Onboarding – So machst du es deinen neuen Mitarbeitern einfacher

Du hast neue Mitarbeiter eingestellt und nun rückt der erste Tag näher? Damit deine neue Mitarbeiter sich schnell einleben und nicht direkt wieder an eine Kündigung denken, bietet sich ein umfangreiches Onboarding an. Die Mitarbeiter am ersten Tag direkt ins kalte Wasser zu werfen ist nicht die feine Art und verschreckt die meisten. Wiederum keine Aufgaben zubekommen, könnte in den ersten Wochen die Motivation abschwächen. Als Teamchef und auch als Personaler gibt es viele verschiedene Wege, um ein erfolgreiches Onboarding vorzubereiten und den neuen Mitarbeiter ins Team zu integrieren. Wir verraten dir in diesem Artikel, was das Onboarding eigentlich ist, wie es aufgebaut ist, und was du beachten musst.

Was bedeutet Onboarding genau?

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Onboarding ist deutlich mehr, als am ersten Arbeitstag als Unternehmen einen guten Eindruck bei neuen Arbeitskräften zu hinterlassen. Onboarding ist als Abkürzung der englisch-amerikanischen Phrase „taking on board“ also als an-Bord-nehmen zu verstehen. Beim Onboarding geht es darum, dass du oder andere verantwortliche Personen in deinem Unternehmen sich den neuen Mitarbeitern annehmen und diese in den ersten Wochen und Monaten unterstützen.

Onboarding professionell gelebt ist ein Prozess in deinem Unternehmen, mit dem der Ablauf von Aufnahme und Integrierung von neuen Mitarbeitern beschrieben und auch definiert wird. Vor allem bei High Potentials muss dieser Prozess von dir wirklich gelebt werden, denn gerade diese überdurchschnittlichen Mitarbeiter willst du ja nicht schon nach kurzer Zeit wieder verlieren. Neue Mitarbeiter müssen in deinem Unternehmen sowohl fachlich als auch auf sozialer Ebene sehr schnell komplett eingebunden werden. Nur wenn ein Mitarbeiter sich vom ersten Tag an bei dir wohlfühlt, wird er es dir mit Leistung, Motivation und Produktivität danken.

Durch das Onboarding setzt du dir als Personaler auch selbst Ziele. Du hast den Mitarbeiter gerade erst eingestellt, daher gibt es Gründe, dass er bleibt. Wichtig ist aber, dass die Ziele bereits feststehen, bevor der neue Kandidat einsteigt. Einige grundlegende Ziele sind aber bereits vor für Onboarding definiert:

• Es gilt für dich, Kündigungen in der Probezeit oder in der ersten Zeit zu vermeiden.
• Ein guter Mitarbeiter, in erster Linie ein High Potential, sollte sich in deinem Unternehmen schnell sowohl fachlich als auch sozial sicher fühlen. Er muss seine Ziele erreichen, ohne dabei überfordert oder gar unterfordert zu sein.
• Es muss dein Ziel sein, dass neue Mitarbeiter sehr schnell in ein Team integriert werden. Sie müssen Wertschätzung erfahren und nicht nur zu dir oder anderen Vorgesetzten eine gute Beziehung aufgebaut haben. Auch bereichsübergreifend sollten sie nicht im Abseits stehen.

Welche Onboarding-Phasen gibt es?

Dies alles geht natürlich nicht von heute auf morgen und auch nicht innerhalb von einer Woche. Deshalb ist der Prozess Onboarding auch in drei Phasen aufgeteilt:

1. Die Vorbereitungsphase
2. Die Orientierungsphase
3. Die Integrationsphase

Diese drei Phasen erläutern wir dir noch genauer, damit du weißt, wie du deinen Onboarding Prozess aufbauen kannst.

Die Vorbereitungsphase

Diese Phase im Prozess Onboarding ist sehr wichtig. Onboarding startet nämlich nicht am ersten Arbeitstag eines neuen Mitarbeiters, sondern bereits vorher. Ist der Bewerbungsprozess abgeschlossen und du hast dich für einen Bewerber als neuen Mitarbeiter entschieden, kannst du ihn bereits auf dich und dein Unternehmen vorbereiten. Sende ihm einfach wichtige Informationen über dein Unternehmen zu. Sollte der erste Arbeitstag noch in weiterer Ferne liegen, sollte der Kontakt nicht abbrechen. Versuche immer wieder Informationen, Material und Hinweise zu senden und nicht alles auf einmal. Auf diese Weise kann er sich darauf vorbereiten, was von ihm erwartet wird. Zu diesen Informationen gehören beispielsweise:

• welche Werte sind für dich und dein Unternehmen wichtig?
• gibt es in deinem Unternehmen ein Leitbild, welches dir wichtig ist?
• teile ihm die Visionen und Ziele deines Unternehmens mit
• gibt es in Organigramm in deinem Unternehmen?
• welche Anlaufstellen und Ansprechpartner gibt es für den neuen Mitarbeiter in deinem Unternehmen?

Des weiteren sollten auch die schriftlichen Angelegenheiten bereits vor dem ersten Arbeitstag abgeschlossen sein. Das bedeutet, dass beispielsweise ein von beiden Seiten unterschriebener Arbeitsvertrag vorliegt. Außerdem sollten für zukünftige Gehaltszahlungen die Bankverbindung vorliegen und auch die Bescheinigung der Krankenkasse sollte vorhanden sein.

Ein ganz wichtiger Punkt, den es in der Vorbereitungsphase zu erledigen gilt, ist die Ausarbeitung von einem Einarbeitungsplan. Wie sieht die Einarbeitung aus? Welchen Zeitraum umfasst sie? Wer ist für den neuen Mitarbeiter erster Ansprechpartner? Am besten ist es, wenn du diesem einen sogenannten Buddy an die Seite stellst. Buddy bedeutet nichts anderes als eine Person, der deinem neuen Mitarbeiter in der ersten Zeit als Ansprechpartner dient. Denk bitte auch daran, dass der Arbeitsplatz für deinen Mitarbeiter schon fertig eingerichtet wird. Es gibt nichts Schlimmeres für neue Mitarbeiter, wenn sie vor einem unvollständigen Arbeitsplatz stehen.

Bildquelle: fizkes - stock.adobe.com

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Die Orientierungsphase

Nun beginnt die Orientierungsphase im Onboarding Prozess. Der neue Mitarbeiter ist zu seinem ersten Arbeitstag erschienen und von dir oder der dafür vorgesehenen Person in Empfang genommen worden. Nach und nach muss dem Neuen im Team nun gezeigt werden, welche Abläufe, welche Prozesse es in deinem Unternehmen gibt. Schritt für Schritt stellst du ihm seine zukünftigen Kollegen, aber auch Vorgesetzten vor. Das alles muss aber nicht gleich am ersten Tag erfolgen. Zunächst die wichtigen Punkte vornehmen und dann eines nach dem anderen. Den neuen Mitarbeiter nicht gleich am ersten Tag überfordern und ihn mit Informationen überschütten. Deshalb zunächst den Buddy vorstellen, dann den Vorgesetzten, falls das nicht du selbst bist und dann ins Team führen. Dies sind für den ersten Tag beim Onboarding die wichtigsten Schritte.

Im Anschluss daran beginnt dann eine Führung durch dein Unternehmen und die einzelnen Bereiche. Dann geht es los mit dem Einarbeitungsprozess. Auch dieser sollte von dir gut vorbereitet und strukturiert sein:

• Einführungsgespräch mit dem Vorgesetzten
• Einweisung in die IT-Welt deines Unternehmens mit seinen Besonderheiten
• Prozesse und Arbeitsabläufe gilt es zu erklären und zu erläutern
• am besten zum Abschluss noch die Überreichung einer sogenannten Onboardingmappe. Hier findet der neue Mitarbeiter noch einmal alles was Grundsätze, Visionen, Leitfäden oder Verhaltenskodex des Unternehmens betrifft.

Die Integrationsphase

Als letzte und wichtige Phase ist die Integrationsphase zu sehen. In dieser Zeit geht es darum, dass nach einer gründlichen Einarbeitung nun die soziale Einbindung des neuen Mitarbeiters zu vertiefen ist. Da bist vor allem auch du als Unternehmer und Chef gefragt. Du musst den Mitarbeiter abholen, mit deinen Visionen und Ziele begeistern, sein Vertrauen gewinnen und emotional an dich und das Unternehmen binden. Hilfreich in der Integrationsphase sind Maßnahmen, die zum Teambuilding beitragen, nicht nur für neue Mitarbeiter, sondern auch die „alten Hasen“. Sehr hilfreich ist auch, wenn neue Mitarbeiter in diese Phase in Projekte eingebunden werden, die vielleicht sogar bereichsübergreifend laufen. So lernt er dein Unternehmen noch besser kennen und kann auch einfacher ein internes Netzwerk aufbauen. Ganz wichtig ist es auch, gerade in dieser Phase in kurzen und regelmäßigen Abständen ein Feedback-Gespräch zu führen. Auf diese Weise erfährst du schnell, ob es Probleme gibt, ob sich dein neuer Mitarbeiter wohlfühlt und was es noch zu verbessern gibt.

Fazit zum Onboarding

Das Thema Onboarding ist und bleibt relevant, um neue Mitarbeiter gut in den laufenden Prozess zu integrieren. Je besser du einen Mitarbeiter einführst, desto eher fühlt er sich wohl und kann seine Leistung bringen. Die ersten Wochen und Monate werden sehr aufregend für einen neuen Mitarbeiter sein, daher solltest du dich und ihn bestmöglich vorbereiten. Mit anderen Mitarbeitern, Hilfsmitteln und Tools, kann der neue Mitarbeiter gut ins Team finden und dein Unternehmen bereichern.