Geschäftsverträge – das sollten Gründer darüber wissen!

Vertragliche Vereinbarungen

Eine Unternehmensgründung ist mit einer Vielzahl Formalitäten verbunden. Zu den wichtigsten Geschäftsgrundlagen gehören die Verträge. Vertragliche Vereinbarungen sollen transparent und aussagekräftig sein, die Zusammenarbeit regeln und Probleme vermeiden. Die Wirklichkeit sieht jedoch ein wenig anders aus. Achtest du nicht genug auf deine Vertragsabschlüsse, dann können Nachteile für deine Firma entstehen. Um Unstimmigkeiten und Missverständnisse zu vermeiden, solltest du Verträge genau durchlesen, bevor du sie unterschreibst. Die neue Tätigkeit als Unternehmer hält durchaus einige Herausforderungen bereit.

Das Vertragswesen ist ein wichtiges Thema. Im schlimmsten Fall bist du durch vertragliche Vereinbarungen längerfristig an deine Vertragspartner gebunden. Ein Beispiel dafür sind Abonnements, die oft abgeschlossen werden, weil sie mit Vergünstigungen verbunden sind. Es ist nachvollziehbar, dass eine neue Firma Fachzeitschriften, Telefon- und Internetverträge braucht. Du solltest jedoch bedenken, dass Abonnements oft eine langfristige vertragliche Bindung beinhalten. Dies bedeutet, dass du aus einem Abo-Vertrag nicht so schnell herauskommst, auch wenn sich das Abonnement als unnötig oder zu teuer erweist. Lies dir deshalb die Vertragsklauseln (das „Kleingedruckte“) ganz genau durch. Informiere dich über deine Rechte. Schau dir deine Verträge genau an und achte dabei auch auf die Kündigungsfrist. Wie lange ist die Laufzeit? Verlängert sich der Vertrag automatisch?

Vertrag anfechten: 5 Wege aus einem geschlossen Vertrag

Ein geschlossener Vertrag muss eingehalten werden? Nicht immer! Mit diesen 5 Wegen kannst du deinen Vertrag anfechten und schnell kündigen.

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Verträge kündigen

Ist das Abonnement zeitlich befristet oder muss es gekündigt werden? Diese Details spielen eine wichtige Rolle. Setze dich mit dem Dienstleister in Verbindung, falls die Vertragsinformationen dürftig oder unklar sind. Das Unternehmen ist zur Auskunft verpflichtet. Diese wird meistens auch telefonisch erteilt. Eine Vertragskündigung ist jedoch nicht einfach am Telefon möglich. Im eigenen Interesse sollte die Kündigung eines Vertrags immer schriftlich erfolgen. Auf diese Weise ist später nachweisbar, dass die Vertragskündigung fristgerecht war. Oft muss der Nachweis einer ordentlichen Kündigung erbracht werden. Deshalb sollte eine Kopie des Kündigungsschreibens archiviert werden. Der sicherste Weg, einen Vertrag aufzulösen, ist per Brief, der mit Einschreiben zugestellt wird. Die Kopie des Kündigungsschreibens sowie der Einlieferungsbeleg des Einschreibens gelten als Nachweise über die fristgerechte Kündigung.

Bei der Einhaltung von Kündigungsfristen ist jedoch nicht das Absendedatum maßgeblich, sondern der Tag, an dem das Kündigungsschreiben dem Empfänger zugestellt wurde. Der Kündigungsbrief muss zudem die wesentlichen Vertragsdaten enthalten, damit der Empfänger die Kündigung richtig zuordnen kann. Eine Möglichkeit, ein rechtlich korrektes Schreiben zu verfassen, sind Online-Kündigungstools, die Vorlagen standardisierter Kündigungsschreiben bieten. So kann beispielsweise mithilfe eines Muster-Kündigungsschreibens eine Kündigung in PDF- oder Word-Format erstellt werden. Manche Dienstleister übernehmen gegen eine Gebühr sogar die Versendung des Kündigungsschreibens.

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Können KI-Chatbots als „Mitarbeiter“ Verträge schließen?

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Der Umgang mit vertraulichen Daten

Verträge abzuschließen zählt zu den ersten Handlungen jedes neuen Unternehmers oder Unternehmerin. Vertraglich wird die Anmietung von Geschäftsräumen oder Lagerhallen und Büros geregelt. Auch für das firmeneigene Bankkonto, für Telefon- und Internetverbindungen müssen entsprechende Verträge abgeschlossen werden. Ist die Rekrutierung von Mitarbeiter geplant? Deine Angestellten erwarten einen klar strukturierten Arbeitsvertrag, in dem die wichtigsten Informationen über das Arbeitsverhältnis enthalten sind. Dazu zählen neben der Stellenbeschreibung, die Arbeitszeit, das Gehalt und auch der Urlaubsanspruch. Im Umgang mit Verträgen ist Sensibilität bei der Datenerhebung und der Datenspeicherung gefordert. Für dich als Unternehmer*in bedeutet das, rechtskonform mit Bewerberdaten umgehen. Der richtige Umgang mit personenbezogenen Daten ist in der aktuellen Version der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) geregelt.

Aufbewahrungsfristen für Verträge

Gekündigte oder abgelaufene Verträge dürfen in einem Unternehmen nicht einfach weggeworfen werden. Für die meisten Vertragsarten besteht eine sogenannte gesetzliche Aufbewahrungsfrist. Davon betroffen sind beispielsweise Leasingverträge für Firmenfahrzeuge, Computer oder Maschinen. Die Fristen zur Aufbewahrung sind unter anderem von der Kategorie der Schriftstücke abhängig. Aus steuerlichen Gründen gilt eine zehnjährige Aufbewahrungsfrist für alle Ein- und Ausgangsrechnungen. Dabei beginnt die gesetzliche Frist in dem Jahr, in dem der Vertrag abläuft. Während dieser Zeit müssen die Dokumente im Unternehmen an einem sicheren Platz aufbewahrt werden. Wichtig ist, dass nur berechtigte Personen Zugriff auf diese Dokumente haben.

Besonders sensible Dokumente wie Geschäftsbücher, Jahresabschlüsse, Bilanzen, Kontoauszüge und Gehaltsabrechnungen müssen daher sehr sicher aufbewahrt werden. Als Unternehmer legst du die Zugriffsbeschränkung fest und entscheidest somit, wer Einsicht in die Dokumente haben darf. Außerdem sind wichtige Dateien vor Einbruch und Brand zu schützen. Meistens werden schriftliche Dokumente im Tresor oder einem Safe aufbewahrt. Im Zeitalter der Digitalisierung kannst du dir diese Arbeit vereinfachen, indem wichtige Schriftstücke digitalisiert werden.

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Gesellschaftsvertrag: Darum ist er bei der Gründung wichtig

Der Gesellschaftsvertrag ist für Gesellschaften, wie die GmbH, Pflicht, er kann aber auch für Personengesellschaften, wie die GbR, hilfreich sein.

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Gesellschaftsvertrag und Geschäftsführervertrag

Manche Verträge betreffen dich selbst. Gründest du eine Firma gemeinsam mit mehreren Personen, dann wird zunächst ein Gesellschaftsvertrag geschlossen. In einer Gesellschaft haben die einzelnen Gesellschafter Rechten und Pflichten. Im Gesellschaftsvertrag wird festgelegt, wer für welche Aufgaben und Geschäftsbereiche verantwortlich ist. Dieser Vertrag ist nicht zu verwechseln mit dem Geschäftsführervertrag, in dem es um die Vergütung der Geschäftsführung geht. Außerdem enthält ein Geschäftsführervertrag wichtige Details wie Urlaubsansprüche und Sachbezüge, aber auch eine Konkurrenzklausel, ein Wettbewerbsverbot und die Regelungen über Nebentätigkeiten.

Neben den Bezügen des Geschäftsführers sowie deren Zusammensetzung ist auch die Vertragsdauer festgeschrieben. Die vertraglichen Vereinbarungen bilden die Grundlage für das Management eines Unternehmens. Geschäftsführer gelten nicht als Angestellte. Die Bestellung eines oder mehrerer Geschäftsführer (je nach Größe des Unternehmens) wird im Handelsregister eingetragen. Ein wichtiges Kriterium sind die Haftungsbeschränkungen. Die Gesellschafter eines Unternehmens haften bei schuldhaften Pflichtverletzungen gegenüber ihrer Gesellschaft. Die Höchsthaftungssumme ist in den Haftungsbeschränkungen beschrieben.

Vertragliche Haftung und Haftungsbeschränkung

Die vertragliche Haftung oder Haftungsbeschränkungen der Gesellschafter haben nichts mit den allgemeinen Geschäftsbedingungen des Unternehmens (AGB) zu tun. Bei den AGB handelt es sich um standardisierte Vertragsbestimmungen. Sie dienen dazu, Geschäftsbeziehungen auf der jeweils gleichen vertraglichen Grundlage abzuwickeln. Allgemeine Geschäftsbedingungen betreffen Geschäftspartner, Lieferanten und Kunden deiner Firma. Obwohl keine allgemeine Pflicht zur Verwendung von AGB besteht, profitiert vor allem das Unternehmen davon. Die allgemeinen Geschäftsbedingungen werden von jeder Firma selbst definiert. Somit besteht die Möglichkeit, die Bestimmungen an den Bedarf des eigenen Unternehmens anzupassen. Mit der Anwendung von AGB bringt eine Firma zum Ausdruck, dass die Bestimmungen nicht verhandelbar sind.