ChatGPT im Kundenservice: Die ultimativen Prompt-Vorlagen

Als Mitarbeiter im Kundenservice kannst du mit gut durchdachten Prompts in ChatGPT komplexe Themen einfach erklären. Dabei spielt es keine Rolle, ob es um nähere Informationen zu einem bestimmten Thema oder einem speziellen Produkt geht. Wir erläutern dir anhand von Beispielen, wie du mithilfe von ChatGPT verschiedene Anfragen im Kundenservice möglichst schnell und effizient beantworten kannst.

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Themenerörterung

Eine Anfrage, die dich im Kundenservice häufiger mal erreichen kann, ist die nach einem bestimmten Thema – hier kann dich der richtige Prompt für ChatGPT unterstützen.

Ultimativer Prompt

„Ich bin Mitarbeiter im Kundenservice von [Name des Unternehmens]. Ein Kunde hat eine Frage zum Thema: [Thema]. Die Fragestellung des Kunden lautet: [Spezifische Beschreibung der Fragestellung]. Ich möchte etwas darüber lernen. Nenne mir die wichtigsten 20 % des vorhandenen Wissens zu diesem Thema, die mir helfen, 80 % zu verstehen. Gib mir daraufhin einen Überblick über die Vor- und Nachteile zu [Thema].“

Warum dieser ChatGPT Prompt im Kundenservice für eine Themeneröterung wichtig ist? Er hilft dir, auf einfache Weise die essenziellen Informationen zu einem Thema zu erhalten, um fundiert zu antworten. Denn durch das 80/20-Prinzip bekommst du die wichtigsten Erkenntnisse – und das auf den Punkt genau. So kannst du dem Kunden schnell einen Überblick verschaffen, ohne in Details zu versinken, die der Kunde möglicherweise nicht versteht.

3 Tipps für den ultimativen ChatGPT Prompt

• Halte die Fragestellung so spezifisch und strukturiert wie möglich.
• Du kannst die Inhalte der Kundenmail in die Promptvorlage einfügen, um ChatGPT mit allen wichtigen Infos zu versorgen.
• Solltest du bereits Unternehmensinformationen zu diesem Thema vorliegen haben, kannst du auch diese in deine Prompt-Vorlage einfügen.

Bildquelle: Eigene Darstellung in ChatGPT

Produktanfragen

Wenn du im Kundenservice arbeitest, sollten die Antworten auf Fragen zu Produkten oder Dienstleistungen nicht nur informativ, sondern auch überzeugend sein – auch hier kann dich ChatGPT unterstützen. Das KI-Tool hilft dir, relevante Merkmale hervorzuheben und dem Kunden klare Argumente für eine Entscheidung zu liefern.

Ultimativer Prompt

„Ich bin Mitarbeiter im Kundenservice-Team eines Unternehmens. Ein Kunde möchte gerne Informationen zu unserem Produkt haben und Gründe, warum er es buchen sollte. Das Produkt hat folgende Merkmale: [Merkmale]. Skizziere diese Informationen in einer verständlichen Übersicht. Die Übersicht soll informativ sein und alle relevanten Informationen beinhalten. Erläutere daraufhin, warum dieses Produkt für den Kunden einen Mehrwert darstellt. Sei informativ und überzeugend, aber nicht zu aggressiv im Verkauf.“

Um noch effizienter zu arbeiten, kannst du die Merkmale des jeweiligen Produktes aus deinen vorliegenden Unternehmensmaterialen kopieren und in die Prompt-Vorlage einfügen. Dadurch erhältst du von ChatGPT eine strukturierte Übersicht und klar formulierte Mehrwert-Argumente, welche dem Kunden helfen, die Vorteile des Produkts zu verstehen und eine fundierte Entscheidung zu treffen.

3 Tipps für den ultimativen ChatGPT Prompt

• Nutze Bulletpoints für die Produktmerkmale für eine bessere Struktur.
• Gib zudem den sprachlichen Ton an.
• Fokussiere dich darüber hinaus auf die Bedürfnisse des Kunden und auf dein Ziel.

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Feedback und Beschwerden

Vor allem der Umgang mit negativem Feedback erfordert im Kundenservice viel Empathie sowie eine schnelle, durchdachte Reaktion – dabei kann dich der folgende ChatGPT Prompt bei deiner Formulierung unterstützen.

Ultimativer Prompt

„Ich bin Mitarbeiter im Kundenservice eines Unternehmens. Ein Kunde hat eine Beschwerde/Reklamation zum Produkt [Produkt]. [Spezifische Beschreibung der Beschwerde und des Produkts]. Verfasse eine Antwort auf diese Beschwerde, sei empathisch, verständnisvoll und versetze dich in die Position und die Gefühle des Kunden. In diesem Fall liegt der Fehler bei uns ODER In diesem Fall sind wir nicht für die Problematik verantwortlich. Du entschuldigst dich bei dem Kunden. Gib daher bitte unsere Position zu dem Sachverhalt wieder und schlage folgenden Kompromissvorschlag vor: [Kompromissvorschlag].“

Mit diesem Prompt kann dir ChatGPT eine passende Anwort auf eine Beschwerde im Kundenservice verfassen. Unabhängig davon, ob der Fehler bei dir oder beim Kunden liegt, wird durch den Kompromissvorschlag eine Lösung auf Augenhöhe angeboten.

3 Tipps für den ultimativen ChatGPT Prompt

• Achte darauf, dass der Prompt Empathie fordert, um den emotionalen Ton der Antwort zu treffen.
• Formuliere den Prompt präzise und spezifisch, um die Antwort auf die individuelle Beschwerde zuzuschneiden.
• Sorge dafür, dass der Prompt darauf abzielt, durch eine ausgewogene Lösung das Vertrauen des Kunden zurückzugewinnen.

Zusammenfassungen von E-Mails

Viele Kundenanfragen kommen per E-Mail – und oft sind diese Nachrichten lang und unübersichtlich. Daher kann dir ChatGPT helfen, die wichtigsten Aspekte schnell zu erfassen und eine übersichtliche Zusammenfassung zu erstellen.

Ultimativer Prompt

„Ich bin Mitarbeiter im Kundenservice-Team eines Unternehmens. Ein Kunde hat folgende E-Mail geschickt: [E-Mail]. Fasse die Hauptpunkte aus dieser E-Mail zusammen, sodass keine relevanten Informationen verloren gehen. Gib mir die Ergebnisse in Stichpunkten.“

Dieser Prompt erleichtert dir das Bearbeiten langer E-Mails. Außerdem erhältst du eine präzise Zusammenfassung der wichtigsten Inhalte, was dir viel Zeit bei der Bearbeitung von Anfragen spart. So kannst du schnell auf die Anliegen des Kunden eingehen und gleichzeitig sicherstellen, dass nichts Wichtiges übersehen wird.

3 Tipps für den ultimativen ChatGPT Prompt

• Kopiere die E-Mail direkt in den Prompt: Füge die E-Mail des Kunden anstelle des Platzhalters ,,[E-Mail]“ direkt in den Prompt ein.
• Nutze klare Anweisungen: Formuliere den Prompt so, dass ChatGPT genau weiß, dass es eine prägnante Zusammenfassung in Stichpunkten liefern soll.
• Füge einen Hinweis auf die Relevanz der Informationen hinzu: Weise ChatGPT an, sich auf die wichtigsten und für den Kunden relevanten Punkte zu konzentrieren.

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Helpdesk FAQ’s

Mit der Zeit sammeln sich im Kundenservice häufig gestellte Fragen. Diese systematisch als FAQs zu erfassen, hilft nicht nur den Kunden, sondern auch deinem Team, effizienter zu arbeiten. Auch hierfür haben wir eine Prompt-Vorlage für ChatGPT entwickelt, um für den Kundenservice strukturierte FAQ-Einträge zu erstellen.

Ultimativer Prompt

„Ich bin Mitarbeiter im Kundenservice des Unternehmens [Unternehmen]. Ein Kunde hat folgenden Sachverhalt geschildert: [Sachverhalt]. Ich habe daraufhin folgendermaßen geantwortet: [Antwort]. Erstelle daraus ein FAQ für unser Helpdesk mit Frage als Überschrift und der Antwort. Außerdem darf die Länge der Antwort 300 Wörter nicht übersteigen.“

Durch diesen Prompt kannst du aus realen Kundenanfragen schnell neue FAQ-Einträge generieren. So lässt sich das Helpdesk effizient aufbauen und aktualisieren. Zudem entlastet dieses Vorgehen den Kundenservice langfristig und sorgt für eine bessere Benutzererfahrung.

3 Tipps für den ultimativen ChatGPT Prompt

• Sei präzise bei der Beschreibung des Sachverhalts: Formuliere den Prompt so, dass ChatGPT die Anfrage und Antwort klar versteht.
• Gib eine maximale Wortanzahl an: Stelle sicher, dass du im Prompt klar definierst, dass die Antwort 300 Wörter nicht überschreiten darf.
• Verlange eine strukturierte FAQ-Form: Der Prompt sollte ChatGPT dazu anweisen, die Antwort in einer leicht verständlichen Frage-Antwort-Struktur zu verfassen.

Bildquelle: DIgilife - stock.adobe.com

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Eigener KI-Chatbot

Die Automatisierung im Kundenservice kann vor allem durch den Einsatz eines eigenen KI-Chatbots stark vorangetrieben werden. Denn dieser kann die meisten Standardanfragen von alleine lesen und beantworten – ohne dass ein Mitarbeiter eingreifen muss.

Ein eigener KI-Chatbot bietet außerdem die Möglichkeit, rund um die Uhr für Kundenanfragen zur Verfügung zu stehen und gleichzeitig dein Team zu entlasten. Indem du ihn mit den richtigen Informationen fütterst und gut strukturierte Antworten vorbereitest, kannst du einen großen Teil des Workflows automatisieren. Besonders für repetitive Fragen und Anfragen, die außerhalb der Arbeitszeiten kommen, ist die Integration eines KI-Chatbots sehr sinnvoll.

Fazit: Die ultimativen Prompt-Vorlagen für ChatGPT im Kundenservice

Die Anwendung von ChatGPT und verschiedenen Prompt-Vorlagen im Kundenservice bieten enorme Vorteile. Mit den richtigen Prompts kannst du nicht nur effizienter arbeiten, sondern auch die Zufriedenheit deiner Kunden steigern. Durch klare und strukturierte Anweisungen lassen sich viele Herausforderungen im Kundenservice schneller bewältigen. Welcher Prompt wird wohl dein neuer Favorit?

Der ultimative Tipp: Erstelle dir ein Dokument mit verschiedenen Prompt-Vorlagen für alle gängigen Anwendungsfälle im Kundenservice – beispielsweise in einer Excel-Tabelle. So hast du jederzeit die wichtigsten Vorlagen griffbereit und sparst noch mehr Zeit bei der Bearbeitung von Anfragen. Diese Vorbereitung macht deinen Arbeitsalltag nicht nur effizienter, sondern ermöglicht es dir, noch schneller und professioneller auf Kundenbedürfnisse einzugehen.

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