6 Tipps und Tricks für ein erfolgreiches Projektmanagement

In den nachfolgenden 6 Tipps für erfolgreiche Projekte werden die wesentlichen Erfolgsfaktoren und Vorgehensweisen durchleuchtet, um eine praxisgerechte Überführung zu Projekten zu ermöglichen.

Tipp 1: Schaffe ein angenehmes Arbeitsklima

Noch bevor ein konkretes Projekt startet, kannst du durch ein angenehmes Arbeitsklima und eine vollständige Projektausrichtung die Weichen für den Projekterfolg stellen. Wenn sich die Mitarbeiter wohlfühlen, steigt nicht nur die Produktivität, sondern auch die Eigeninitiative. Engagierte Mitarbeiter, die aktiv eigene Ideen einbringen und arbeiten, weil sie hinter dem Projekt stehen, und nicht, weil sie müssen, ist die Basis für Erfolg.

Beziehe deine Mitarbeiter dazu in Entscheidungen mit ein, anstatt nur Aufgaben zu delegieren. Zudem solltest du Konflikten nicht aus dem Weg gehen, sondern ein Arbeitsumfeld schaffen, in dem Probleme offen angesprochen und diskutiert werden können. Erlaube Freiraum und Flexibilität in der Art und Weise, wie Aufgaben gelöst werden und wertschätze gute Leistung regelmäßig. Das fördert nachweislich Kreativität und die Zufriedenheit mit dem Job.

Tipp 2: Plane Ressourcen und Deadlines realistisch

Auch Druck und Stress sind ein großer Faktor für die Produktivität der Mitarbeiter und damit den Projekterfolg oder -misserfolg. Manche Teams neigen dazu, zu knappe Deadlines zu setzen und den nötigen Arbeitsaufwand zu unterschätzen. Das führt zu Frust und Überstunden, verspäteten Terminen und halbfertiger Arbeit, weil die Zeit vorne und hinten nicht reicht. Plane deswegen nicht zu optimistisch, sondern realistisch, indem du beispielsweise ein bis zwei Tage für Reviews und unvorhergesehene Ereignisse oder Reserveressourcen einkalkulierst.

Tipp 3: Nutze Projektmanagement-Software

Eine gute Möglichkeit, um Ressourcen und Termine zu planen und zu verwalten, ist Projektmanagement Software. Moderne Tools zum Projektmanagement stellen Ihnen eine Vielzahl an Funktionen zur Verfügung – nicht nur zur Ressourcenplanung, sondern auch zum Aufgabenmanagement und für die interne Kommunikation. Ein großer Vorteil von professioneller Software anstatt Stift und Papier oder Eigenlösungen ist ein zentraler Zugriff und eine automatische Datensicherung und -synchronisation. So können keine Informationen verloren gehen und alle Mitarbeiter behalten den Überblick.
Eine optimale Projektmanagement Software kombiniert methodisch bewährte Werkzeuge mit einer praxisgerechten Ausrichtung.

Traditionellen Werkzeugen wie

• Aufgabenverwaltung
• Gantt Diagramm
• Ressourcenmanagement
• Zeitrückmeldung
• Kostenkalkulation
• Risikomanagement

sollten als feste Bestandteile im Funktionsumfang bereitgestellt werden, jedoch ebenso auch ein integratives Kommunikationsmanagement.

Durch den schnellen Austausch von Informationen und Dokumenten wird das Projekt positiv beeinflusst und somit der Projektdurchlauf effizienter. Die Nachvollziehbarkeit von Informationen durch Team-Chats und Kommentare bei den Projektelementen, wie Aufgaben oder Vorgängen, verleiht dem Projekt klarere Strukturen und Vertrauen.

Tipp 4: Verteile klare Verantwortlichkeiten

Während eines Projektes fallen unterschiedliche Aufgaben an. Für einen reibungslosen Projektverlauf sollte jede Aufgabe einen Verantwortlichen besitzen, der den Fortschritt überwacht und bei Bedarf interveniert. Besonders wichtig ist, dass du Verantwortlichkeiten klar kommunizierst. Zum einen wissen andere Teams und Mitarbeiter dann, an wen sich die Ressourcen bei Fragen und Problemen wenden müssen, zum anderen bleiben keine Aufgaben auf der Strecke.

Wie bei der Ressourcenverwaltung kann Ihnen Projektmanagement Software dabei helfen. Mit einem Tool zur Aufgabenverwaltung kannst du Aufgaben flexibel verteilen und zusätzliche Informationen wie Budget oder Start- und Enddatum hinterlegen.

Für komplexe Arbeitspakete, in denen umfangreiche Bearbeitungsreihenfolgen berücksichtigt werden müssen, eignet sich die Zuweisung von mehreren Ressourcen je Arbeitspaket.
Hierdurch vermeidest du Duplikate von Arbeitspaketen, fehlerhafte Projektdurchläufe und Abhängigkeiten, sowie zusätzliche Aufwände bei der Überwachung des Projektfortschrittes.

Dieses ist besonders wichtig, sollten mehrere parallel laufende Projekte überwacht und koordiniert werden müssen. Desweiteren kann durch eine klare Projektstruktur, die Bearbeitung der Arbeitspakete beschleunigt und die Informationsbeschaffung, sowie mögliche Rückfragen minimiert werden.

Tipp 5: Dokumentiere den Verlauf – aber übertreibe es nicht

Dokumentiere den Projektverlauf, indem du Ressourcen, Zeitaufwand und anderen Daten erfasst. Das ist notwendig, um Flaschenhälse und Fehlkalkulationen festzustellen und rechtzeitig zu reagieren. Zusätzlich kannst du die gesammelten Daten für zukünftige Projekte oder eine abschließende Analyse nutzen.

Es gibt unzählige Möglichkeiten zur Dokumentation, von Torten- und Balkendiagrammen über Excel-Tabellen bis hin zu schriftlichen Reviews. Insbesondere Projektmanagement Software Lösungen bieten vielseitige Funktionen für die übersichtliche Darstellung und Auswertung des Projektverlaufs. Übertreibe es an dieser Stelle nicht, mit einem Einsatz von zu vielen Werkzeugen. Eine zu große Informationsflut schadet der Übersichtlichkeit und Nachvollziehbarkeit genauso wie der Mangel an Daten.

Wähle lieber nur wenige Methoden, die deinen Projektanforderungen entsprechen, und stelle dafür sicher, dass alle Mitarbeite genau wissen, wie sie mit den Diagrammen und Übersichten richtig umgehen. Ein Projekt lässt sich deutlich leichter umsetzen, wenn alle dieselbe Sprache, auch hinsichtlich der verwendeten Tools, sprechen.

Tipp 6: Evaluiere und adaptiere regelmäßig

Auf Basis von Diagrammen und Übersichten solltest du zudem den aktuellen Projektstand regelmäßig evaluieren. Insbesondere in Softwareprojekten hat sich die agile Methode bzw. das iterative Vorgehen in den letzten Jahren bewährt. Anstatt Projektphasen wie Planung, Durchführung und Analyse streng hintereinander auszuführen, wie beispielsweise beim klassischen Wasserfallmodell, werden die einzelnen Phasen immer wieder durchlaufen.

Dadurch bleibst du bei der Projektdurchführung flexibel. Engpässe, Fehlkalkulationen und auch falsch verstandene Anforderungen und Ziele werden schnell bemerkt und du kannst direkt gegensteuern. Setze dich deswegen in regelmäßigen Abständen sowohl mit den einzelnen Teams, als auch mit anderen Stakeholdern oder sogar allen Projektbeteiligten zusammen, und bespreche den erreichten Arbeitsstand, aktuelle Probleme und die Planung für die kommende Woche.

Fazit

Abschließend sind drei Punkte für den Projekterfolg essentiell: Kommunikation, Übersicht und Koordination. Kommunikation schafft ein Arbeitsumfeld, in dem sich deine Mitarbeiter wohlfühlen und Ihre volle Produktivität entfalten können, und vermeidet Missverständnisse. Durch Übersicht und Koordination, beispielsweise durch eine zentrale Projektmanagement-Software, kannst du Aufgaben, Ressourcen, Verantwortlichkeiten, Deadlines und viele weitere Projektaspekte planen und verwalten. All diese Punkte zusammen garantieren schlussendlich die erfolgreiche Umsetzung deiner Projekte.

Autorenkurzprofil:

Philipp Luis
Internationaler Projektmanager mit langjähriger Erfahrung im Online Marketing und IT Bereich.
Ich möchte gerne meine Erfahrungen, sowie Tipps und Tricks beim erfolgreichen umsetzen von Projekten teilen und austauschen. Weitere Informationen zu projectVal hier