wachstumsstark. Award: Fastdocs.de verrät seine Zukunftspläne

Fastdocs.de ist darauf spezialisiert, unvollständige und fehlerhafte Daten für Kanzleien und deren Mandate mit einfachen Erklärhilfen und einer intuitiven Nutzerführung zu erheben. Die Besonderheit liegt darin, dass Fastdocs.de Formulare zugeschnitten auf den jeweiligen Adressaten zur Verfügung stellt und kollaborativ weitere Parteien dazu befähigt, ergänzende oder fehlende Angaben zu tätigen, die im eigenen Hoheitsbereich vorhanden sind. Fastdocs.de richtet sich mit seinem Angebot in erster Linie an Steuerberatungskanzleien und erweitert Stück für Stück das Produktportfolio auch für Unternehmen und rechtsberatende Berufe. Durch den Einsatz von Fastdocs.de können pro Vorgang ca. 25 Minuten eingespart werden. Der administrative Aufwand sinkt und Ressourcen können für neue Geschäftsfelder eingesetzt werden. Zudem ergeben sich weniger Rückfragen zwischen Kanzlei und Mandant und damit wird die Beziehung beider Parteien gestärkt.

Aktuell bietet Fastdocs.de zwei Produkte an: Zum einen Fastdocs Staff, welches das Erfassen von Personalstammdaten ermöglicht, und zum anderen Fastdocs Client, welches das Erfassen von Mandantenstammdaten ermöglicht.

Emmy Oettinger, wie lief der Prozess deiner Ideenfindung ab?

Fastdocs.de wurde aus einem praktischen Problem heraus geründet, dass noch heute viele Steuerberatungskanzleien haben. Ich bin selbst Steuerberaterin und habe eine eigene Kanzlei. Meine Mitarbeiter sind vor einigen Jahren auf mich zu gekommen und meinten: „Emmy, dass mit den Personalstammdatenfragebögen ist furchtbar.“ Wir haben damals in der Kanzlei die Erfahrung gemacht, dass diese Fragebögen bei der Einstellung neuer Mitarbeiter meistens unvollständig oder unleserlich ausgefüllt wurden. Das allein verzögert den gesamten Prozess und es kommt zu viel Hin und Her zwischen Kanzlei, Arbeitgeber und Arbeitnehmern. Ich dachte mir: Wenn Mandanten neuen Mitarbeiter einstellen, muss der Prozess einfach und sowohl für den Mandanten als auch für den Mitarbeiter völlig klar sein. – Dafür brauchen wir eine Lösung! Außerdem dachte ich mir, dass nicht nur wir in der Kanzlei damit Probleme haben werden, anderen Steuerberatungskanzleien wird es vermutlich ähnlich gehen.

Also bin ich auf Daniel Luca zugegangen. Er ist Produkt-Designer und betreute auch damals schon meine Kanzlei-Website. Mit seinen Erfahrungen im Design-Thinking konnten wir gemeinsam in kürzester Zeit mögliche Lösungen skizzieren. Persönlich kann ich mir ohnehin immer viel vorstellen, die Umsetzung ist dann aber doch oft nochmal was anderes. Ja, und so ist die Idee für Fastdocs.de also entstanden.

Was ist das Alleinstellungsmerkmal von Fastdocs.de?

Fastdocs.de holt den Mitarbeiter mit ins Boot. Bei uns startet der Arbeitgeber den Vorgang, indem er einen neuen Mitarbeiter registriert. Das passiert, in dem er z.B. den Namen, Gehalt bzw. Stundenlohn, das Eintrittsdatum und Einstellungsart angibt. Außerdem fragen wir den Arbeitgeber nach der E-Mail-Adresse seines Mitarbeiters.

Wir geben dem Arbeitgeber dabei viel Hilfestellung und haben zum Beispiel Tutorial-Videos mit Anleitung usw. im System hinterlegt – und zwar in leicht verständlicher Sprache. Uns ist es wichtig, sowohl Arbeitgeber als auch den Arbeitnehmer da abzuholen, wo er steht.

Mit Fastdocs.de helfen wir Steuerberatungskanzleien und Arbeitgebern, ein sehr praktisches Problem zu lösen und bekommen dafür von unseren Kunden sehr viel positives Feedback. Wir entwickeln Fastdocs.de sehr stark nach Kundenwunsch weiter und führen unser Unternehmen mit Herz und Verstand. Das ist uns sehr wichtig.

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Ihr sprecht den Nutzer auf Fastdocs.de mit ‚Du‘ an, ist das in der Branche nicht eher untypisch?

Ein paar Steuerberatungskanzleien stören sich daran, dass wir den User auf Fastdocs.de duzen. Das ist eher so ‚Schöne neue Welt‘-Denken. Das gefällt nicht allen. Aber wir sagen ganz klar: Unsere Software ist für die Personen gemacht, die damit arbeiten sollen und müssen. Meistens sind das auch die Personen, die die Formulare ausfüllen sollen. Nun ja, und Formulare ausfüllen ist immer blöd – für jeden. Wir versuchen dem Nutzer daher ein gutes und sicheres Gefühl zu geben und das gelingt mit einem kühlen ‚Sie‘ nicht so gut wie mit einer lockeren Du-Sprache.

Das haben wir übrigens vorher nie getestet, sondern zu Beginn einfach entschieden. Für uns stand fest, dass wir ein junges, dynamisches und fortschrittliches Unternehmen sein wollen. Daher war diese Entscheidung in unseren Augen nur logisch und konsequent. Hätten wir aktuell mehr Entwickler an Board, würden wir vielleicht sogar beides anbieten, um größeren Kanzleien „die Scheu“ an unserem Service zu nehmen, der in der Praxis einfach so hilfreich ist.

Wie können eure Kunden eure Software für sich nutzen?

Wir betreiben einen SaaS. Wir helfen Unternehmen in einem Nischengeschäft und zwar bei der Erfassung von Personalstammdaten, wenn neue Mitarbeiter ins Unternehmen eintreten. Einen unübersichtlichen Papierfragebogen haben wir in eine digitale Form gebracht und zwar aufgeteilt, auf drei Adressaten. Das funktioniert so: Der Arbeitgeber startet digital den Vorgang und der Arbeitnehmer wird per Mail eingeladen, seine Daten zu ergänzen. Die Fragebögen sind intelligent und fragen nur Sachverhalte ab, die tatsächlich zutreffend ist. Es findet eine Validierung von z.B. der Steueridenfitikationsnummer und der Sozialversicherungsnummer statt. Arbeitnehmer erhalten verständliche Hilfestellung, auch in Form von Videos, damit im Zweifel herausgefunden werden kann, welche Nummer gefragt ist. Die eingetragenen Daten laufen dann in Fastdocs.de wieder zusammen, daraus können vollständige Dokumente und Importdateien erstellt werden. Der Vorgang wird also einklassifiziert, z.B. in eine Aushilfstätigkeit und wird mit den dazugehörigen steuer- und sozialversicherungsrechtlichen Würdigungen versehen und so automatisiert.

Unsere Kunden sind aktuell Steuerberatungskanzleien, die eine Import-Datei für diese Vorgänge erhalten, für die früher ein mühsames Nachfassen und Ping-Pong Spiel erforderlich waren. Üblicherweise nutzen Steuerkanzleien Tools für ihre Arbeit wie zum Beispiel DATEV. In diese Systeme lassen sich Daten von Fastdocs dann ohne lästiges Abschreiben übertragen.

Wie ist euch der Start mit Fastdocs.de gelungen?

Uns ist es heute noch ein Rätsel, warum die Zusammenarbeit bei uns so gut funktioniert. Dabei kommen wir aus komplett unterschiedlichen Branchen. Wir haben einfach angefangen, ein Formular nach dem anderen zu bauen. Unser Gedanke war, dass wir irgendwann einfach am Markt starten müssen, weil wir sonst nie fertig werden. Also sind wir mit dem Formular für Minijobber gestartet. Das war praktisch unser MVP, unser Minimum Viable Product. Seitdem arbeiten wir kontinuierlich am Ausbau von Fastdocs.de und können uns gleichzeitig bereits Kundenfeedback einholen. Es gibt immer wieder neue Formulare und zudem immer mehr Möglichkeiten, die Daten in verschiedenste Tools einzuspeisen. Wir sind aber noch lange nicht fertig und auch unsere Kunden kommen immer wieder mit neuen Ideen auf uns zu.

Welche Rolle spielt das Thema Digitalisierung in der Steuerberatungsbranche?

Ehrlich gesagt, wenn man mit seiner Steuerbratungskanzlei weiter leben möchte, dann ist Digitalisierung das A und O. Gerade wer mit dem Gedanken spielt, die eigene Kanzlei irgendwann zu verkaufen, sollte sich zuvor Gedanken um Organisation und digitales Arbeiten machen. Daran führt – meines Erachtens – mittlerweile kein Weg mehr vorbei.

Allerdings habe ich erst vor Kurzem gelesen, dass rund 40 Prozent aller Steuerberatungskanzleien in Deutschland noch immer händisch arbeiten. Das ist ein klares Zeichen dafür, dass viele Kanzleien immer noch ineffizient arbeiten. Gerade einmal jede fünfte Kanzlei kann als „digitaler Vorreiter“ bezeichnet werden. Dabei hat digitales Arbeiten bekanntlich viele Vorteile: Es ist sehr viel effizienter, effektiver und obendrein transparenter.

Dennoch glaube ich nicht, dass Steuerberatung irgendwann komplett automatisiert gesteuert wird. Dafür ist der Beratungsbedarf einerseits zu hoch und andererseits sind die Sachverhalte immer verschieden und oft komplex und somit nur schwer komplett digital darstellbar.

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Mit welcher Strategie hast du das Wachstum deines Unternehmen beschleunigt?

Gestartet sind wir Anfang 2019. Zu Beginn des Jahres 2020 hatten wir etwa 80 Kunden. Am Jahresende waren dann bereits 195 Kunden. Ende 2021 waren es 335 Kunden.

Unser Team spielt beim Wachstum einen wesentlichen Faktor. Ich habe das Wachstums angeregt, in dem ich das Fastdocs.de-Team habe mitwachsen lassen. Ich denke, dass es sehr wichtig ist, dass alle Teammitglieder enthusiastisch bleiben und nicht irgendwann überfordert und deprimiert sind.

Wie sehen deine Pläne für die Zukunft aus?

Unser Ziel ist es, im Jahr 2022 mehr Steuerberatungskunden onzuboarden. Wir planen außerdem ein weiteres Produkt einzuführen: Fastdocs Crew. Fastdocs Crew richtet sich gezielt an Unternehmen, die eine hohe Fluktuation haben. Dieses Projekt gehen wir an, wenn wir einen neuen Entwickler haben. 

Unternehmen haben andere Anforderungen als Steuerberatungskanzleien. Das wissen wir, weil wir auch hier bereits mit einem MVP am Markt waren. Die Resonanz war da und trotz dass wir wenig Aufwand betrieben haben, haben sich Unternehmen gemeldet, die den Service testen wollten. Daher wissen wir auch, das es andere Anforderungen bei Unternehmen gibt. Dieser Umstand soll bei Fastdocs Crew von Beginn an berücksichtigt werden.

Aber Wachstum entsteht auch durch Investment. Wenn man ein neues Produkt launchen will, muss man investieren, um davon zu profitieren. Man muss zudem in Sachen SEO gut aufgestellt sein, damit man auf Google gefunden wird. All das sind Dinge, die wir bereit sind anzugehen und zwar sofort. Lediglich der Full-Stack-Web-Entwickler fehlt uns noch. Vielleicht finden wir das neue Team-Mitglied ja auf diesem Weg!

Wo siehst du Fastdocs.de in 5 Jahren?

Ich hoffe, dass wir unser Team in den nächsten 5 Jahren auf 20 Leute vergrößert haben. Und sicherlich haben wir bis dahin noch mehr zufriedene Kunden akquiriert, die uns Feedback geben. Wir möchten auch weiterhin unsere Produkte dem Kundenwunsch entsprechend optimieren und ausgestalten. Außerdem wollen wir noch mehr Produkte auf den Markt bringen. Wir haben bereits einige Ideen im Kopf, die wir sicher in den nächsten Jahren umsetzen können.

Zusätzlich möchten wir in den nächsten Jahren Fremdsprachen auf Fastdocs.de integrieren. Wir wollen nicht nur Englisch integrieren. Unser System soll so konstruiert sein, dass wir relativ kurzfristig mehrere Fremdsprachen umsetzen können. Und das aus folgendem Grund: Die meistgewünschten Sprachen auf dem steuerberatenden Markt sind Polnisch und Rumänisch, gefolgt von Japanisch, Englisch und Türkisch.

Bildquelle: Monster Ztudio - stock.adobe.com

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Was bedeutet es für dich, beim wachstumsstark. Award dabei zu sein?

Der wachstumsstark. Award ist eine schöne Bestätigung dafür, dass man die letzten Jahre einiges richtig gemacht hat und dass die Idee gut war. Der Award sagt mir, dass es die richtig Entscheidung war, neue Leute einzustellen, meinen Weg weiter zu gehen und auch das unternehmerische Risiko zu tragen. Wachstumsstark bedeutet, dass es in die richtige Richtung geht.

Welchen ultimativen Tipp hast du für Gründer, die gerade an ihrer Wachstumsstrategie feilen?

Machen ist wie Wollen, nur krasser. Daher besser klein starten, Stichwort MVP, dann das Produkt immer besser machen und weiterentwickeln. Überhaupt braucht es für eine Gründung eine ordentliche Portion Mut.

Und mein weiterer Tipp ist: Als Gründer sollten man einen Plan haben. Wahrscheinlich kommt hier die Steuerberaterin in mir durch. Aber Ziele erreichen sich besser und einfacher, wenn man strukturiert herangeht und das Ziel zu Beginn klar definiert. Dann weißt man, wo man hinmöchte. Und das gilt nicht nur für die Gründungsphase. Auch danach sollte man nach Plan handeln und dieser sollte kontinuierlich mitwachsen. So weiß man, worauf man hinarbeitet. Also an alle Gründer da draußen: Beschäftigt euch mit euren Zielen.