahrten (außergewöhnliche Belastung)

Für die korrekte Abrechnung der Fahrtkosten ist zu unterscheiden, ob es sich um Fahrten zur ersten Tätigkeitsstätte (Pendlerpauschale) oder um Dienstreisen (Kilometerpauschale) handelt. Nur bei Dienstreisen gehören die Fahrtkosten zur Reisekostenabrechnung. Für Fahrten zur Arbeit wird die Entfernungspauschale angesetzt.

Fahrtkosten einer Dienstreise abrechnen über die Kilometerpauschale

Die Kilometerpauschale für Dienstreisen beträgt im Jahr 2025:

• 0,30 € pro Kilometer bei der Nutzung privater Kraftfahrzeuge und
• 0,20 € pro Kilometer bei der Nutzung andere motorbetriebene Fahrzeuge, wie Motorrädern, Roller oder E-Bikes (ab 25 km/h)

Für die Nutzung öffentlicher Verkehrsmittel (Bahn, Bus, Straßenbahn) bei Dienstreisen können die tatsächlichen Kosten per Beleg angesetzt werden. Die Kilometerpauschale greift hier nicht. Bei Nutzung eines Firmenwagens können in der Regel keine zusätzlichen Fahrtkosten abgesetzt werden, da die Fahrzeugkosten bereits vom Unternehmen getragen werden.

Hinweis: Arbeitnehmer/innen können für Fahrten mit öffentlichen Verkehrsmitteln maximal 4.500 € pro Jahr als Entfernungspauschale absetzen (§ 9 EStG).

Alternativ zur Pauschale kannst du den individuellen Kilometersatz ermitteln. Dazu addierst du alle jährlichen PKW-Kosten (z. B. Reparaturen, Versicherung, Kfz-Steuer, Reifen, Kraftstoff, Abschreibung) und teilst die Summe durch die jährlich gefahrenen Kilometer. Für die Dienstreise multiplizierst du den individuellen Satz mit den gefahrenen Kilometern. Dies lohnt sich meist nur bei sehr hohen tatsächlichen Fahrzeugkosten.

Pendlerpauschale: Der Unterschied zur Kilometerpauschale

Die Kilometerpauschale gilt ausschließlich für Dienstreisen (geschäftliche Auswärtstätigkeit). Für den täglichen Arbeitsweg (erste Tätigkeitsstätte) wird die Entfernungspauschale (Pendlerpauschale) angesetzt. Das ist jedoch keine Dienstreise! Es wird nur die einfache Strecke pro Tag berücksichtigt, entweder Hin- oder Rückweg. Aktuell beträgt die Pendlerpauschale 0,30 € pro km, ab dem 21. Kilometer 0,38 € pro km.

Hinweis: Die Erhöhung auf 0,38 € ab dem 21. Kilometer gilt aufgrund des Steuerentlastungsgesetzes 2022 bis einschließlich 2026.

Reisekostenabrechnung für Selbstständige und Übernachtungskosten

Bei den Übernachtungskosten kannst du entweder nach Belegen oder einer Pauschale als volle Betriebsausgabe berechnen. In Deutschland liegt die Pauschale pro Übernachtung bei 20 Euro.

Außerhalb von Deutschland gelten andere Pauschalen, welche du dem Schreiben des Bundesfinanzministeriums entnehmen kannst. Möchtest du nach Belegen abrechnen, muss du diese entsprechend dem Finanzamt vorlegen.

Im europäischen Raum gibt es zudem einige Länder, für die es geänderte Sätze gibt. Hier solltest du vorher nachschauen, was du bei Reisen nach Belgien, Dänemark, Finnland, Portugal und Norwegen bei der Reisekostenabrechnung für Selbstständige beachten musst.

Hinweis: Unternehmer dürfen bei Auslandsreisen keine Übernachtungspauschale berechnen. Als Unternehmer darfst du dabei nur deine tatsächlichen Übernachtungskosten als Betriebsausgaben geltend machen.

Der Verpflegungsaufwand

Der Verpflegungsaufwand kann seit dem 1. Januar 2020 mit einer Inlandspauschale von 28 Euro pro Tag angegeben werden. Dies gilt bei einer Abwesenheit ab 12 Stunden. Bei einer Abwesenheit zwischen 8 und 12 Stunden, kannst du 14 Euro als Pauschale geltend machen, was vor allem den Anreise- und Rückreisetag betrifft. Auch bei den Verpflegungspauschalen gelten im Ausland dementsprechend andere Pauschalen.

Beachte: Ist das Frühstück im Hotelzimmer-Preis enthalten und wird nicht gesondert ausgewiesen, bist du verpflichtet, pro Tag 20 Prozent vom Verpflegungskostenmehraufwand abzuziehen. Beim Mittag- und Abendessen ist eine Kürzung von 40 Prozent verpflichtend.

Die Reisenebenkosten

Auf die Reisekostenabrechnung für Selbstständige gehören unter anderem auch Parkgebühren, Trinkgelder, Kosten für Telekommunikation und Gepäckbeförderung oder -aufbewahrung und vieles mehr. Diese gehören zu den Reisenebenkosten. Auch hier gilt: für jede Ausgabe, die du geltend machst, muss ein Beleg vorliegen. Diese musst du getrennt ausweisen, da hier der übliche Umsatzsteuersatz von 19 Prozent gilt.

Private Leistungen dürfen natürlich nicht selbstständig von den Reisekosten abgesetzt werden. Darunter fallen beispielsweise private Telefonate. Sollte ein begründeter Verdacht bestehen, kann das Finanzamt die gesamten Kosten als privat ansehen und entsprechend die Anerkennung verweigern.

Diese Angaben gehören in deine Reisekostenabrechnung für Selbstständige

Deine Reisekostenabrechnung muss aussagekräftig sein. Das heißt, sie muss folgende Angaben beinhalten:

• Name der Person, welche die Dienstreise gemacht hat
• Reisedauer
• Reisedaten
• Reiseziel
• Anlass
• Fahrtkosten
• Übernachtungskosten
• Verpflegungsaufwand
• Reisenebenkosten und
• die steuerliche Zuordnung

Um den Anlass und das Reiseziel der Dienstreise zu dokumentieren und zu belegen, empfiehlt es sich, darüber hinaus eine Messebroschüre oder einen Seminarkatalog der Reiseabrechnung beizulegen.

Reisekostenabrechnung für den Kunden

Bei einer vom Kunden oder Auftraggeber veranlassten Reise solltest du die Reisekosten mit ihm abrechnen. Sinnvoll ist es, dies im Vorfeld mit dem Kunden abzustimmen, damit du oder dein Kunde im Nachhinein keine böse Überraschung erleben.

In manchen Fällen ist es aber auch sinnvoll, auf die Weiterberechnung der Reisekosten zu verzichten, weil du nur wenige Minuten unterwegs warst oder den Auftrag unbedingt haben möchtest.

Das gehört in die Reisekostenabrechnung für den Kunden

In die Rechnung, die du dem Kunden über die Reisekosten stellst, kommen die tatsächlich angefallenen Reisekosten: Zugticket, Hotelrechnung oder Straßenbahntickets. Bist du mit deinem eigenen PKW zum Kunden gefahren, stellst du ihm beispielsweise eine Kilometerpauschale in Rechnung. Diese ermittelst du selbst, indem du errechnest, ob deine Fahrtkosten mit 0,60 Euro oder eventuell 0,80 Euro pro gefahrenen Kilometer gedeckt sind. Zwar wird in vielen Bereichen noch mit 0,30 Euro pro Kilometer gerechnet, doch dieser Wert deckt die Kosten bei Weitem nicht mehr ab. Auf die Kilometerpauschale rechnest du ebenfalls die Umsatzsteuer drauf. Dabei ist der Steuersatz anzusetzen, zu dem du auch deine Arbeit berechnest.

Bei der Rechnungsstellung listest du alle Kosten auf, wobei es sein kann, dass du unterschiedliche Umsatzsteuersätze berechnen musst. Ob der Auftraggeber dein Frühstück bezahlt, solltest du im Vorfeld verhandeln. Die Originalbelege deiner Reisekosten kannst du einscannen und mit der Rechnung zusammen an deinen Kunden senden.

Merke: Reisekosten und die darauf entfallende Umsatzsteuer sind in deinem Unternehmen ein durchlaufender Posten, wenn du diese dem Kunden berechnest.

Eigenbeleg schreiben: Da gehört dazu

Alle Reisekosten, die du als Selbstständiger absetzen möchtest, musst du mit einer Quittung oder einer Rechnung entsprechend belegen. Deswegen solltest du möglichst immer eine Quittung anfordern und diese gut aufheben. Oftmals ist es aber nicht möglich eine Rechnung ausgestellt zu bekommen. In so einem Fall musst du einen Eigenbeleg schreiben. Hierbei ist zu beachten, dass der Einzelbeleg einen betrieblichen Aufwand betrifft und in seiner Höhe glaubhaft für das Finanzamt ist.

Beispiele für einen Eigenbeleg wären beispielsweise, wenn du Parkkosten bezahlen musst oder Trinkgeld gibst. Für diese bekommt man keine Quittung, man kann sie aber trotzdem steuerlich absetzen.

Bei einem Eigenbeleg musst du immer folgendes angeben:

• Zahlungsempfänger
• Art der Aufwendung
• Datum
• Kostendetails, wie Einzelpreis und Ust-Satz
• Begründung, warum der Eigenbeleg nötig ist
• Eigene Unterschrift

Um die Glaubwürdigkeit des ausgestellten Preises zu bestärken, kann es ebenso helfen, eine Preisliste beizufügen.

Häufige Fragen (FAQ) zu Reisekostenabrechnung für Selbstständige 2024