Details zur Rechtsform sowie Vorteile und Nachteile von Bürogemeinschaften

Bürogemeinschaft gründen: Der perfekte Arbeitsort für Selbstständige?

Wer als Selbstständiger ein Büro braucht, jedoch kein großes Budget besitzt, kann eine Bürogemeinschaft gründen oder sich ein passendes Angebot zur Miete suchen. Dadurch lassen sich viele Kosten einsparen, gleichzeitig sind jedoch auch zahlreiche Regelungen und Eigenheiten zu beachten. Der folgende Artikel erklärt deshalb, welche Merkmale beim Vertrag, der Rechtsform einer Bürogemeinschaft und bei der Suche entscheidend sind. Außerdem werden die Unterschiede von einem Gemeinschaftsbüro zu Coworking Spaces sowie die Bürogemeinschaften mit ihren Vorteilen, Nachteilen und Regeln erklärt.

Definition: Was ist eine Bürogemeinschaft?

Als Bürogemeinschaft wird ein Zusammenschluss von Selbstständigen, meist einer Berufsgruppe, bezeichnet, die sich die Räumlichkeiten und oftmals auch das Personal, technische Geräte sowie weitere Bestandteile der Büroeinrichtung teilen. Besonders verbreitet ist die Gründung solcher Gemeinschaften bei Ärzten und Anwälten, aber auch in anderen Branchen ist dieser Zusammenschluss möglich. Außerdem können die Teilnehmer aus verschiedenen Berufsgruppen stammen. Somit kann ein Anwalt zum Beispiel auch zusammen mit einem Steuerberater eine Bürogemeinschaft gründen und von den Vorteilen profitieren. Dabei arbeiten alle Mitglieder dieser Gemeinschaft jedoch unabhängig und es werden nur die Miet- und Nebenkosten bzw. eventuell anfallenden Personalkosten geteilt. Allerdings ist es wichtig, dabei die Voraussetzungen und die gültige Rechtsform für ein Gemeinschaftsbüro zu kennen.

Vertrag und Rechtsform der Bürogemeinschaften

Wer eine Bürogemeinschaft gründen möchte, schließt bei der Gründung auch einen Bürogemeinschaftsvertrag ab. Dieser ist eine Mischung aus Gesellschafts-, Miet- und Dienstvertrag. Folgende Punkte muss ein Bürogemeinschaftsvertrag für ein Gemeinschaftsbüro enthalten:

  • Zweck der Gesellschaft und Rechtsform
  • gemeinsamer Name
  • Geschäftsräume und Sitz
  • Berufsausübung
  • Verschwiegenheit
  • Vertretung bei Urlaub, Fortbildung und Krankheit
  • Kundenschutz
  • Verträge der Bürogemeinschaft
  • Kostenanpassung
  • Personal
  • Geschäftsführung und rechtsgeschäftliche Vertretung
  • Beschlussfassung
  • Gesellschafterversammlungen
  • Vermögen der Gesellschaft
  • Buchführung und Bilanzierung
  • Ausgabenverteilung, Einlagen und Entnahmen
  • Informations- und Kontrollrechte
  • Dauer der Gesellschaft und Geschäftsjahr
  • Ausscheiden eines Gesellschafters
  • Ordentliche Kündigung
  • Außerordentliche Kündigung
  • Folgen des Ausscheidens
  • Liquidation
  • Schiedsgerichtsklausel
  • Schriftformklausel
  • Salvatorische Klausel

Außerdem muss auch ein Gewerbemietvertrag bei der Gründung einer Bürogemeinschaft als Rechtsform für die Räumlichkeiten abgeschlossen werden. Dort ist es wichtig, die Frage des Hauptmieters für das Gemeinschaftsbüro vorab zu klären. Denn wer sich dort als Hauptmieter eintragen lässt, haftet bei Zahlungsausfällen für alle Untermieter und damit auch für die anderen Mitglieder.

Außerdem entsteht beim Gründen von Bürogemeinschaften automatisch eine Gesellschaft bürgerlichen Rechts und somit die Rechtsform GbR. Alle Mitglieder arbeiten bei dieser Rechtsform jedoch weiterhin als Einzelunternehmer. Eine GbR als Rechtsform hat den Vorteil, dass sie sich schnell und günstig gründen lässt. Denn es ist beispielsweise kein Notar nötig und es fallen auch keine Gebühren für eine Handelsregisteranmeldung der Gemeinschaft als Rechtsform an.

Unterschied zu Coworking Spaces

Die gemeinschaftliche Arbeit ist im Trend, neben den klassischen Gemeinschaftsbüros sind in vielen Städten auch immer mehr Coworking Spaces entstanden. Deshalb stellt sich die Frage, worin genau der Unterschied zwischen diesen beiden Arbeitsplatzformen besteht. Die folgenden Merkmale unterscheiden die Coworking Spaces von den Bürogemeinschaften:

  • Die Coworking Spaces lassen sich für kurze Zeitspannen buchen.
  • Bei einen Coworking Space entsteht im Vergleich zum Gemeinschaftsbüro keine eigene Rechtsform.
  • Im Vertrag eines Coworking Spaces entstehen Kosten, die nicht einem Anteil an den Gesamtkosten entsprechen.
  • Bei den Coworking Spaces ist das gemeinschaftliche Arbeiten ausdrücklich erwünscht.

Wer nur kurzfristig oder für ein paar Monate einen Arbeitsplatz benötigt und das Gemeinschaftsgefühl bevorzugt, sollte sich einen Platz in einem Coworking Space buchen. Sind hingegen langfristige Büromieten und vielleicht sogar gemeinsames Personal geplant, bietet es sich an, eine Bürogemeinschaft zu gründen.

Vorteile der Bürogemeinschaften

Insgesamt können Mitglieder von den folgenden Vorteilen profitieren:

  • Niedrige Kosten: Da alle Bürokosten bei der Gründung geteilt werden, lässt sich im Gemeinschaftsbüro Geld einsparen.
  • Produktives Arbeiten: Im Homeoffice gibt es viele Ablenkungen, in einer Bürogemeinschaft sind diese nicht vorhanden. Gleichzeitig ist der Fokus auf die eigene Arbeit gewährleistet.
  • Aufbau eines Netzwerkes: Auch wenn das gemeinschaftliche Arbeiten nicht im Fokus steht, können die anderen Mitglieder im Gemeinschaftsbüro für wertvolle Geschäftskontakte sorgen.

Wer also Kosten sparen und dabei auf Gesellschaft sowie mögliche Geschäftskontakte nicht verzichten möchte, kann eine eigene Bürogemeinschaft gründen oder über die Mitgliedschaft in einer bereits bestehenden Gemeinschaft nachdenken.

Nachteile der Bürogemeinschaften

Trotz dieser Vorteile, sollten auch die folgenden Nachteile beachtet werden:

  • Lärmpegel: Besonders wenn die anderen Mitglieder des Gemeinschaftsbüros viel Kundenkontakt haben, steigt der Lärmpegel. Dieser kann sich wiederum negativ auf die eigene Produktivität auswirken.
  • eingeschränkte Entscheidungsfreiheit: Alle Mieter entscheiden gemeinsam über Anschaffungen und neue Regeln, das kann zu Diskussionen im Gemeinschaftsbüro führen und Abläufe verlangsamen.
  • geringe Flexibilität: Wer selbstständig ist, muss sich oft auf neue Kunden und geschäftliche Veränderungen einstellen, ist dann jedoch immer an einen langen Mietvertrag bzw. Kündigungsfristen gebunden.

Für Selbstständige, die absolute Ruhe brauchen oder flexibler sein möchten, sind Bürogemeinschaften somit nicht geeignet.

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Die Suche nach der passenden Bürogemeinschaft

Wer auf der Suche nach passenden Angeboten ist, sollte sich zunächst auf den zahlreichen Online-Immobilienportalen umschauen. Dort sind dann nicht nur mögliche Immobilien für die Gründung einer eigenen Bürogemeinschaft vorhanden. Oftmals findet dort auch die Suche nach neuen Mitgliedern für ein Gemeinschaftsbüro statt. Außerdem sind die gängigen Social-Media-Plattformen ideal für die Suche, denn durch das eigene Netzwerk können Interessierte schnell zusammenfinden.

Auch Gründer-Events oder Messen eignen sich für eine optimale Suche rund um das Gemeinschaftsbüro. Denn dort lassen sich Gleichgesinnte treffen, die zum Beispiel ebenfalls ein geringes Budget besitzen und sich über die Gründung eines Gemeinschaftsbüros freuen. Zudem sind dort dann ausführliche Gespräche möglich, die schon einmal zeigen können, ob die möglichen Kandidaten die gleichen Interessen besitzen und sich eine solche Bürogemeinschaft vorstellen können.

Die Regeln für eine Bürogemeinschaft

Damit die Arbeit in einer Bürogemeinschaft wirklich klappt, sollten vorher ein paar Regeln festgelegt werden. Die folgenden Vorgaben helfen bei der Umsetzung:

  • Alle Mieter gut kennenlernen. Dabei helfen ausführliche Gespräche, um die Vorstellungen zu definieren.
  • Verhaltensregeln festlegen, wie zum Beispiel keine Telefonate im Großraumbüro oder bestimmte Ruhezeiten.
  • Dienste rund um die Küche etc. verteilen, damit keine Diskussionen über benutztes Geschirr aufkommen.
  • Ehrlichkeit und Offenheit vereinbaren, um auftretende Probleme direkt zu lösen.

Wenn sich dann alle an diese Regeln halten, verläuft die Zusammenarbeit von einer solchen Gemeinschaft umso harmonischer.

Fazit für das Gemeinschaftsbüro

Eine Bürogemeinschaft zu gründen ist praktisch, doch nicht für jeden Selbstständigen geeignet. Deshalb lohnt es sich vor der Gründung des Gemeinschaftsbüros, die eigenen Vorstellungen festzulegen und die Vor- bzw. Nachteile der Rechtsform abzuwägen. Wer dann auf der Suche nach einem passenden Angebot ist, sollte unbedingt die persönliche Ebene mit einbeziehen. Denn unterschiedliche Vorstellungen von der Gründung einer solchen Gemeinschaft können im schlimmsten Fall für eine schnelle Auflösung sorgen und damit unnötige Probleme verursachen.

Häufige Fragen (FAQ)

Was ist eine Bürogemeinschaft?

Als Bürogemeinschaft wird ein Zusammenschluss von Selbstständigen meist einer Berufsgruppe bezeichnet, die sich die Räumlichkeiten und oftmals auch das Personal, technische Geräte sowie weitere Bestandteile der Büroeinrichtung teilen. Besonders verbreitet ist die Gründung solcher Gemeinschaften bei Ärzten und Anwälten, aber auch in anderen Branchen ist dieser Zusammenschluss möglich.

Ist eine Bürogemeinschaft eine GbR?

Ja, beim Gründen einer Bürogemeinschaft entsteht automatisch eine Gesellschaft bürgerlichen Rechts und somit die Rechtsform GbR. Alle Mitglieder arbeiten bei dieser Rechtsform jedoch weiterhin als Einzelunternehmer. Eine GbR als Rechtsform hat den Vorteil, dass sie sich schnell und günstig gründen lässt.

Wie finde ich eine Bürogemeinschaft?

Wer auf der Suche nach passenden Angeboten ist, sollte sich zunächst auf den zahlreichen Online-Immobilienportalen umschauen. Dort sind dann nicht nur mögliche Immobilien für die Gründung einer eigenen Bürogemeinschaft vorhanden. Oftmals findet dort auch die Suche nach neuen Mitgliedern für ein Gemeinschaftsbüro statt. Außerdem sind die gängigen Social-Media-Plattformen ideal für die Suche.

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Über den Autor

Autorenprofil: Insa Schoppe

Insa Schoppe

Direkt nach dem Abitur entschied sich Insa für ein „Multimedia Production“-Studium in Kiel, danach folgten praktische Erfahrungen in einer Fernsehproduktionsfirma. Anschließend startete sie ein Volontariat in der Redaktion eines Radiounternehmens und wurde als Redakteurin übernommen. Zu ihren Aufgaben gehörten neben der Recherche und Texterstellung auch tägliche Nachrichten sowie die Verantwortung für mehrere Magazine. Im März 2020 wechselte Insa von der Radio-Redaktion in die Online-Redaktion von Gründer.de. Seit März 2022 verantwortet sie als Projektmanagerin die Kongress-Awards, moderiert unsere Online-Kongresse und schreibt weiterhin hin und wieder für das Magazin von Gründer.de.

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