Business Events trotz Corona planen: 5 Tipps für hybride Veranstaltungen

Als hybride Events werden Mischformen aus Online- und Offline-Veranstaltungen bezeichnet. Anders gesagt: Du organisierst ein Firmen-Event bei dir vor Ort, zu dem jedoch nur ein kleiner Kreis unverzichtbarer Mitarbeiter und wichtiger Kunden eingeladen wird. Alle anderen schalten sich per Videokonferenztool ein und verfolgen die wichtigsten Keynotes, Interviews und Präsentationen online. Allerdings kann dabei viel schiefgehen. Diese Tipps solltest du unbedingt beachten:

1. Lass einen Profi ran

Mittlerweile gibt es zahlreiche Agenturen mit großer Erfahrung im Bereich hybride Events. Am besten wendest du dich an eine Agentur in deiner Heimatstadt oder in der nächst gelegenen Großstadt. Ist dein Unternehmen beispielsweise in Nordrhein-Westfalen ansässig, empfiehlt sich eine Eventagentur aus Köln, in Bayern aus München, usw.. Diese Leute haben beste Kontakte und helfen dir, die richtige Location auszuwählen. Außerdem verfügen sie über das richtige Equipment für den Online-Teil des Events. Du wirst keinen Eindruck auf potenzielle Geschäftskunden aus hoch technologisierten Ländern wie China, Korea oder den USA machen, wenn das ganze Event mit einer wackligen Smartphone-Kamera gefilmt wird.

2. Passe das Marketing an die Umstände an

Laut einer Umfrage des Meinungsforschungsinstituts ifo ist die Zeit der ständigen Geschäftsreisen vorbei. Warum noch viel Geld für Reisen ausgeben, wenn die Corona-Pandemie gezeigt hat, dass Slack- und Zoom-Meetings genauso gut funktionieren. Dein Business-Event ist ein guter Test für dieses neue Zeitalter. Hochglanzbroschüren und kleine Geschenke zur Kundengewinnung begleitend zu einem Vortrag reichen nicht mehr aus. Sobald das Event stattfindet, solltest du eine entsprechende Seite auf der Firmen-Website dazu freischalten. Hier können die Zuschauer nicht nur die Live-Übertragung verfolgen, sondern auch Produktvideos sehen, Links zu weiterführenden Informationen anklicken und – ganz wichtig – in Kontakt mit einem deiner Mitarbeiter treten.

3. Achte auf einen straffen Zeitplan

Geschäftsreisende fern von zu Hause stören sich nicht an einem ausuferndem Programm. Im Gegenteil, oft sind sie heimlich froh, Buffets und Sekt zu genießen, statt in der eigenen Firma in zeitraubenden Meetings zu sitzen. Wenn sich jedoch ein großer Teil der Gäste per Internet aus ihrem Berufsalltag einklinkt, bringen sie weit weniger Zeit mit. Am besten ist es, vorab einen straffen Zeitplan festzulegen. So kann jeder Gast entsprechend planen, zu welchen hybriden Events er sich digital einklinken will. Behalte dabei auch die Zeitzonen der Welt im Auge. Willst du zum Beispiel den asiatischen Markt erschließen, sollte die wichtigste Keynote nicht stattfinden, wenn es in Shanghai und Seoul mitten in der Nacht ist.

4. Mach digitale Besucher sichtbar

Da an einem hybriden Event nur wenige Teilnehmer vor Ort anwesend sind, kann die Atmosphäre etwas befremdlich wirken. Sorge dafür, dass auch die Gäste zu sehen sind, die sich aus anderen Städten und Ländern zuschalten. Dazu kannst du mehrere Bildschirme aufhängen oder aufstellen. Begrüße diese Menschen vor deiner wichtigsten Rede – so fühlen sie sich mit einbezogen und sind nicht nur stumme Zaungäste.

5. Hol dir nach dem Event Feedback

Während des gesamten hybriden Events sollten sich die Marketing- und Social-Media-Mitarbeiter bereit halten, um Anfragen und Feedback der digitalen Teilnehmer zu bearbeiten. Anders als bei den Teilnehmern vor Ort, siehst du nicht so leicht, wenn jemand die Hand hebt, um eine Frage zu stellen. Dennoch kann je nach Veranstaltungsgröße so einiges übersehen werden. Nach dem Event solltest du alle Social-Media-Kanäle noch einmal gründlich überprüfen. Dazu kommt es gut an, wenn deine Vertriebler die Kunden und potenziellen Kunden noch einmal telefonisch oder per E-Mail für eine Nachlese kontaktieren. Auf diese Weise kannst du oft noch viele Aufträge generieren.