Compliance Management: Wissenswertes zur regelkonformen Unternehmensführung

Compliance – Definition und Grundlagen

Die Berührungspunkte von Unternehmen mit Gesetzen und Vorschriften sind vielfältig. Während beispielsweise ein Vergnügungspark sicherstellen muss, dass seine Fahrgeschäfte keine Gefahr für die Gäste darstellen, müssen Nahrungsmittelhersteller strenge Vorgaben bei der Produktion einhalten und der E-Commerce muss für die Datensicherheit Sorge tragen. Aufgrund der Komplexität sind die Risiken für zivil- und strafrechtliche Folgen enorm.

Beim Blick auf vorbeugende Maßnahmen für Unternehmen ist Compliance ein elementares Pflichtprogramm. Der englische Begriff steht im Deutschen für Konformität, lässt sich aber auch mit der Einhaltung von Vorschriften übersetzen. Die ibau Akademie – eine Wissensplattform für Betriebe des gleichnamigen Info-Dienstes für Ausschreibungen und Aufträge ­– erklärt die Definition von Compliance einfach nachvollziehbar:

„Unternehmen jeder Größe und Branche müssen sicherstellen, dass aus dem Unternehmen heraus keine Gesetzesverstöße begangen werden. Diese Gesetzes- oder Regelkonformität wird als Compliance bezeichnet.“

Im entsprechenden Glossar macht der Informationsdienst ergänzend auf vier wesentliche Richtlinien beziehungsweise Gesetze aufmerksam, die auf nationaler und internationaler Ebene für eine gesetzeskonforme Unternehmensführung erlassen wurden: 

• Die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO), 
• den Deutschen Corporate Governance Kodex (DCGK),
• den Sarbanes-Oxley Act (SOX) und 
• den Controlling the Assault of Non-Solicited Pornography And Marketing Act – kurz CAN-SPAM Act.

Der DCGK dient in Deutschland als wichtige Grundlage für eine juristisch korrekte Verhaltensweise. Darin enthalten sind unter anderem Empfehlungen für eine entsprechende Unternehmensführung und Vorschriften zum Leiten und Überwachen von börsennotierten Gesellschaften in der Bundesrepublik. 

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Bedeutung des Compliance Managements

Mit einem gezielten Compliance Management können Unternehmen gewährleisten, dass alle Betriebsangehörigen regelkonform handeln und das Haftungsrisiko minimiert wird. Das Compliance Management sollte inzwischen fester Bestandteil der Unternehmensführung sein. Es stellt regelkonformes Verhalten sicher. Letzteres kann sich sowohl auf Gesetze als auch interne Regelungen beziehen. Ein solides Compliance Management umfasst alle Bereiche eines Betriebs und berücksichtigt sämtliche Rechtsnormen, die damit in Verbindung stehen.

Damit die Maßnahmen Erfolg haben, müssen sich Unternehmen einen Überblick verschaffen und alle Tätigkeitsfelder sorgfältig auf potenzielle Verletzungen der jeweiligen Pflichten hin prüfen. Pauschalisieren lassen sich diese nicht – schließlich bringt jede Branche, jedes Kerngeschäft und jede individuelle Form der gewerblichen Aktivität ganz eigene Normen sowie Gesetze mit sich. Und das sowohl auf nationaler und internationaler Ebene als auch im Strafrecht sowie im privaten und öffentlichen Recht. Um dennoch eine Orientierung zu geben, wurden zu den bereits genannten Richtlinien weitere arrangiert:

• EU-Geldwäscherichtlinien
• Geldwäschegesetz (GwG) – Deutschland
• Bribery Act (Antikorruptionsgesetz Vereinigtes Königreich) 
• Foreign Corrupt Practices Act (FCPA) – (Bundesgesetz der USA)

Ohne Compliance Management werden Unternehmen schnell mit existenzbedrohenden Situationen konfrontiert. Hohe Bußgelder, Geldstrafen und kostspielige Schadensersatzklagen sind nur einige der vielen möglichen Folgen. Nicht zu vergessen die potenziellen Reputationsschäden, welche die Wettbewerbsfähigkeit langfristig zunichtemachen können. Reputation meint den guten Ruf beziehungsweise das Ansehen. Letzteres kann durch ein mangelhaftes oder gar fehlendes Compliance Management erheblich Schaden nehmen. 

Compliance Management System

Das Compliance Management legt potenzielle Schadensfälle offen und erlaubt die frühzeitige Ergreifung wirksamer Gegenmaßnahmen. Obwohl es Chefsache ist, muss die Belegschaft direkt in die Prozesse eingebunden werden. Compliance Schulungen sind ratsam, damit alle auf dem gleichen Stand sind und wissen, worauf es ankommt.

Damit alle Gesetze und Regeln konsequent eingehalten werden, setzen viele Betriebe auf ein Compliance Management System (CMS). Gemeint ist hiermit die Gesamtheit aller Prozesse, Strukturen und Maßnahmen innerhalb einer Organisation zur Sicherstellung der Regelkonformität. Ob dabei auch eine Software Verwendung findet, um sich die Umsetzung der erarbeiteten Compliance-Mechanismen im Geschäftsalltag zu erleichtern, hängt von deren Komplexität ab. Der Marktplatz für Branchenlösungen und betriebliche Software SoftGuide stellt eine aktuelle Marktübersicht bereit. Unter der gelisteten Software beispielsweise Quentic, HITGuard GRC und Georg.