Gründer FAQ: Darauf müssen Mitarbeiter achten

Darf ich mein Firmenhandy oder Dienstlaptop auch privat nutzen?

Ein Arbeitshandy oder -Laptop ist eine feine Sache: Mitarbeiter bekommen vom Unternehmen ein Gerät gestellt und können es oft sogar privat nutzen. Oder? Ganz so einfach ist das leider nicht. Häufigen fehlen zudem klare Regelungen über die Nutzung des Firmenlaptops oder -Handys. Dabei sollten sowohl Arbeitgeber als auch Arbeitnehmer einige Dinge beachten, damit das Firmengerät nicht zum ultimativen Streitthema eskaliert.

Häufig bekommen Angestellte von ihrem Arbeitgeber ein Firmenhandy oder einen Dienstlaptop zur Verfügung gestellt. Auf diese Weise wird ermöglicht, dass der Arbeitnehmer von überall, also auch von unterwegs oder aus dem Homeoffice arbeiten kann. Soweit das Gerät über einen mobilen Internetanschluss verfügt, besteht die technische Möglichkeit E-Mails zu versenden, online Informationen abzurufen sowie Aufgaben und Termine zu verwalten. Wer ein solches Firmenhandy oder -Laptop besitzt, sollte allerdings genau wissen, in welchen Umfang er es auch privat nutzen darf. Sonst drohen üble Konsequenzen. In diesem Gründer FAQ gehen wir der Problematik auf die Spur und beschäftigen uns mit folgenden Fragen:

Definition: Firmenhandy und Dienstlaptop

Bei einem Diensthandy oder auch Firmenhandy handelt es sich um ein Mobil- oder Smarttelefon, das einem Arbeitnehmer vom Arbeitgeber für dienstliche Angelegenheiten zur Verfügung gestellt wird. Ein Arbeitslaptop bzw. Dienstlaptop ist ein Computer, den der Arbeitgeber dem Angestellten – vorrangig für Arbeitszwecke – zur Verfügung stellt. Diese Geräte zählen zum Eigentum des Arbeitgebers.

Vorsicht bei privater Nutzung von Firmenhandy oder Dienstlaptop

Zunächst können Angestellte aufatmen: Der Arbeitgeber kann auch die private Nutzung des Firmenhandy oder -Laptop, erlauben. Viele Firmen werben sogar damit, denn schließlich ist es für den Arbeitnehmer bequemer und schneller, private Angelegenheiten über das Firmengerät erledigen zu können. Firmen sind deutlich attraktiver für Arbeitnehmer, wenn die private Nutzung der Dienstgeräte erlaubt ist.

Wer jedoch unerlaubt oder ohne vorherige Absprache das Firmenhandy zu privaten Zwecken nutzt, riskiert eine Abmahnung und kann im Ernstfall seinen Job verlieren. Im Ergebnis ist die private Nutzung von Dienstgeräten also nicht per se erlaubt, die Absprache ist entscheidend. Sofern keinen Vereinbarung geschlossen wurde, ist davon auszugehen, dass keine private Nutzung seitens des Arbeitgebers vorgesehen ist. Arbeitnehmer empfehlen wir daher sich unbedingt Klarheit darüber verschaffen, welche Aktivitäten mit dem Laptop des Arbeitgebers erlaubt sind und welche nicht.

Oftmals ist in Arbeitsverträgen nur die private Nutzung des Diensthandys oder Laptops außerhalb der Arbeitszeit erlaubt. Wer während der Arbeitszeit online surft, seine E-Mails checkt, Apps oder Programme installiert oder das Dienstgerät sonst privat nutzt, riskiert ebenfalls eine Strafe.

Achtung teuer: Verbindungsentgelte

Unabhängig davon, ob der Arbeitnehmer den Dienstlaptop oder das Firmenhandy privat nutzen darf, kann der Arbeitgeber Schadensersatz für Verbindungsentgelte geltend machen. Zum Beispiel hat das Arbeitsgericht Frankfurt einen Fitnesstrainer zur Zahlung von ca. 31.000 Euro Schadensersatz verurteilt. Der besagte Fitnesstrainer hatte auf dem Firmennotebook während seines Urlaubs ausgiebig mit einer UMTS-Karte im Netz gesurft. Sein Arbeitgeber bekam eines Tages die saftige Rechnung und war ganz und gar nicht erfreut.

Überwachung durch den Arbeitgeber – Erlaubt?

Aber wie kann der Arbeitgeber die Einhaltung der Absprache überwachen? Das kommt drauf an: Wenn die Nutzung des Internets bzw. des Firmenhandys zu privaten Zwecken von der Firma explizit verboten wurde, darf der Arbeitgeber Stichproben vornehmen, um das Surfverhalten seiner Angestellten auszuleuchten. Nicht erlaubt ist es Vorgesetzten dagegen, private E-Mails oder Chats des/der Verdächtigten zu lesen. Allerdings muss der Arbeitgeber hierbei das Persönlichkeitsrecht des Arbeitnehmers beachten. Sofern der Arbeitnehmer sein Firmenhandy ausdrücklich auch privat nutzen darf, ist eine Überwachung nicht erlaubt.

Auf keinen Fall darf Arbeitgeber auf Dienstgeräten Programme installieren, die die Arbeitsweise und das Verhalten am PC generell überwachen und protokollieren. Solche Programme verstoßen klar gegen das Persönlichkeitsrecht des Arbeitnehmers.

Einzige Ausnahme stellt die sogenannte anlassbezogene Überwachung dar. Hierzu gehören die Überwachung von Räumen mit einem höheren Gefahrenrisiko oder die Überwachung eines Mitarbeiters, der einer Straftat verdächtig ist.

Privatnutzung des Dienstlaptops und Abgaben / Steuern

Eine Frage über die Arbeitgeber und Arbeitnehmer in diesem Zusammenhang häufig diskutieren ist, ob die private Nutzung des Firmenhandys oder Dienstlaptops ein nicht versteuernder „geldwerter Vorteil“ ist.

Firmenhandy oder Dienstlaptop privat nutzen: Das ist außerdem zu beachten

Erreichbarkeit

Auch wenn Mitarbeiter ihr Diensthandy privat nutzen dürfen heißt das nicht, dass sie rund um die Uhr für den Arbeitgeber erreichbar sein müssen. Insbesondere muss das Handy nicht außerhalb der Arbeitszeit eingeschaltet sein. Anders kann sich die Lage hier allerdings gestalten, wenn etwa eine Rufbereitschaft im Arbeitsvertrag oder mündlich vereinbart wurde. Für Rufbereitschaft stehen dem Arbeitnehmer dann im Gegenzug auch Vergütungsansprüche zu.

Datenschutz

Ein weiteres wichtiges Thema im Zusammenhang mit der privaten Nutzung von Firmenhandys und Dienstlaptops ist der Datenschutz. Denn: Arbeitgeber müssen sich an das Fernmeldegeheimnis halten. Sie dürfen weder die Verbindungsdaten ihrer Mitarbeiter einsehen, noch Inhalte von E-Mails überprüfen – ganz egal ob privat oder dienstlich. Jedoch kann ein Arbeitgeber zu jeder Zeit verlangen, dass sein Mitarbeiter ihm das Firmenhandy aushändigt. Seine privaten Daten wie Telefonnummern oder E-Mails darf der Angestellte dann aber vorher vom Gerät entfernen.

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Haftung bei Beschädigung oder Verlust

Dienstgeräte sind zwar praktisch, bergen jedoch auch Risiken: Sie können zum Beispiel gestohlen werden oder verloren gehen. Und wer haftet im Fall eines verschwundenen Arbeitslaptops? Verursacht ein Arbeitnehmer einen Sachschaden am Eigentum seines Arbeitgebers, also zum Beispiel an einem Firmenhandy oder Dienstlaptop, so hat der Arbeitgeber grundsätzlich Anspruch auf Schadenersatz. Dieser Anspruch hängt allerdings davon ab, ob die folgenden Voraussetzungen erfüllt sind:

  • Der Arbeitnehmer hat seine Pflichten verletzt. Dies können neben arbeitsvertraglichen Pflichten auch ungeschriebene Pflichten sein, die sich aus dem konkret entstandenen Sachverhalt ergeben. Hat der Arbeitnehmer das Firmennotebook beispielsweise bei geöffnetem Fahrerfenster im Auto liegen lassen, ist dies ein Verstoß.
  • Der Schaden ist aufgrund vorsätzlicher oder fahrlässiger Pflichtverletzung des Arbeitnehmers eingetreten.
  • Zwischen der Pflichtverletzung und dem Schadenseintritt besteht ein kausaler Zusammenhang.

Fazit: Das Firmenhandy nur nach Absprache privat nutzen

Ein Dienstgerät ist nur dann privat zu nutzen, wenn eine ausdrückliche Erlaubnis des Arbeitgebers vorliegt. Ist die private Nutzung hingegen nicht gestattet, ist davon abzuraten. Abmahnung und sogar Kündigung sind möglich Folgen einer unerlaubten Nutzung. Bei Unklarheit sollten Arbeitnehmer unbedingt direkt mit ihrem Arbeitgeber sprechen. Dieser kann die Nutzung in Einzelfällen gestatten.

Häufige Fragen (FAQ) zu Dienstlaptop oder Firmenhandy privat nutzen

Was ist ein Firmenhandy?

Bei einem Firmenhandy handelt es sich um ein Mobiltelefon, das einem Arbeitnehmer vom Arbeitgeber für dienstliche Angelegenheiten zur Verfügung gestellt wird.

Darf ich mein Firmenhandy privat nutzen?

Firmenhandys, aber auch Dienstlaptops und sonstige Arbeitsgeräte dürfen nur nach Absprache mit dem Arbeitgeber privat genutzt werden.

Ist die Bereitstellung eines Firmenhandys ein geldwerter Vorteil?

Grundsätzlich handelt es sich bei einem Firmenhandy nicht um einen geldwerten Vorteil.

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Über den Autor

Autorenprofil: Luisa Kleinen

Luisa Kleinen

Luisa wurde 1996 in Bonn geboren und studierte nach ihrem Abitur Rechtswissenschaften mit Abschluss des ersten Staatsexamen (Schwerpunkt Internationales Strafrecht und Medienstrafrecht) an der Universität zu Köln. Parallel zu ihrem Studium war sie einige Jahre als Studentische Hilfskraft in der Forschungsstelle für Medienrecht an der TH-Köln tätig. Dadurch erhielt sie einen tiefen Einblick in das Medien-, IT- und Datenschutzrecht und sammelte erste redaktionelle Erfahrungen. Später arbeitete sie als Assistenz der Geschäftsführung in einem Gastronomiebetrieb und erweiterte hier ihre Kenntnisse im Personal- und Projektmanagement. Seit August 2021 ist sie als Praktikantin in der Online-Redaktion von Gründer.de tätig.

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