Unternehmen gründen und dabei sparen: Darauf solltest du achten

Finanzielle Engpässe durch genaue Kostenkalkulation vermeiden

Die Anfangsphase einer Gründung ist schwierig, da im Unternehmen noch nicht mit Gewinnen zu rechnen ist. Gleichzeitig entstehen durch die Anmietung und Einrichtung von Geschäftsräumen hohe Kosten. Um finanzielle Engpässe zu vermeiden, ist es sinnvoll, zunächst Räumlichkeiten zu günstigen Konditionen in Erwägung zu ziehen. Benötigst du Verkaufsräume, einen repräsentativen Empfangsbereich, Konferenzräume oder eine Lagerhalle? Schau dich frühzeitig nach geeigneten Immobilien um, vergleiche mehrere Angebote, bevor du eine Entscheidung triffst.

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Grundsätzlich verursacht eine Firmengründung immer Kosten. Deshalb solltest du im Vorfeld eine Kostenaufstellung erstellen. Notiere dabei jedes Detail, das zu berücksichtigen ist. Eine pauschale Kalkulation hingegen ist zu ungenau. Abhängig von deinen individuellen Ansprüchen kann eine Kostenkalkulation sehr unterschiedlich ausfallen. Muss es wirklich das große Büro in der Innenstadt sein? Im Stadtzentrum sind die Mieten besonders hoch. Oft genügt es, zuerst ein kleines Büro anzumieten. Wenn dein Unternehmen erfolgreich ist, kann über einen Umzug in ein anderes Stadtviertel oder über eine Vergrößerung nachgedacht werden.

Neben der Lage der Büroräume ist auch der Platzbedarf wichtig. Wie viele Mitarbeitenden wirst du beschäftigen? Sind die Büros groß genug, damit jeder konzentriert arbeiten kann? Gemäß den Regelungen der Arbeitsstättenverordnung muss ein Arbeitsraum eine Fläche von mindestens 8 bis 10 Quadratmetern aufweisen. Können deine Angestellten auch von Zuhause aus arbeiten? Dadurch benötigst du weniger Büroräume und sparst Kosten. Eine weitere Möglichkeit, kosteneffektiv zu kalkulieren, besteht darin, Coworking-Spaces zu teilen.

Ausgaben steuerlich geltend machen und Steuern sparen

Bei der Finanzplanung spielen auch Personalkosten, Ausgaben für Bürobedarf und Materialeinkauf eine Rolle. Darüber hinaus musst du als Unternehmer*in Steuern zahlen. Bei einer Kapitalgesellschaft (GmbH oder AG) werden Gewerbesteuer, Körperschaftsteuer, Umsatzsteuer und Kapitalertragsteuer erhoben. Wenn du Mitarbeiter beschäftigst, ist das Thema Lohnsteuer zu berücksichtigen.

Steuern sparen kannst du hingegen mit Investitionen oder durch Ausgaben, die du in deiner Steuererklärung absetzt. Dies sind zum Beispiel der Verpflegungsmehraufwand, der bei beruflichen Reisen anfällt sowie die Fahrtkosten für Dienstfahrten. Außerdem bietet es sich an, Belege zu sammeln, die Bedingungen von Werbekosten erfüllen. Darunter fallen unter anderem Ausgaben für Versicherungen, Computer, Telefon und Material. Alle Kosten, die höher sind als die gesetzlich festgelegte Werbekostenpauschale, können steuerlich geltend gemacht werden.

Zusätzlich zur Möglichkeit, mit Ausgaben deine Steuern zu senken, können auch Investitionen helfen, die Steuerlast zu reduzieren. Themen wie der Klima- und Umweltschutz stehen heutzutage im Mittelpunkt. Aufgrund dieser Voraussetzungen sind Investitionen im Bereich der erneuerbaren Energien keine Seltenheit. Interessant kann dieser Bereich auch für jene, die über räumliche Kapazitäten für den Betrieb einer Solaranlage verfügen, sein. Dafür bieten sich insbesondere Dachflächen an. Photovoltaikanlagen, die gute Leistungen erbringen, können auf Dächern großer Produktionshallen, aber auch auf anderen Objekten mit einer Dachfläche von mindestens 1.000 Quadratmetern installiert werden. Eigentümer des Gebäudes sind berechtigt, ihre Dachflächen zu verpachten. Um die Installation der PV-Anlage sowie um den finanziellen Ausgleich kümmern sich Dienstleister wie Solar Direktinvest. Beim Verpachten des Daches für den Betrieb einer Photovoltaikanlage sind unterschiedliche finanzielle Vorteile zu erwarten. Die Nutzung des Dachs zur umweltfreundlichen Energiegewinnung ist eine Gelegenheit, die ansonsten ungenutzte Fläche einem Verwendungszweck, mit dem Erträge erwirtschaftet werden, zuzuführen. Eine PV-Anlage fungiert zudem als Schutzschicht, die witterungsbedingtem Verschleiß der Dachfläche vorbeugen und die Isolation der Räumlichkeiten verbessern kann.

Den Businessplan nochmals überprüfen

Als künftiger Unternehmer hast du sicher einen Finanzplan erstellt? Bei der Kapitalbeschaffung dient dieser Plan deiner Hausbank oder den Investoren als Entscheidungsgrundlage, ob dir ein Darlehen zur Verfügung gestellt wird oder nicht. Reicht die Kreditsumme nicht aus, um alle Kosten zu decken, ist es wichtig, Einsparpotenzial zu finden. Gegebenenfalls genügen zunächst Gebrauchtmöbel, um deine Büroräume einzurichten. Zu einem späteren Zeitpunkt, wenn die ersten Gewinne erwirtschaftet werden und ausreichend Kapital vorhanden ist, kannst du alte Büromöbel durch neue oder exklusivere Modelle ersetzen.

Da eine funktionierende IT eine wesentliche Voraussetzung für deinen unternehmerischen Erfolg ist, sind die Einsparmöglichkeiten bei der IT-Infrastruktur eher begrenzt. Dennoch lassen sich beim Erwerb von Computern, Firmen-Laptops, Druckern und Kopiergeräten Rabatte und andere Vergünstigungen aushandeln.

Vergleiche nochmals deinen Businessplan und überprüfe, ob du alle Kosten erfasst hast. Wenn du deine betrieblichen Ausgaben ermittelt hast, wirst du feststellen, ob du zusätzliche Finanzquellen oder Fördergelder brauchst. Selber machen ist auch bei einer Unternehmensgründung eine Alternative, um Kosten zu senken. Kannst du Büromöbel selbst zusammenbauen, Bilder an die Wände hängen oder Teppichboden verlegen? Kleine handwerkliche Arbeiten selbst durchführen, hilft beim Sparen. Mache Produktfotos selbst, anstatt einen professionellen Fotografen damit zu beauftragen. Gute Fotos von Produkten sind sehr wichtig, aber mit Grundkenntnissen in der Fotografie können diese selbst fotografiert werden. Eine Spiegelreflexkamera kannst du dir auch ausleihen.

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Kosteninformationen sammeln und regelmäßig auswerten

Personalkosten zählen zu den wichtigsten Posten in deinem Budget. Da die Gehälter deiner Mitarbeitenden jedoch deine Finanzen belasten, solltest du beim Berechnen von Stundenlöhnen einige Regeln für die Kalkulation berücksichtigen. Damit du erkennst, wo du unnötige Kosten einsparen kannst, ist es ratsam, Kosteninformationen zu sammeln und diese in regelmäßigen Abständen auszuwerten. Führe eine Kostenanalyse durch und überprüfe Prozesse und Arbeitsabläufe auf Effizienz. Oft gelingt es, durch eine Umstrukturierung einzelner Arbeitsprozesse, Zeit und bares Geld zu sparen. Sparpotenzial gibt es beispielsweise bei Büroartikeln wie Papier, Büroklammern, Hefter, Locher und Taschenrechner. Vergleiche mehrere Dienstleister und deren Angebote. Reduziere Lagerkosten, indem du deine Lagerbestände möglichst schlank hältst.

Kosten kontrollieren solltest du auch bei IT-Geräten, Anlagen oder Maschinen. Wissen deine Mitarbeiter*innen, dass Computer, Laptop und andere Geräte im Standby-Modus viel Strom verbrauchen? Wird die Beleuchtung nach Verlassen der Büroräume vollkommen abgeschaltet oder nur gedimmt? Der Stromverbrauch und somit die Energiekosten können erheblich gesenkt werden, wenn alle Geräte, die nicht in Gebrauch sind, richtig ausgeschaltet werden.

Um dich selbstständig zu machen, genügt nicht nur eine erfolgversprechende Idee. Du musst dein Unternehmen auch verantwortungsbewusst managen. Dazu gehört, die Ausgaben im Blick zu behalten und das Budget effizient zu verwalten.