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Administrative Tätigkeiten outsourcen: So funktioniert ein Büroservice

Büroservice: Mehr Zeit für dein Kern-Business

Ein externer Büroservice kümmert sich um administrative und organisatorische Aufgaben und erledigen damit wichtige Anforderungen im täglichen Geschäft. Welche Aufgaben das genau sind und wann es sich lohnt, diese auszulagern erfährst du hier.

Ein Büroservice ist ein Dienstleister, der sich auf Bürotätigkeiten spezialisiert hat und diese für andere Unternehmen übernimmt. Üblicherweise gehören Telefonservice, Postservice, Büroorganisation wie Aktenablage sowie Schreib- und Lektoratsaufgaben zu den Aufgaben eines externen Büroservice.

Ein Büroservice ersetzt somit das Sekretariat eines Unternehmens. Das kann sich besonders bei einer Neugründung lohnen, da Unternehmer sich nicht verpflichten müssen, eigene Angestellte zu führen und sich dennoch darauf verlassen können, das wichtige administrative und organisatorische Aufgaben durch den ausgelagerten Sekretariatsservice zuverlässig bearbeitet werden. So kann der eigene Fokus auf den wichtigen Kernthemen liegen. Ein weiteres Plus: Oft können Büroservice-Tätigkeiten von überall aus erledigt werden, sodass du keine extra Arbeitsplätze bereitstellen musst. Vielmehr kann ein guter Service die Strukturen zur Auslagerung deiner Sekretariatsaufgaben selbst vorhalten.

Büroservice Tätigkeiten: Diese Aufgaben gehören dazu

Anbieter von einem Büroservice, auch Office-Service oder Sekretariatsservice genannt, sind Dienstleister, die für andere Unternehmen sämtliche Büroarbeiten übernehmen. Dementsprechend umfangreich ist ihr Angebot. Oft ist aber auch möglich, nur einzelne Bausteine wie zum Beispiel den Telefonservice durch einen externen Dienstleister abwickeln zu lassen. Diese Arbeiten übernimmt ein Office-Service für dich:

Für wen ist ein Büroservice interessant?

Besonders Startups und kleine Unternehmen, die sich die Personalkosten nicht leisten können, aber trotzdem einen Sekretariatsservice brauchen, profitieren von einem externen Office-Service. Denn eine Geschäftsadresse und ein Sekretariat steigern die Qualität der Arbeit und auch die Außenwirkung. Darüber hinaus können die Dienstleistungen eines Büroservices für verschiedene Auftragssteller interessant sein. Nicht nur Startups, sondern generell jedes Unternehmen, jeder Freiberufler, jede Privatperson und auch Vereine, Institutionen und Verbände können davon profitieren. Denn diese Art des Outsourcings ist für alle geeignet, die in diesem Bereich die Kosten senken möchte. Hier zahlst du somit nur für die Zeit, in der du die Dienstleistung auch wirklich in Anspruch nimmst. Nebenbei sparst du dir zusätzlich Kosten bei Krankheitsfällen oder Urlauben.

Weitere Vorteile

Neben dem entscheidenden Kostenfaktor, ermöglicht dir ein Büroservice flexiblere Arbeitszeiten und Arbeitsprozesse. Denn du bist nicht von bestimmten Mitarbeitern abhängig und musst dich um diese auch nicht kümmern. Du musst weder einen Arbeitsplatz anbieten noch dafür sorgen, dass du zu ganz bestimmten Zeiten anwesend bist. Unliebsame administrative Aufgaben können sofort abgegeben werden, sodass keine „Zeitfresser“ deinen Tagesplan durchkreuzen können.

Darüber hinaus bist du permanent erreichbar. Kunden, Partner und sonstige Anrufer werden stets von deinem Telefonservice entgegen genommen und an dich weitergeleitet. Anrufer können ihr Anliegen erst einmal erklären, sodass der Telefonservice einschätzen kann, wie wichtig die Nachrichten sind. Dies hat den Vorteil, dass dich auch nur wichtige Anrufe erreichen und der Telefonservice sozusagen als Filter fungiert.

Der größte Vorteil ist jedoch, dass du neben allen Bequemlichkeiten endlich mehr Zeit hast, dich auf dein Kern-Business zu fokussieren. Bei vielen Gründern rückt der Spaß an ihrer Geschäftsidee zu arbeiten in den Hintergrund, weil zu viele neue Aufgaben im Weg stehen. Denn je mehr das Unternehmen wächst, desto mehr Aufgaben kommen hinzu. Deshalb kann sich das Outsourcing spezieller Aufgaben für Unternehmer in der anfänglichen Gründungsphase besonders lohnen.

Voraussetzungen für eine gute Zusammenarbeit

Je nach Dienstleister, werden verschiedene Pakete oder auch Einzeldienstleistungen angeboten. Bevor du dich für einen Dienstleister entscheidest, solltest du dir über die Rahmenbedingungen Gedanken machen. Was möchtest du maximal ausgeben? Wie viel Arbeit soll dir der Büroservice abnehmen? Welche Aufgaben möchtest du unbedingt outsourcen und welche selbst übernehmen?

Wenn du eine genaue Vorstellung hast, solltest du zusammen mit dem Dienstleister die Aufgaben durchgehen und die Rahmenbedingungen vertraglich festhalten. An dieser Stelle klärt sich also, wie viel Arbeit dir der Office-Service abnehmen kann. Denn im Anschluss geht es darum, die entsprechenden Personen zu briefen und in die Thematik sowie einzelnen Aufgaben einzuweisen.

So findest du den passenden Büroservice

Egal ob Berlin, Hamburg oder Köln – in fast jeder Stadt hast du die unterschiedlichsten Anbieter von Büroservices, mit unterschiedlichen Leistungspaketen. Du kannst den richtigen Dienstleister auf verschiedenen Wegen finden. Entweder du suchst nach Anbietern in deiner Nähe oder nach den gefragtesten Dienstleistern. Es gibt viele Webseiten im Internet, die dir die Suche vereinfachen und gebündelt Dienstleister vorstellen. Du kannst aber auch über Gründernetzwerke an Office-Services kommen und dabei schon erste Meinungen von anderen erlangen. Denn auch hier sind Erfahrungen anderer wichtige Indizien dafür, dass die Dienstleistungen zur Zufriedenheit ausgeführt wurden. Denn solche Aufgaben an Externe abzugeben beutetet auch, dass diese sehr zuverlässig arbeiten müssen

Fazit: Besonders Startups profitieren davon

Nun hast du einen guten Überblick darüber, wieso sich ein externer Office-Service lohnen kann. Besonders für Startups bieten die Anbieter dieser Bürotätigkeiten die besten Voraussetzungen, um als Gründer seinen Fokus auf das eigentliche Kerngeschäft zu richten. Solltest du also vorhaben, einen Büroservice zu nutzen, informiere dich über die angebotenen Dienstleistungen und die entsprechenden Konditionen.

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Häufige Fragen (FAQ) zu Büroservice

Was ist ein Büroservice?

Ein Büroservice ist ein Dienstleister, der für Unternehmen verschiedene Bürotätigkeiten übernimmt und somit ein eigenes Sekretariat ersetzt.

Welche Aufgaben übernimmt ein Büroservice?

Mögliche Aufgaben wären Folgende:
– Telefonservice
– Terminvereinbarung
– Postannahme bzw. externes Postfach
– Dokumentation
– Textarbeiten
– Assistenzaufgaben, wie Korrespondenzen und Vorzimmerfunktion
(digitale) Datenpflege
– Organisation von Meetings, Seminaren und Events
– Bereitstellung einer Geschäftsadresse

Was sind die Vorteile eines Büroservices?

Die größten Vorteile eines externen Dienstleiters sind vor allem flexiblere Arbeitszeiten, permanente Erreichbarkeit und mehr Zeit, sich auf sein Kern-Business zu konzentrieren.

Magdalena Finke

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Über den Autor

Autorenprofil: Andreas Fricke

Andreas Fricke

Andreas war von März 2022 bis Februar 2024 in der Redaktion von Gründer.de. Hier verantwortete er die Bereiche Franchise- und Gründer-Verzeichnis, außerdem arbeitet er regelmäßig an neuen Büchern und eBooks auf unserem Portal. Zuvor hat er 5 Jahre lang in einer Online-Marketing-Agentur für verschiedenste Branchen Texte geschrieben. Sein textliches Know-how zieht er aus seinem Studium im Bereich Journalismus & Unternehmenskommunikation.

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