In 5 Schritten den optimalen Arbeitsplatz gestalten
5S-Methode: Mach Schluss mit Chaos am Arbeitsplatz
Featured image: TarikVision - stock.adobe.com
Inhaltsverzeichnis
- Begriffsbestimmung: 5S-Methode
- Sinn und Zweck von 5S
- Überblick über die Vorteile der 5S-Methode
- Nachteile der 5S-Methode
- Fazit: Garantiert effiziente und sichere Arbeitsplatzgestaltung mit der 5S-Methode
- Häufige Fragen (FAQ) zu 5S-Methode
Gesamtes Inhaltsverzeichnis anzeigen
Mit der 5S-Methode können Sie Effizienz, Qualität, Ordnung und Sauberkeit sowie Sicherheit gleichzeitig verbessern. Wir erklären, wofür die 5 S stehen und beantworten folgende Fragen in diesem Artikel:
- Wie funktioniert die 5S-Methode?
- 5A-Methode: Was ist das?
- Was sind die Vorteile und was sind die Nachteile der 5S-Methode?
- Was sind die Ziele von 5S am Arbeitsplatz?
Begriffsbestimmung: 5S-Methode
Die 5S-Methode beruht auf dem Grundgedanken, dass man nur die Gegenstände am Arbeitsplatz haben soll, die man dort wirklich braucht. Dabei gibt es für jedes Arbeitsmittel einen festen Platz. Die Abläufe am Arbeitsplatz sind somit standardisiert und jeder Mitarbeiter bringt die Disziplin auf und trägt dazu bei, diesen Zustand zu erhalten und zu verbessern. Die Methode ist vor allem in der Produktionsindustrie verbreitet. Sie lässt sich allerdings auch im Sinne einer Clean-Desk-Policy auf Büro-Arbeitsplätze übertragen. Übersetzt aus dem Japanischen stehen die 5 S für:
- Seiri – Sortieren: Nach Schritt 1 wird alles, was nicht wirklich für den eigentlichen Arbeitsvorgang gebraucht wird, entfernt. Dadurch erscheint der Arbeitsplatz geordneter. Das sorgt für Struktur.
- Seiton – Setzen und anordnen: In einem nächsten Schritt werden die Arbeitsmaterialien neu angeordnet – aber nicht irgendwie sondern mit Struktur. Stelle dir hierfür folgende Fragen: Wie oft benötige ich welches Arbeitsmittel? In welcher Reihenfolge? Wo lege ich das benötigte Werkzeug so ab, dass ich es ergonomisch und ohne Aufwand erreichen kann?
- Seiso – Sauberkeit: Eigentlich ist Ordnung eine Selbstverständlichkeit an hochwertigen Produktionsarbeitsplätzen und auch am Schreibtisch. Wenn du bisher Einkaufszettel und Aktenordner kreuz und quer herumfliegen hattest, ist spätestens nun der Zeitpunkt, Ordnung einzuführen und beizubehalten. Du wirst merken, dass Ordnung enorm hilfreich ist, wenn du dich fokussieren möchtest.
- Seiketsu – Standardisierung: Die neu eingeführte Ordnung solltest du nun als Standard setzen und künftig einhalten. Hinter der Standardisierungs-Idee steckt der Grundgedanke, Mitarbeitende schnell und problemlos an einem anderen beliebigen Arbeitsplatz im Unternehmen einsetzen zu können.
- Shitsuke – Selbstdisziplin: Schritt 5 der 5S-Methode ist für viele die größte Herausforderung. Denn Selbstdisziplin aufrecht zu erhalten kann mühsam sein. Aber vergiss nicht: Nur wenn du strikt die neue Ordnung einhältst, können die Arbeitsprozesse in deinem Team effizienter werden.
5S- und 5A-Methode – Was ist der Unterschied?
Im 5S-Zyklus werden somit insgesamt fünf Einzelschritte durchlaufen, deren Bezeichnungen – wie oben aufgeführt – jeweils mit dem Buchstaben „S“ beginnen. In Deutschland wird die 5S-Methode häufig auch als 5A-Methode bezeichnet. Die 5 As stehen dann für:
- Aussortieren
- Aufräumen
- Arbeitsplatz säubern
- Anordnungen zum Standard machen
- Alle Punkte einhalten und optimieren
Werden alle Schritte der 5A- bzw. 5S-Methode verfolgt, so führt dies zu einem besser geordnetem Grundzustand im Verantwortungsbereich des Mitarbeiters und der Führungskraft. Ziel ist es, sichere Arbeitsplätze zu schaffen, an denen Produkte oder Arbeitsprozesse dann in bester Qualität, in kürzester Zeit hergestellt bzw. umgesetzt werden.
5S-Beispiel: Arbeitsmaterialien haben einen fixen Standort
Ein typischer Arbeitsplatz nach der 5S-Methode entspricht der folgenden These: Alles bekommt einen Platz und alles ist an seinem Platz. Denn wenn alles an einem festen Platz ist, müssen du und deine Mitarbeiter nicht lange suchen. Somit bleibt mehr Zeit für die eigentliche Arbeit sowie die Kundenbetreuung. Das bedeutet: Die Umsetzung der 5S-Methode reduziert die unproduktive Zeit. Im Idealfall sind an einem Arbeitsplatz nach 5S-Methode alle Gegenstände so zu organisieren, dass sich ihre Funktion und der Aufbewahrungsort intuitiv erkennen lassen. Zudem sind alle Gegenstände so zu organisieren, dass sie sich leicht finden lassen, schnell zur Hand sind und auch wieder schnell aufgeräumt sind. So lassen sich Arbeitsprozesse in wenigen einfachen und standardisierten Handgriffen erledigen.
Sinn und Zweck von 5S
Das klingt auf den ersten Blick nach einer totalen Standardisierung von Arbeitsplatz und Arbeitsprozessen. Bei genauerem Hinsehen stellt sich die 5S-Methode jedoch als hochgradig effiziente und effektive Methode zur Arbeitsplatzoptimierung heraus. Denn die Standardisierung geht mit positiven Effekten für das Qualitätsmanagement, die Arbeitssicherheit, den zeitlichen Aufwand, die Übernahme von Aufgaben im Team und die Etablierung von Routinen einher. Funktionieren kann die 5S-Methode allerdings nur dann, wenn sie dauerhaft etabliert und auch von Führungskräften mitgetragen wird.
Überblick über die Vorteile der 5S-Methode
Durch Anwendung der 5S-Methode im Büro oder am Arbeitsplatz profitierst du und dein Unternehmen von verschiedenen Vorteilen. Du schaffst so zum Beispiel Ordnung. Weitere Vorteile der 5S-Methode sind:
- Unnötige Verschwendungen kannst du schneller erkennen und eliminieren
- Ergonomische und sichere Arbeitsplatzgestaltung.
- Die Einarbeitungszeit verkürzt sich.
- Verringerungen von Störungen auf ein Minimum.
- Am Arbeitsplatz ist alles benötigte Material vorhanden. Hin- und herlaufen zwischen Stationen usw. ist nicht mehr nötig.
- Die Fehlerquote verringert sich und dadurch steigt die Qualität. Reklamationen werden somit automatisch verringert. Das Vertrauen deiner Kunden wächst damit einhergehend.
- Verfügbare Arbeitsflächen werden effektiv genutzt.
- Erfolge und Ideen werden durch die einheitliche Umsetzung am Arbeitsplatz visualisiert und verbessern das Gemeinschaftsgefühl.
Nachteile der 5S-Methode
Demgegenüber hat die 5S-Methode lediglich 2 Nachteile. Erstens die Standardisierung. Diese ist Vor- und Nachteil in einem. Immerhin kann zu viel Standardisierung dich und deine Mitarbeiter träge machen. Daher solltest du darauf achten, Aufgaben abwechslungsreich zu verteilen. Der zweite Nachteil ist, dass die Beibehaltung und Etablierung einer Ordnung viel Disziplin von dir und deinen Mitarbeitern verlangt. Wichtig für den dauerhaften Erfolg ist daher Schritt Nummer 5: Selbstdisziplin! Alle eingeführten Standards erhalten und verbessern verhindert, dass du wieder in alte Muster zurückfällst. Sonst breitet sich das Chaos schnell wieder aus und damit einhergehend die Ineffizienz.
Fazit: Garantiert effiziente und sichere Arbeitsplatzgestaltung mit der 5S-Methode
Die 5S-Methode ist nicht nur was für die Produktionsindustrie. Im Gegenteil: Der Grundgedanke lässt sich auf nahezu jeden Arbeitsplatz übertragen, egal ob es sich um die Einrichtung eines Büros, einer Praxis oder einer Werkstatt dreht. In jedem Fall ist es sinnvoll, die einzelnen Schritte zu befolgen und den Arbeitsplatz neu zu gestalten. So kann ein effizienterer Workflow mit möglichst wenig Ablenkung erreicht werden. Wichtig ist es zudem, die Arbeitsplatzgestaltung mehr als Prozess zu verstehen und stetig über Optimierungsmaßnahmen nachzudenken. 5S dient nicht nur dazu, die Produktion zu optimieren und die Kosten zu senken, sondern auch, um die Sicherheit im Betrieb und am Arbeitsplatz zu erhöhen. Das Ergebnis sind zufriedene Mitarbeiter.
Häufige Fragen (FAQ) zu 5S-Methode
Die 5S-Methode ist ein System, um den eigenen Arbeitsplatz und die Arbeitsumgebung so zu gestalten, dass man sich optimal auf die wertschöpfenden Tätigkeiten konzentrieren kann.
Der Begriff Lean Management heißt übersetzt schlankes Management und beschreibt die Gesamtheit der Denkprinzipien, Methoden und Verfahrensweisen zur effizienten Gestaltung der gesamten Wertschöpfungskette industrieller Güter. Die 5S-Methode ist Teil des Lean Managements.
Ursprünglich leiten sich die fünf „S“ von den japanischen Begriffen Seiri, Seiton, Seiso, Seiketsu und Shitsuke ab. Sinngemäß übersetzt stehen sie für: Selektieren, Systematisieren, Säuberung, Standardisieren und Selbstdisziplin üben.
Magdalena Finke
Perspective
- 25.01.2024
- 10 Uhr, Live Event
- Individuelles Teilnahmezertifikat
Performance Recruiting: So gewinnst du Top-Talente
- Terminstart am 6. Mai 2024
- Limitiert auf 50 Plätze
- Anmeldeschluss am 23. April 2024
Die 3 Methoden, die alle erfolgreichen Unternehmer anwenden
Wie wird man zum erfolgreichen Unternehmer? Hier findest du hilfreiche und einfache Unternehmer-Methoden für deine Gründung!
Pareto-Prinzip: Mit der 80-20-Regel einfach die Umsätze steigern
Mit dem Pareto-Prinzip, auch 80-20-Regel genannt, lässt sich dein Arbeitsalltag effektiver gestalten. Erfahre alle Details und Beispiele
Eat-the-Frog-Prinzip: So vermeidest du Prokrastination!
Zeit ist ein wertvolles Gut. Wir erklären dir, wie du mit dem Eat the Frog Prinzip dein Zeitmanagement sowie deine Denkweise ändern kannst.
Workshop Methoden: Das sind die 5 besten
Mit Workshops lassen sich Fragestellungen in großer Runde effektiv diskutieren. Wir stellen dir die 5 besten Workshop-Methoden vor.
ABC-Analyse: Die praktische Management-Methode einfach erklärt
Die ABC-Analyse erleichtert Strukturen und Zeitmanagement im Arbeitsalltag. Erfahre mehr zur Definition, Beispiele, Vor- und Nachteilen.
OKR-Methode: So erreichst du 2024 deine Unternehmensziele
Was verbirgt sich hinter der OKR-Methode, auf die Unternehmen wie Google schwören? Die Definition, Erklärung und Beispiele gibt es hier.
Kreativitätstechniken zur Ideenfindung: 11 Methoden für gute Geschäftsideen
Mit gezielten Kreativitätstechniken findest du eine erfolgreiche Geschäftsidee. Finde heraus, welche Methode zu dir passt.
Scrum Methode: Für dein agiles Projektmanagement
Scrum wird als agile Projektmanagement-Methode immer beliebter. Wir zeigen dir, wie du sie für dein Unternehmen erfolgreich einsetzen kannst.
DU willst deine KI-Skills aufs nächste Level heben?
WIR machen dich bereit für die Revolution
KÜNSTLICHE INTELLIGENZ!
- Praxisbeispiele – sofort anwendbar für dein Business
- Aktuelle KI-Tools im Check
- Expertentipps für die neusten KI-Technologien
- Case Studies – von E-Mail-Marketing bis Datenanalyse
Ja, ich möchte den Newsletter. Die Einwilligung kann jederzeit im Newsletter widerrufen werden. Datenschutzerklärung.
Über den Autor
Luisa Färber
Luisa macht seit Februar 2022 ihr Volontariat in der Online-Redaktion von Gründer.de. Hier ist sie immer auf der Suche nach den neusten Startups mit bahnbrechenden Ideen und spannenden Businessmodellen. Ob Nachhaltigkeit, Food oder FinTech – Luisa recherchiert und schreibt über die Unternehmen von morgen! Außerdem ist sie mitverantwortlich für unsere Kooperationen und bringt Gründer.de auch als Marke voran. Ursprünglich kommt sie aus einem kleinen Dorf in Oberfranken und entschied sich nach dem Abitur für ein Studium der Angewandten Medien- und Kommunikationswissenschaft an der Technischen Universität Ilmenau in Thüringen. Nach ihrem Bachelor, in dem sie ihre Leidenschaft für die redaktionelle Arbeit entdeckte, hat es sie nun nach Köln und in die Redaktion von Gründer.de verschlagen.