Sponsored Post: Die Vorteile eines papierlosen Büros

Dokumente digitalisieren und schreddern: Profitiere von dieser Gratis-Aktion

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Die Digitalisierung hält Einzug in sämtliche Bereiche des privaten aber auch beruflichen Alltags. Und so werden Büros und Arbeitsplätze stetig digitaler, um nicht nur einen Wust aus Papier zu verhindern, sondern auch Arbeitsprozesse einfacher zu gestalten. Wir zeigen auf, wie es gelingen kann den eigenen Arbeitsalltag papierlos zu organisieren und Ende Ordnung ins Chaos zu bringen.

Wer seine Dokumente digitalisieren möchte, ersetzt alle physischen Unterlagen aus Papier durch rein digitale Formate. Das Ziel ist, fast papierlos arbeiten zu können und die meisten Arbeitsprozesse somit zu vereinfachen. Damit dies gelingt, reicht es nicht nur Dokumente zu scannen – diese müssen auch online bearbeitet, verwaltet und gespeichert werden. Hier können bestimmte Management-Systeme und Tools helfen. Doch der erste und wichtige Schritt ist, alle vorhandenen Dokumente zu digitalisieren. Dazu zählen beispielsweise Verträge, Rechnungen, Unterlagen für die Buchhaltung und weitere wichtige Unterlagen.

Dokumente digitalisieren: Warum ein papierloses Büro vorteilhafter ist

Dokumente zu digitalisieren bietet dir viele Vorteile. Die wichtigsten wollen wir dir im Folgenden aufzählen.

1. Zeitersparnis und Freiraum

Wer seine Dokumente digitalisiert, bringt Struktur und System in seinen Arbeitsalltag. Zum einen sind Dokumente nun viel schneller auffindbar, zum anderen bekommst du durch die Digitalisierung einen ordentlicheren Arbeitsplatz. Wo früher bergeweise Papierstapel, Ablagen und Aktenschränke lagen und standen, kann nun Raum für Neues geschaffen werden.

Ob stattdessen nun Pflanzen das Büro verschönern, die freie Sicht aus dem Fenster möglich ist oder ein Sessel für aktives Entspannen Platz findet – den gewonnenen Freiraum kannst du in jedem Fall besser nutzen. Und auch die Zeitersparnis spielt eine bedeutende Rolle: Ein ewig langes Suchen und Blättern in riesigen Akten ist Geschichte. Online kannst du mit nur wenigen Klicks genau das Dokument finden, das du brauchst.

2. Ordnung und Zentralisierung

Durch ein geordnetes und zentralisiertes System kannst du online sehr viel produktiver arbeiten. Sowohl das Auffinden von Dokumenten ist einfacher, als auch die Kategorisierung beziehungsweise Klassifizierung von verschiedenen Dokumenten. Du hast also die Möglichkeit auch sehr viel mehr Schriftstücke zu speichern und klügere Ordnungssysteme zu erstellen. Was vorher durch Papier-Trennstreifen, Notizzettel und sonstige Erkennungsmerkmale unterschieden wurde, kann jetzt ganz einfach mit wenigen Klicks in unterschiedlichen Ordnern abgelegt werden.

3. Weniger Kosten

Auch Kosten kannst du einsparen, da du deutlich weniger Papier nutzt und benötigst. Zu den Mengen an Papier, die du durch die Digitalisierung einsparst, sparst du außerdem auch die Kosten für Aktenordner, Aktenschränke und weiteres Büromaterial. Lochen, einheften und ausheften, blättern und neu sortieren, gehört damit der Vergangenheit an.

4. Geteilter Zugriff für alle

Zudem wird die Arbeit im Team produktiver. Wenn du deine Dokumente digitalisierst, kannst du allen Teammitgliedern Zugriff auf die Online-Dokumente gewähren und somit die Zusammenarbeit erleichtern. Jeder, der auf die Dokumente zugreifen muss, kann dies in wenigen Sekunden tun, anstatt wie früher durch das Büro zu laufen und die Akten zu durchwühlen. Dazu kommt noch ein weiterer Vorteil: Das zeitgleiche Zusammenarbeiten an Dokumenten. Dies bedeutet also, dass die Arbeit auch bequem von zuhause aus erledigt werden kann. Der Zugang ist dementsprechend von überall aus und jederzeit möglich.

5. Sicherheit und DSGVO

Um Dokumente zu digitalisieren, musst du diese gemäß den gesetzlichen Vorschriften sichern. Besonders bei sensiblen Daten, die vertraulich und nicht für jedermanns Augen bestimmt sind, kann eine Zugriffsbeschränkung für den notwendigen Schutz sorgen. Sobald mit Kundendaten oder ähnlichen personenbezogen Daten umgegangen wird, spielt die DSGVO eine zentrale Rolle. Datenschutz und Datensicherheit kannst du daher sehr viel besser gewährleisten, wenn du deine Dokumente digitalisieren lässt.

Dokumente digitalisieren: So gelingt es dir

Um deine Dokumente zu digitalisieren, solltest du alle Papierunterlagen einscannen. Durch das Scannen der Dokumente digitalisierst du diese und kannst auf die Papierform verzichten. Doch einfach wegwerfen, indem du wichtige Dokumente zerknüllst und in den nächstbesten Papierkorb wirfst, ist nicht die beste Lösung. Vor allem dann nicht, wenn es sich um wichtige und sensible Daten handelt. Dementsprechend bist du in der Pflicht dafür zu sorgen, dass alte Dokumente ordnungsgemäß vernichtet werden. Mit einem Schredder hast du die Möglichkeit, Unterlagen endgültig zu vernichten.

Scannen und Schreddern mit ScanSnap

Die ultimative Lösung bietet ScanSnap. Denn beim Kauf eines der Dokumentenscanner ScanSnap iX1600 oder ScanSnap iX1400 erhältst du zudem einen Schredder. Das spart Zeit und ist gleichzeitig einfach in der Umsetzung. Dabei ist es egal, ob du im Büro arbeitest oder im Homeoffice: Durch die schnelle und einfache Erledigung hast du mehr Zeit für anspruchsvolle Aufgaben und steigerst damit auch deine Produktivität. Unter anderem bieten dir die Dokumentenscanner folgende Vorteile:

  • Einfaches Anschließen und Einrichten
  • Scannen in erhöhter Geschwindigkeit
  • One-Touch-Bedienung
  • Ohne PC scannen und Cloud-Speicherung
  • Möglichkeit zum Versenden von gescannten Dokumenten

Wer sich diese Vorteile nicht entgehen lassen möchte, sollte schnell sein. Denn nur noch bis zum 31. März 2022 erhältst du beim Kauf eines ScanSnap iX1600 oder ScanSnap iX1400 einen kostenlosen Aktenvernichter Fellowes Powershred® LX45 Cross-Cut mit dazu.

Fazit: Dokumente digitalisieren und produktiver arbeiten

Du arbeitest noch überwiegend mit Papierbergen und Aktenordnern? Dann solltest du jetzt aktiv werden und deine Dokumente digitalisieren. Spare Zeit, Mühe und Kosten und mach deinen Arbeitsalltag endlich produktiver – es lohnt sich!

Häufige Fragen (FAQ) zu Dokumente digitalisieren

Was bedeutet Dokumente digitalisieren?

Wer seine Dokumente digitalisieren möchte, ersetzt alle physischen Unterlagen aus Papier durch rein digitale Formate. Das Ziel ist dabei, fast papierlos arbeiten zu können und die meisten Arbeitsprozesse somit zu vereinfachen.

Warum sollte ich Dokumente digitalisieren?

Folgende Vorteile ergeben sich:
1. Zeitersparnis und Freiraum
2. Ordnung und Zentralisierung
3. Weniger Kosten
4. Geteilter Zugriff für alle
5. Sicherheit und DSGVO

Was passiert mit den physischen Unterlagen nach der Digitalisierung?

Handelt es sich um personenbezogene Daten bist du in der Pflicht dafür zu sorgen, dass alte Dokumente ordnungsgemäß vernichtet werden.

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