Geschenke für Angestellte: Wie das Finanzamt dabei leer ausgeht

Geschenke an Mitarbeitende motivieren

Gutscheine und Geschenkkarten oder allgemein kleine Geschenke für Angestellte oder an Mitarbeiter sind ein effektives Mittel, um Wertschätzung zu zeigen und die Motivation zu steigern. Diese Form der steuerfreien Präsente für die Angestellten bietet zwei Hauptvorteile:

• Einerseits ermöglichen sie es dir, die steuerlich begünstigten Freibeträge für Sachbezüge und kleine Aufmerksamkeiten an die Angestellten optimal zu nutzen, die von Lohnsteuer und Sozialabgaben befreit sind.
• Andererseits hast du die Freiheit, selbst zu wählen, was dir am meisten zusagt.

Durch die spezifische Gestaltung der Gutscheine können Unternehmensimage und Mitarbeiterbindung auf einfache Weise gefördert werden. Dennoch betrachten Fachleute in der Lohn- und Gehaltsabrechnung Gutscheine als Motivationsmittel oft mit einer gewissen Vorsicht. In Deutschland sind solche Regelungen selten unkompliziert, insbesondere wenn es um die rechtssichere Handhabung steuerfreier Anreize geht. Seit 2020 haben sich zudem die steuerlichen Vorschriften für steuerfreie Sachbezüge in Form von Gutscheinen verändert. Was musst du also rechtlich beachten, wenn du Gutscheine einsetzt?

Nutze bei Geschenken an Mitarbeitende die neue Sachzuwendungsfreigrenze

Die unkomplizierteste Methode, steuerfreie Anreize zu bieten, ist die Ausnutzung der Freigrenze für Sachzuwendungen. Seit dem 1. Januar 2022 liegt der Betrag für steuerfreie Präsente an Angestellte bei 50 Euro pro Monat und Person, eine Erhöhung gegenüber der vorherigen Obergrenze von 44 Euro, die bis Ende 2021 galt. Gemäß dem Einkommensteuergesetz (EStG) sind Sachzuwendungen an Beschäftigte bis zu einem Wert von 50 Euro monatlich steuerbefreit (§ 8 Abs. 2 Satz 11 EStG). Die Steuerbefreiung erstreckt sich durch die Sozialversicherungsentgeltverordnung (SvEV) auch auf Sozialabgaben (§ 3 Abs. 1 Satz 3 SvEV). Damit hast du einen Spielraum bei Geschenken für deine Angestellten

Beachte Neuregelungen bei Geschenken für Angestellte

Wenn du deinen Beschäftigten Gutscheine im Wert von bis zu 50 Euro monatlich aushändigst, werden diese seit 2020 nur dann als steuerfreie Präsente betrachtet, sofern sie als Sachbezüge zusätzlich zum regulären Arbeitslohn gewährt werden (§ 8 Abs. 2 Satz 11, 2. Halbsatz EStG).

INFO: Die Bedeutung von „zusätzlich zum geschuldeten Arbeitslohn“

Das am 22. Dezember 2020 verabschiedete Jahressteuergesetz 2020 legt erstmals gesetzlich fest, unter welchen Bedingungen das Kriterium ‚zusätzlich zum regulären Arbeitslohn‘ als erfüllt gilt. Das ist der Fall, wenn

• die Leistung nicht auf den Anspruch auf Arbeitslohn angerechnet wird,
• der Anspruch aus Arbeitslohn nicht zu Gunsten der Leistung herabgesetzt wird,
• die verwendungs- oder zweckgebundene Leistung nicht anstelle einer bereits vereinbarten künftigen Erhöhung des Arbeitslohns gewährt wird und
• bei Wegfall der Leistung der Arbeitslohn nicht erhöht wird.

Diese erstmalige Festlegung ist rückwirkend anwendbar und gilt für Sachbezüge, die seit dem 1. Januar 2020 gewährt wurden.

Zusätzliche Bedingungen für den Bezug von Waren ab dem 1. Januar 2020

Wenn du Geldwertkarten als steuerfreie Geschenke an deine Mitarbeiter ausgibst, gibt es zusätzliche Aspekte zu berücksichtigen. Seit 2020 gelten Gutscheine für Angestellte nur dann als steuerbegünstigte Sachzuwendungen, wenn die Gutscheine

• ausschließlich zum Erwerb von Waren und Dienstleistungen berechtigen und
• den Bestimmungen des § 2 Abs. 1 Nr. 10 des Zahlungsdiensteaufsichtsgesetzes (ZAG) entsprechen.

TIPP: Erkundige dich nach der Art des Gutscheins

Stelle also sicher, beim Erwerb von Gutscheinen beim Anbieter zu erfragen, ob die Bedingungen des § 2 Abs. 1 Nr. 10 des Zahlungsdiensteaufsichtsgesetzes (ZAG) eingehalten werden. Sollte dies nicht der Fall sein oder der Anbieter kann keine Auskunft darüber geben, ist es ratsam, von solchen Gutscheinen Abstand zu nehmen. Denn bei zukünftigen Lohnsteuerprüfungen wird das Finanzamt auch überprüfen, ob diese spezifischen Kriterien erfüllt sind. Werden diese nicht erfüllt, gilt der Gutschein nicht als Sachbezug und die Steuerfreiheit geht verloren. Die erforderlichen Kriterien werden in einem Schreiben des Bundesministeriums der Finanzen vom 15. März 3022 (Aktenzeichen IV C 5 – S 2334/19/10007:007) dargelegt.

Exkurs: § 2 Abs. 1 Nr. 10 ZAG

Gemäß § 2 Abs. 1 Nr. 10 ZAG werden Dienste, die auf Zahlungssystemen basieren und ausschließlich für den Kauf von Waren oder Dienstleistungen entweder in den Geschäftsräumen des Emittenten (Ausstellers des Gutscheins) oder innerhalb eines begrenzten Netzes von Anbietern im Rahmen einer Geschäftsbeziehung mit einem professionellen Emittenten verwendet werden können, nicht als Zahlungsdienste angesehen.

Steuerrechtlich hat dies folgende Implikationen:

• Demnach sind sogenannte Closed-Loop-Karten steuerlich begünstigt, mit denen ein Angestellter oder eine Angestellte ausschließlich Dienstleistungen und Waren vom Aussteller des Gutscheins erwerben kann.
• Auch sogenannte Controlled-Loop-Karten genießen Steuerfreiheit. Bei diesen Karten ist es dem Arbeitnehmer oder der Arbeitnehmerin möglich, Dienstleistungen und Waren von einer beschränkten Auswahl an Akzeptanzstellen mit der Geld- oder Gutscheinkarte zu beziehen.

ACHTUNG: Ab 2022 ist die Erfüllung der ZAG-Kriterien erforderlich

Falls ein Prüfer des Finanzamts erkennt, dass du die Anforderungen des ZAG bei der Ausgabe von Gutscheinen und Geldkarten bis Ende 2021 nicht eingehalten hast, zieht das keine steuerlichen Nachteile nach sich. Das Bundesfinanzministerium hatte bis zum 31. Dezember 2021 eine Übergangsregelung eingeführt. Seit dem 1. Januar 2022 müssen jedoch die ZAG-Kriterien erfüllt sein (BMF-Schreiben vom 13. April 2021, Randziffer 30). Bei Unsicherheiten ist es ratsam, frühzeitig eine Anrufungsauskunft gemäß § 42e EStG beim Finanzamt zu beantragen, um zu klären, ob die von dir ausgegebene Geldkarte oder der an Mitarbeitende ausgegebene Gutschein die ZAG-Kriterien erfüllt. Dieser Service des Finanzamts, der lohnsteuerrechtliche Sicherheit bietet, ist zudem kostenlos.

Besonderheit zum ZAG beachten

Bei steuerfreien Geschenken an Mitarbeiter oder Angestellte gibt es dennoch einige ungeklärte Punkte. Unklar war bisher, wie man einen begrenzten Kreis an ausgewählten Akzeptanzstellen definiert, insbesondere wenn der Arbeitnehmer einem 50-Euro-Gutschein auch online bestellen kann. Das BMF-Schreiben vom 15. März 2022 liefert Antworten auf diese praxisbezogene Frage.

Zentrale Aussage: Ein begrenzter Kreis an Akzeptanzstellen kann auch den Online-Shop einer lokalen oder regionalen Einrichtung umfassen. Die ZAG-Kriterien sind jedoch nicht erfüllt, wenn Waren in einem Online-Shop von einer unbegrenzten Anzahl an Anbietern gekauft werden können.

Beispiel: Ein Arbeitgeber gibt seinen Angestellten als Geschenk monatlich Gutscheine im Wert von 30 Euro für eine örtliche Buchhandlung. Der Arbeitnehmer hat die Möglichkeit, den Gutschein entweder direkt im Laden oder im Online-Shop der Buchhandlung einzulösen. In diesem Fall sind die ZAG-Kriterien erfüllt und die Steuerfreiheit ist gewährleistet.

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Ergänzende Steuerinformationen zu Sachzuwendungen

Neben dem monatlichen Wert von 50 Euro für Sachzuwendungen bleiben auch Geschenke des Arbeitgebers für die Angestellten bis zu einem Betrag von 60 Euro steuerfrei, wenn sie anlässlich besonderer persönlicher Ereignisse an Mitarbeiter ausgegeben werden. Diese fallen unter den Oberbegriff der Aufmerksamkeiten im steuerlichen Sinne.

Persönliche Anlässe umfassen beispielsweise Geburtstage, Mitarbeiterjubiläen oder die Geburt eines Kindes. Auch ein Blumenstrauß zur Begrüßung nach einer längeren Krankheit zählt dazu.

Ein Vorteil ist, dass diese beiden Freibeträge unabhängig voneinander nutzbar sind und man nicht miteinander verrechnet. Die Freigrenze von 50 Euro pro Monat für Sachzuwendungen gilt unabhängig vom Anlass der Zuwendung. Diese Grenze kann ein Arbeitgeber jeden Monat ausschöpfen, auch als Form der Belohnung. Zusätzlich kann der Mitarbeiter oder die Mitarbeiterin anlässlich eines persönlichen Ereignisses einen steuer- und abgabenfreien Sachbezug bis zu 60 Euro erhalten. Hat jemand in einem Monat sowohl Geburtstag als auch Hochzeit, so können zwei Aufmerksamkeiten, jeweils bis zu einem Wert von 60 Euro, in Anspruch genommen werden (R 19.6 LStR). Die Steuerbefreiung für Aufmerksamkeiten führt auch in der Sozialversicherung zur Befreiung von Abgaben (§ 1 Abs. 1 Nummer 1 SvEV).

Geschenke anlässlich virtueller Feier an Angestellte

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Führt ein Arbeitgeber eine Weihnachtsfeier für die Belegschaft durch, entsteht keine Lohnsteuerpflicht, solange die Ausgaben pro teilnehmendem Arbeitnehmer 110 Euro nicht übersteigen. Steuerfreie Geschenke für die Angestellten anlässlich der Weihnachtsfeier bis zu einem Wert von 60 Euro werden in die Berechnung der 110 Euro-Teilnahmegrenze mit einbezogen. In diesem Kontext sind auch Gutscheine, die der Arbeitgeber während der Weihnachtsfeier verschenkt, steuerfrei, sofern ihr Wert 60 Euro nicht übersteigt.

Hinsichtlich der Weihnachtsgeschenke des Arbeitgebers ist auch die bekannte Weihnachtsgratifikation zu erwähnen. Diese als Weihnachtsgeld bekannte Sonderzahlung gilt als steuerpflichtiges Einkommen und muss man als „sonstiger Bezug“ versteuern.

TIPP: Neuregelung 2024 wichtig

Seit dem 1. Januar 2024 liegt die Freigrenze bei 150 Euro für Geschenke an die Mitarbeiter. In Zukunft wird daher erst Lohnsteuer fällig, wenn die Kosten pro Teilnehmer einer betrieblichen Veranstaltung 150 Euro überschreiten.

Vorsicht bei der Aufzeichnungspflicht Für die praktische Handhabung solltest du insbesondere zwei Fallstricke beachten: Einerseits sind sowohl die Freigrenze für Sachbezüge (50 Euro) als auch die für Aufmerksamkeiten bei persönlichen Anlässen (60 Euro) tatsächlich Freigrenzen. Dies ist vor allem relevant, wenn Gutscheine die steuerfreien Geschenke für Mitarbeiter darstellen. Freigrenzen haben eine tückische Eigenschaft:

• Sobald die Grenzbeträge auch nur minimal überschritten werden, entfällt die Steuer- und Sozialversicherungsfreiheit.
• Für dich als Arbeitgeber kann dies schwerwiegende Konsequenzen haben, da selbst geringfügige Überschreitungen dieser Grenzen zu Nachforderungen bei Lohnsteuer und Sozialversicherung führen können.

Risiko der Überwachungspflicht

Ein weiteres Risiko stellen die Aufzeichnungs- und Überwachungspflichten dar. Viele Arbeitgeber werden bei Betriebsprüfungen in Lohnsteuer und Sozialversicherung aufgrund von Nachlässigkeiten bei diesen Pflichten zur Rechenschaft gezogen. Insbesondere bei der Freigrenze von 50 Euro für Sachbezüge musst du als Arbeitgeber sicherstellen, dass die Summe aller Sachzuwendungen eines Monats die Freigrenze nicht überschreitet. Diese Freigrenze bildet die Grundlage für deine Steuer- und Sozialversicherungsfreiheit bei vielen diskreten Zusatzleistungen. Das Spektrum reicht hier vom Jobticket über ein größeres Arbeitgeberdarlehen bis hin zu Feiern für Teams, die ein Projekt fristgerecht abgeschlossen haben.

Beispiel: Wenn du allen Mitarbeitern in einem Monat einen Einkaufsgutschein im Wert von 50 Euro gewährst und im selben Monat die Mitglieder eines interdisziplinären Teams zu einem Grillabend einlädst (Kosten: 12 Euro pro Person), ist die Freigrenze in diesem Monat überschritten. In diesem Fall wird der Bezug sozialversicherungspflichtig, und die Zuwendungen müssen versteuert und entsprechend abgerechnet werden.“ Vorsicht: Geldbeträge sind nicht erlaubt Bei steuerfreien Geschenken für Angestellte müssen verschiedene Bedingungen berücksichtigt werden. Ein weiterer Stolperstein ist folgender:

• Steuerfreie Aufmerksamkeiten bis zu 60 Euro und Geschenke bis zur Freigrenze von 50 Euro bleiben nur dann abgabenfrei, wenn es sich um Sachleistungen handelt.
• Der Bundesfinanzhof (BFH) hat entschieden, dass Gutscheine mit einem festgelegten Eurobetrag steuerrechtlich als Sachleistungen gelten.
• Damit wurde die langjährige Verwaltungspraxis, nach der Gutscheine steuerfrei waren, wenn sie einen konkreten Gegenstand ohne Eurobetrag beschrieben, obsolet.

Dennoch ist der Einsatz von Gutscheinen als Geschenk für Mitarbeiter nicht ohne Risiko. Der BFH erkennt sie nur dann als Sachleistung an, wenn der Arbeitgeber ausschließlich eine „Sache“ gewährt hat. Diese Exklusivität ist eine Bedingung für deine Steuer- und Sozialversicherungsfreiheit. Daher ist es essenziell, die Vergabe von Gutscheinen arbeitsrechtlich genau zu regeln. Dabei muss insbesondere geklärt werden, wie mit möglichen Restbeträgen bei der Einlösung des Gutscheins umgegangen wird.

Bedingungen für Gutscheine

Folgende Bedingungen sind damit verbunden:

• Wenn du den Gutschein einlöst und dabei Restbeträge in bar ausgezahlt bekommst, verletzt das den Grundsatz der reinen Sachleistung, da du eine Sachleistung und einen Geldbetrag erhältst.
• Einige strenge Lohnsteuerprüfer verweigern die Steuerfreiheit, wenn man nicht für jeden eingelösten Gutschein der Ausschluss einer Barauszahlung garantieren kann.
• Da die Beweislast für die Steuerfreiheit von Sachleistungen beim Arbeitgeber liegt, muss dieser gegebenenfalls nachweisen können, dass seine Gutscheine ausschließlich für den Erwerb von Waren oder Dienstleistungen verwendet werden können.

Daher sind elektronische Gutscheine in der Praxis oft vorteilhafter, da selbst kleine Restbeträge als Guthaben gespeichert werden können. Bei Papiergutscheinen sollte zumindest auf dem Gutschein ausgeschlossen werden, dass Restbeträge in bar ausgezahlt werden, wie es beispielsweise bei Tankgutscheinen notwendig ist. Noch sicherer ist es, wenn die einlösenden Stellen dem Arbeitgeber bestätigen, dass keine Barauszahlung von Restbeträgen stattfindet. Ein weiterer Vorteil elektronischer Gutscheine liegt darin, dass steuerrechtlich der Lohnzufluss in dem Moment erfolgt, in dem der Mitarbeiter über das Guthaben verfügen kann. Um zu beweisen, dass die monatliche Freigrenze von 50 Euro eingehalten wird, musst du den Zeitpunkt der Gutscheinübergabe nachweisen können. Bei Papiergutscheinen ist dies mit erheblichem Verwaltungsaufwand verbunden. Bei elektronischen Gutscheinen lässt sich der Zeitpunkt der Aktivierung – und damit der steuerliche Zufluss – genau festlegen. Dies verhindert, dass Sachzuwendungen für zwei verschiedene Monate versehentlich in einem Monat ausgegeben werden.

Mitarbeitergeschenke in Form von Geld unterliegen der Steuerpflicht

Im Kontext der steuerfreien Geschenke an Mitarbeiter ist es wichtig, dass sowohl Arbeitgeber als auch Arbeitnehmer beachten, dass sie Geldgeschenke wie der normale Arbeitslohn steuerlich behandeln und somit steuerpflichtig sind. Um eine klare Unterscheidung zwischen Sachbezügen und Geldleistungen zu gewährleisten, wurde 2020 eine neue rechtliche Bestimmung eingeführt, die in § 8 Abs. 1 Satz 2 des Einkommensteuergesetzes (EStG) festgelegt ist. Folgendes zählt demnach zu monetären Einnahmen:

• zweckgebundene Geldleistungen
• nachträgliche Kostenerstattungen
• Geldsurrogate, die Kredit- oder Guthabenkarten integrieren
• andere Vorteile, die mit einem Geldbetrag versehen sind

Das Anhäufen von Gutscheinen birgt Risiken

In diesem Kontext ist Vorsicht bei Angeboten notwendig, die das Ansparen des monatlichen Betrags über ein Bonussystem erlauben. Der Bundesfinanzhof (BFH) hat in seiner Entscheidung zur Jahresfahrkarte deutlich gemacht, dass sich die Freigrenze von 50 Euro für Sachzuwendungen auf den Zeitpunkt der Übergabe bezieht, unabhängig davon, für welchen Zeitraum der Gutschein Gültigkeit hat. Es ist daher nicht zulässig, Gutscheine wertmäßig über mehrere Monate zu akkumulieren. Allerdings ist der Zeitpunkt der Einlösung der Gutscheine durch den Arbeitnehmer für die Lohnaufzeichnung irrelevant.

Das bedeutet, dass das Sammeln von Gutscheinen und deren Einlösung für teurere Anschaffungen möglich ist. Ob jedoch die gezielte Ansammlung von Guthaben – möglicherweise in Verbindung mit einem Bonus – von Prüfungsbehörden und Gerichten akzeptiert wird, ist fraglich. Sicher bewegst du dich, wenn du für die Einlösung der Gutscheine einen Zeitrahmen von einem Jahr vorsiehst.

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