Projektdokumentation einfach in Projekten umsetzen

Was genau ist eine Projektdokumentation?

Eine Projektdokumentation ist ein strukturiertes Sammeln, Aufzeichnen und Festhalten von Informationen über alle Aspekte eines Projekts während seines gesamten Lebenszyklus. Sie umfasst alle relevanten Daten, Ereignisse, Entscheidungen, Meilensteine, Risiken und Ergebnisse, die während der Projektlaufzeit auftreten. Diese Dokumentation dient als Nachschlagewerk für alle am Projekt beteiligten Parteien, einschließlich Projektmanager, Teammitglieder, Stakeholder und externe Interessengruppen.

Die Projektdokumentation kann verschiedene Formen annehmen, darunter Berichte, Protokolle, Pläne, Diagramme, Präsentationen und andere schriftliche oder digitale Aufzeichnungen. Sie kann auch multimediale Elemente wie Bilder, Videos oder Audiodateien enthalten, um komplexe Informationen besser zu vermitteln.

Die Vorteile einer Projektdokumentation

1. Transparenz und Nachvollziehbarkeit: Durch die Dokumentation aller Projektaktivitäten und -entscheidungen wird sichergestellt, dass alle Beteiligten den aktuellen Stand und die Entwicklung des Projekts verstehen können.
2. Kommunikation und Zusammenarbeit: Eine umfassende Dokumentation fördert die effektive Kommunikation und Zusammenarbeit innerhalb des Teams und mit externen Stakeholdern, indem sie als gemeinsame Referenz für Diskussionen und Entscheidungen dient.
3. Risikomanagement und Qualitätssicherung: Indem Risiken, Probleme und Fehler dokumentiert werden, ermöglicht die Projektdokumentation eine frühzeitige Identifizierung und Bewältigung von Problemen sowie die Gewährleistung der Qualität der Ergebnisse.
4. Wissenstransfer und Lernprozess: Die Dokumentation von Best Practices, Erfahrungen und Lektionen aus vergangenen Projekten unterstützt den Wissenstransfer innerhalb des Teams und fördert einen kontinuierlichen Lernprozess für zukünftige Projekte.

Eine gut geführte Projektdokumentation ist daher nicht nur ein Verwaltungsinstrument, sondern auch ein wertvoller Teil zur Optimierung von Projektmanagement-Prozessen und zur Steigerung des Projekterfolgs.

Inhalt: Was gehört in eine Projektdokumentation?

Eine umfassende Projektdokumentation ist eine wertvolle Ressource für die Analyse, Bewertung und zukünftige Planung von Vorhaben. Hier sind einige Schlüsselelemente, die in jede Projektdokumentation integriert werden sollten:

Projektberichte

Regelmäßige Projektberichte sind essentiell, um den Fortschritt des Projekts zu verfolgen und über wichtige Entwicklungen zu informieren. Sie enthalten Informationen zu Arbeitsfortschritten, Ressourcennutzung, Budgetausgaben, Risikobewertungen und anderen relevanten Kennzahlen.

Lastenheft und Pflichtenheft: Das sind die Unterschiede

Beim Lastenheft und Pflichtenheft im Projektmanagement denken viele an dasselbe - aber tatsächlich gibt es bei der Definition einen wichtigen Unterschied.

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Lastenheft

Das Lastenheft legt die Anforderungen und Erwartungen des Kunden oder Auftraggebers fest. Es beschreibt detailliert die gewünschten Funktionen, Leistungen und Eigenschaften des Produkts oder der Dienstleistung, die im Rahmen des Projekts entwickelt werden sollen.

Pflichtenheft

Das Pflichtenheft spezifiziert die konkreten Aufgaben, Verantwortlichkeiten und Verpflichtungen aller Projektbeteiligten. Es definiert klare Arbeitspakete, Meilensteine und Zeitpläne, um sicherzustellen, dass das Projekt effizient und effektiv umgesetzt wird.

Projektabschlussberichte

Der Projektabschlussbericht fasst die Ergebnisse, Erfahrungen und Erkenntnisse des Projekts zusammen. Er beinhaltet eine Bewertung der Zielerreichung, eine Analyse von Erfolgen und Misserfolgen, Empfehlungen für zukünftige Projekte sowie eine Übersicht über ausstehende Aufgaben und offene Punkte.

Eine sorgfältig zusammengestellte Projektdokumentation, die diese wesentlichen Elemente enthält, sorgt für die Nachhaltigkeit eines Projekts. Sie dient nicht nur als Referenz für alle Projektbeteiligten, sondern auch als Grundlage für eine effiziente Kommunikation.

Vorgehen für eine Projektdokumentation in 6 Schritten

Die Erstellung einer Projektdokumentation erfordert eine strukturierte Herangehensweise und sorgfältige Planung. Hier sind sechs Schritte, um eine Projektdokumentation zu erstellen:

1. Projektziele und Anforderungen definieren: Beginne mit der Festlegung klarer Projektziele und Anforderungen. Verstehe die Erwartungen der Stakeholder und identifiziere die wesentlichen Aspekte, die dokumentiert werden müssen.
2. Dokumentationsplan erstellen: Entwickle einen detaillierten Plan für die Projektdokumentation, der die zu erfassenden Informationen, die Zuständigkeiten der Teammitglieder, den Zeitplan für die Dokumentation sowie die verwendeten Tools und Formate umfasst.
3. Dokumentation während des Projektlebenszyklus pflegen: Erfasse relevante Informationen kontinuierlich während des gesamten Projektlebenszyklus. Dies umfasst regelmäßige Updates zu Arbeitsfortschritten, Besprechungsprotokolle, Änderungen im Projektumfang und anderen wichtigen Ereignissen.
4. Strukturierte Dokumentation verwenden: Verwende eine einheitliche Struktur und Formatierung für die Dokumente, um die Übersichtlichkeit und Nachvollziehbarkeit zu verbessern. Dies kann die Verwendung von Vorlagen für Berichte, Checklisten für Meetings und eine einheitliche Benennung von Dateien umfassen.
5. Qualitätssicherung und Überprüfung: Führe regelmäßige Überprüfungen der Projektdokumentation durch, um sicherzustellen, dass alle Informationen korrekt, aktuell und vollständig sind. Dies kann durch Reviews, Qualitätssicherungsprozesse und Feedbackschleifen erreicht werden.
6. Abschlussdokumentation erstellen: Nach Abschluss des Projekts, erstelle einen umfassenden Projektabschlussbericht, der die wichtigsten Ergebnisse, Erfahrungen, Lessons Learned und Empfehlungen für zukünftige Projekte zusammenfasst.

Vorlagen für eine gelungene Projektdokumentation

Vorlagen im Projektmanagement sorgen dafür, dass alle relevanten Schritte erfasst werden und kein Ereignis vergessen wird. Online gibt es zahlreiche Vorlagen als Word- oder Excel-Datei. Diese Vorlagen haben allerdings den großen Nachteil, dass Teams kein Big Picture erhalten, zahlreiche Revisionen entstehen und es keinen zentralen Ablageort gibt. 

Mit dem Einsatz eines Projektmanagement-Tools wird die Dokumentation quasi on the fly erstellt, da alle Veränderungen und Projektschritte aufgezeichnet werden. Außerdem sind Kennzahlen, Analysen und Dateien an einem Ort hinterlegt.

Bildquelle: Pexels - fauxels

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Projektdokumentation in einem PM-Tool umsetzen

Heutzutage ist eine Projektmanagement-Software in den meisten Unternehmen unverzichtbar. Mit PM-Tools werden Projekte nachvollziehbar und für alle Mitarbeiter transparent dargestellt, ohne großen Mehraufwand.

Durch die digitale Erfassung wird der zeitliche Aufwand minimiert und ein hoher Nutzen gezogen – das Gleiche gilt für die Projektdokumentation mithilfe von Projektmanagement-Tools. Der Vorteil: Die Dokumentation erfolgt quasi automatisch.

Sie erleichtert die Dokumentation, sodass möglichst wenig Zeit darauf verwendet wird und das Hauptaugenmerk auf dem Projekt selbst liegt. Eine mögliche Software-Lösung ist factro. Mit factro werden Aufgaben strukturiert, Unterlagen geordnet und gleichzeitig findet eine umfassende Dokumentation statt, ohne zusätzlichen Aufwand.

Bildquelle: factro

Im PM-Tools hast du alle Details im Blick:

• Projektziele
• Verantwortlichkeiten
• Meilensteine
• Zeiträume
• Soll-/Ist-Vergleiche
• Planaufwände
• Tasks
• Teilaufgaben

Der Einsatz einer Projektmanagement-Software bietet erheblichen Mehrwert: Sie automatisiert viele Dokumentationsprozesse, spart Zeit und minimiert Fehlerquellen. Durch die zentrale Erfassung aller Projektinformationen und die kontinuierliche Aktualisierung schafft eine PM-Software eine umfassende Übersicht und erleichtert die Nachverfolgbarkeit. Dies führt nicht nur zu einer höheren Effizienz im Projektablauf, sondern auch zu besseren Entscheidungen und langfristigem Lernerfolg für zukünftige Projekte.

Häufige Fehler bei der Dokumentation von Projekten

Trotz ihrer Vorteile können Projektdokumentationen oft fehlerhaft sein, was zu ineffizienten Arbeitsabläufen und Problemen führen kann. Zu den häufigsten Fehlern gehören:

1. Unzureichende Dokumentation: Wenn wichtige Informationen nicht erfasst oder unvollständig dokumentiert werden, kann dies zu Missverständnissen, Fehlinterpretationen und Fehlentscheidungen führen.
2. Mangelnde Strukturierung: Eine unstrukturierte Projektdokumentation erschwert es, relevante Informationen zu finden und zu nutzen. Es ist wichtig, klare Richtlinien und Vorlagen für die Dokumentation zu verwenden, um die Konsistenz und Übersichtlichkeit zu verbessern.
3. Fehlende Aktualisierung: Eine Projektdokumentation muss kontinuierlich aktualisiert werden, um den aktuellen Stand des Projekts widerzuspiegeln. Vernachlässigte Aktualisierungen können zu veralteten Informationen führen, die die Entscheidungsfindung beeinträchtigen.
4. Mangelnde Überprüfung: Ohne regelmäßige Überprüfung können Fehler und Inkonsistenzen in der Projektdokumentation übersehen werden, was zu falschen Schlussfolgerungen und Problemen im Projektverlauf führt.
5. Unzureichende Schulung und Unterstützung: Ein Mangel an Schulung und Unterstützung für die Projektbeteiligten kann dazu führen, dass die Bedeutung der Projektdokumentation unterschätzt wird und die Einhaltung der Dokumentationsrichtlinien vernachlässigt wird.

Fazit: Projektdokumentation als Schlüssel

Zusammenfassend lässt sich sagen, dass eine detaillierte Projektdokumentation essenziell für den Projekterfolg ist, indem sie Transparenz, klare Kommunikation und effizientes Risikomanagement ermöglicht. Mit einer gut integrierten Projektmanagement-Software wird die Dokumentation nahtlos in den Arbeitsprozess eingebettet, was den Fokus auf die eigentlichen Projektaufgaben verstärkt und gleichzeitig eine zuverlässige Grundlage für die erfolgreiche Umsetzung und Abschluss von Projekten bietet.