Desk-Sharing: Bürotraum der Zukunft oder Anarchie?

Der Arbeitsplatz. Gemeint ist der heilige Ort, an dem sich der Arbeitnehmer bei der Arbeit aufhält. Für gewöhnlich assoziiert man damit einen Schreibtisch inklusive Computer, vielleicht noch ein Drucker und diverse Aktenschränke. Selbstverständlich darf auch der ergonomische Schreibtischstuhl nicht fehlen. Dennoch gibt es viele Alternativen zu dem zuvor beschriebenen „Klassiker“. Aktuell geht die Tendenz in der Arbeitswelt allgemein in Richtung Arbeitsflexibilisierung. Daher bewegt sich die Arbeitswelt vom traditionellen 9-to-5-Job in Richtung Homeoffice und Großraumbüros. Aber noch ein weiteres Konzept taucht immer häufiger auf: Desk-Sharing. Wir beantworten in diesem Artikel die folgenden Punkte:

• Was versteht man eigentlich unter Desk-Sharing?
• Wer hat das Konzept erfunden?
• Was sind die Vor- und Nachteile von Flexible Office?
• Welche Konzepte gibt es?
• Was meint Clean Desk?
• Was ist ein non-territoriales Büro?

Definition: Was ist das Desk-Sharing-Konzept?

Morgens ins Büro kommen und erst einmal auf die Suche nach einem Schreibtisch gehen. Das ist Desk Sharing – oft auch als „Shared Desk“, „Flexible Office“ oder „Hot Desking“ betitelt. Der Begriff bezeichnet eine Arbeitsorganisationsform, bei der Mitarbeiter keinen festen Arbeitsplatz haben sondern diesen jeden Tag flexibel auswählen. Das bedeutet im Umkehrschluss, dass innerhalb eines Bürokomplexes oft weniger Arbeitsplätze als Mitarbeiter existierten und sich Mitarbeiter daher Arbeitsplätze teilen. Voraussetzung für die Mehrfachnutzung eines Büroarbeitsplatzes ist, dass die Mitarbeiter unterschiedliche Anwesenheitszeiten haben.

Magdalena Finke

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Wer hat das Desk-Sharing-Konzept erfunden?

Ursprünglich leitet sich das Konzept übrigens vom sogenannten „Hot Racking“ ab. Es handelt sich dabei um eine Praxis innerhalb militärischer Organisationen. Dabei werden mehr als einem Besatzungsmitglied ein Bett oder „Rack“ zugewiesen, um Platzmangel auf Schiffen oder an Einsatzorten entgegenzuwirken. Etabliert hat sich das Desk-Sharing-Konzept durch bekannte Tech-Gianten aus dem Silicon Valley wie Google oder Facebook.

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Desk-Sharing: Was sind die Vor- und Nachteile?

Desk-Sharing birgt verschiedene Vor- und Nachteile, die wir dir an dieser Stelle einmal zusammengefasst haben, damit du dir einen besseren Überblick über das Konzept machen kannst.

Vorteile

Mit Desk-Sharing lassen sich vor allem Arbeitsplätze und die damit verbundenen Kosten für Ausstattung usw. einsparen. Denn erfahrungsgemäß sind je nach Abteilung zwischen 25-50% der Arbeitsplätze unbesetzt. Dafür gibt es verschiedene Gründe: Termine, Homeoffice, Urlaub oder Krankheit. Mittels solcher Konzepte lassen sich daher jede Menge Einsparungen hinsichtlich Raumkosten, Büroausstattung, Reinigungskosten und Energiekosten realisieren. Außerdem verbessert sich erfahrungsgemäß die interne Kommunikation, da die Mitarbeiter aufgrund flexibler Arbeitsplätze vermehrt im Austausch miteinander stehen.

Doch auch Arbeitsnehmer profitieren von dem Konzept. Infolge der erreichten Flexibilität und den daraus resultierenden Einsparungen lassen sich Arbeitsplätze langfristig sichern. Oftmals ergibt sich zudem zusätzlich die Möglichkeit häufiger im Homeoffice zubleiben, worüber sich vor allem Arbeitnehmer freuen. Auch in Sachen Employer Branding kann ein Unternehmen mit Desk-Sharing punkten. Besonders jüngere und kreative Mitarbeiter fühlen sich von diesem Konzept angezogen.

Nachteile

Gleichzeitig kann Desk-Sharing sowohl für Arbeitgeber als auch für Arbeitgeber ein Stressfaktor sein. Unzureichende Regelung führt unter Umständen zu Chaos und Unzufriedenheit. Auch kann es passieren, dass notwendige Arbeitsmittel wie Aktenordner oder Drucker nicht am gewählten Arbeitsplatz verfügbar sind. Die tägliche Neuorganisation ist mit Aufwand verbunden und nimmt kostbare Arbeitszeit in Anspruch. Das kann zu einem Effizienzverlust führen. Auch wird vermutet, dass durch die ständige Eingewöhnung an den Arbeitsort die Konzentration sinkt und Aufgaben weniger sorgfältig erledigt werden. Sich täglich auf einen neuen Arbeitsplatz einzulassen und einen neuen Platz zu finden bedeutet für viele Stress. Gerade introvertierte Persönlichkeiten ziehen oft den Kürzeren, da es ihnen nicht so leicht fällt sich auf Gespräche mit Kollegen einzulassen. Somit ist der flexible Arbeitsplatz kein Konzept, dass für jeden optimal ist. Einige könnten sich ausgeschlossen fühlen oder gar benachteiligt. Dies kann dazu führen, dass der Teamzusammenhalt nachlässt.

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Regeln zur optimalen Umsetzung von Desk-Sharing

Leider ist es so, dass sich Mitarbeiter für ihren Arbeitsplatz weniger verantwortlich fühlen, wenn sie ihn regelmäßig wechseln. Feste Regeln und Struktur sind daher unerlässlich, wenn du das Desk-Sharing Konzept in deinem Unternehmen einführen möchtest. Beispielweise sollte der Schreibtisch nach jeder Nutzung aufgeräumt werden. Das bedeutet, dass alle Papiere entfernt und das Arbeitsmaterial geordnet werden muss, bevor der Arbeitsplatz verlassen wird. Lege Reinigungstücher griffbereit, damit auch die Hygiene gewahrt werden kann. Zudem empfiehlt es sich die Büroräume jeden Tag professional reinigen zulassen. Und damit am Ende kein Material verloren geht, solltest du deine Mitarbeiter anweisen, wie sie mit zugrückgelassenen Arbeitsmaterialen umzugehen haben. Schließlich kommt es immer mal wieder vor, dass man etwas vergisst und ungewollt am Arbeitsplatz zurücklässt.

Grundausstattung für den flexiblen Arbeitsplatz

Da der Arbeitsplatz von jedem Teammitgleid gleichermaßen genutzt wird, ist eine ordentliche Grundausstattung sehr wichtig.

• Am Desk-Sharing-Arbeitsplatz arbeiten deine Mitarbeiter für gewöhnlich mit einem Laptop. Für diesen sollten Anschlüsse und Lademöglichkeiten vorhaben sein. Das gilt gerade dann, wenn deine Mitarbeiter ihre eigenen Geräte mitbringen.
• Zusätzlich sind externe Gadgets wie Tastatur, Maus und Bildschirm sinnvoll, da diese die Ergonomie bei der Arbeit verbessern.
• Lege außerdem Wert auf klassische Arbeitsmaterialien wie zum Beispiel Stifte, Block, Hefter usw.
• Zudem sollte jeder deiner Mitarbeiter die Möglichkeit haben seine persönlichen Dinge, sowie Arbeitsmaterial ordentlich zu verstauen. Hierbei sind Rollcontainer nützlich.

Buchungssystem für Desk-Sharing

Bedenke, dass es Stress verursacht, wenn man sich morgens zu Beginn auf die Suche nach einem Arbeitsplatz machen muss. Daher ist der Einsatz eines digitalen Buchungssystems, auf das jeder beispielsweise via App Zugriff hat, nützlich. Auf diese Weise lässt sich die Belegung transparent planen und Chaos wird vermieden.

Fazit zum Desk-Sharing: Das Konzept der Zukunft?

So schön die Vorstellung vom flexiblen Arbeitsplatz auch ist: Geeignet ist das Desk-Sharing-Konzept sich nicht immer. Wenn du als Gründer überlegst dein Büro flexibel einzurichten, dann sollest du auf jeden Fall darauf achten sämtliche Schreibtische gleich und optimal einzurichten. Nur so kann effizient und ohne Ablenkung gearbeitet werden. Hilfreich ist zudem ein Buchungssystem, dass deinen Mitarbeitern vorab die Reservierung eines Arbeitsplatzes ermöglicht. Das verkürzt die Arbeitsplatzsuche und vermeidet zudem Stress. Desk-Sharing funktioniert gut, wenn die Mitarbeiter auf möglichst viele Informationen elektronisch zugreifen können und wenn den Mitarbeitern unterschiedliche, an ihre Bedürfnisse und Aufgaben angepasste Arbeitsorte, wie beispielsweise Einzelbüros und offene Großraumbüros, zur Verfügung stehen.

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Häufige Fragen (FAQ) zu Desk-Sharing

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