Elektronisches Fahrtenbuch: Das sind die besten Anbieter

Definition: Was ist ein elektronisches Fahrtenbuch?

Wer einen Dienstwagen hat, muss für private Fahrten damit Steuern zahlen. Für Dienstfahrten mit einem privaten Auto bekommt man hingegen Geld zurück. Versteuert wird der Privatanteil dabei entweder mit der 1-Prozent-Pauschale oder mit dem Fahrtenbuch, welches handschriftlich oder elektronisch geführt werden kann. Mit dem Fahrtenbuch kann das Finanzamt dann genau nachvollziehen, wann welche Fahrten gemacht wurden. Jedoch fällt das handschriftliche Fahrtenbuch bei 99 Prozent aller Betriebsprüfungen durch. Besser kann es also sein, auf die elektronische Variante und damit das digitale Fahrtenbuch zurückzugreifen.

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Die Funktionsweise: Fahrtenbuch oder 1-Prozent-Pauschale?

Damit du den Privatanteil der Fahrtkosten versteuern kannst, kannst du zwischen zwei Methoden beim digitalen Fahrtenbuch wählen:

• Die pauschale 1-Prozent-Regelung
• Die Ermittlung der tatsächlichen Autokosten mithilfe eines Fahrtenbuches

Viele Angestellte mit Dienstwagen nutzen die 1-Prozent-Methode. Bei dieser wird bei der Berechnung der Einkommenssteuer ein Prozent des Bruttolistenpreises des Wagens zum monatlichen Gehalt hinzugerechnet. Dieser sogenannte geldwerte Vorteil erhöht somit das Bruttogehalt und durch die Steuerprogression den Steuersatz. Dadurch wird im Monat mehr Lohnsteuer abgeführt, was zu weniger Nettogehalt führt.

Soweit die pauschale Regelung zulässig ist, sollte sich jeder überlegen, ob er sie tatsächlich nutzen will. Denn es gibt einige Situationen, in denen sie teurer sein kann und sich ein Fahrtenbuch somit mehr lohnt:

• Der Bruttolisten-Neupreis des Autos ist sehr hoch
• Du hast das Auto gebraucht gekauft oder es ist relativ alt
• Die Distanz zwischen Wohnung und Arbeitsplatz ist groß
• Du fährst wenig aus privaten Gründen
• Bei Selbstständigen: Das Auto ist bereits vollständig abgeschrieben
• Die als Betriebsausgaben absetzbaren laufenden Kosten sind relativ niedrig

In diesen Fällen kann sich das Führen eines Fahrtenbuches mehr lohnen. Schließlich zählen beim Fahrtenbuch fast alle Kosten, die für das Auto anfallen. So beispielsweise Benzin, Versicherung, Reparaturen oder Parkgebühren.

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5 Kategorien an Fahrten für das Fahrtenbuch

Wer sich für das Führen eines Fahrtenbuches entscheidet, muss hierbei die strengen Regeln beachten. Das gilt sowohl für das handschriftlich geführte, als auch für das elektronische Fahrtenbuch. Hierbei gibt es fünf Kategorien von Fahrten, von denen du die ersten drei in jedem Fall aufzeichnen musst:

• Dienstliche Fahrten (Datum, Abfahrts- und Zielort, Kilometerstand zu Beginn und am Ende der Fahrt, Reisestrecke und Reisezweck)
• Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsplatz (Datum und Kilometerangabe, Kosten lassen sich mit der Entfernungspauschale abrechnen)
• Private Fahrten (Datum und Distanz)
• Familienfahrten
• Fahrten, die mit anderen Einkünften zusammenhängen, beispielsweise bei einer Ferienwohnung

Falls sich mehrere Personen im Fahrzeug befinden, gilt es auch, den jeweiligen Fahrer einzutragen.

Drei Arten elektronischer Fahrtenbücher

Wer keine Lust auf den Aufwand hat, den das Schreiben von handschriftlichen Fahrtenbüchern mit sich bringt, der sollte zu einem elektronischen Fahrtenbuch greifen. Dieses nimmt einem einigen Aufwand beim Notieren und Auswerten ab und erinnert dich daran, falls ein Eintrag fehlt. Beim elektronischen Fahrtenbuch gibt es drei unterschiedliche Typen:

• Navigationssystem mit Fahrtenbuch: Bei einigen Autoherstellern kann das eingebaute Navigationssystem als digitales Fahrtenbuch genutzt werden.
• Software: Es gibt einige Programme für Fahrtenbücher, die sich beispielsweise durch eine App mit dem Smartphone kombinieren lassen. Die App protokolliert die Fahrten und überträgt sie an die Software. Am Computer lässt sich dann ein elektronisches Fahrtenbuch erstellen.
• Dienstleister: Bei einem Dienstleister sind die Hardware und die Software aufeinander abgestimmt. So werden alle steuerlichen Voraussetzungen erfüllt – auch die zehnjährige Archivierungspflicht.

5 Anbieter elektronischer Fahrtenbücher

Im folgenden wollen wir dir nun vier Anbieter elektronischer Fahrtenbücher vorstellen, damit du genau den passenden findest, mit dem du dir dein Geld zurückholen kannst.

1. Vimcar

Bei Vimcar handelt es sich um ein elektronisches Fahrtenbuch, welches automatisch die gefahrene Wegstrecke für das Fahrtenbuch aufzeichnet. Das funktioniert über einen OBD (On-Board-Diagnose)-Stecker, der alle Daten direkt online abspeichert. Eine integrierte SIM-Karte überträgt die Daten direkt auf die Vimcar-Server. Wenn du deine Daten einsehen möchtest, kannst du die passende App für das digitale Fahrtenbuch installieren, auf der alle Fahrten automatisch gespeichert sind.

2. FLEETIZE

Das elektronische Fahrtenbuch von FLEETIZE funktioniert auch über einen Tracker, der sich einfach im Auto einstecken lässt. Nach jeder Fahrt sendet der Tracker alle wichtigen Informationen zu der Fahrt an dein Smartphone, Tablet oder deinen Computer. Dort lassen sich die einzelnen Fahrten komfortabel pflegen. Zudem kann das elektronische Fahrtenbuch auf Wunsch fahrzeugbezogen und von mehreren Fahrern gepflegt sein.

3. Squaretrip

Mit Squaretrip läuft die Fahrtenerfassung vollautomatisch und per Smartphone. Hier ist keine zusätzliche Hardware notwendig und es müssen keine Fahrten manuell gestartet werden. Alle Daten sind jederzeit in einem Report exportierbar Zudem kannst du mit Squaretrip deine Daten mit einem Klick in Privatfahrten, Arbeitsweg und Geschäftsfahrt kategorisieren. Die App merkt sich diese Angaben und kategorisiert künftige Fahrten automatisch.

4. PACE

Bei PACE handelt es sich um eine Fahrtenbuch App. Einmal installiert, verbindet sich dein Smartphone automatisch mit dem digitalen Fahrtenbuch, sobald du in dein Auto einsteigst. Die Fahrtenbuchfunktion von PACE protokolliert die Daten auch im Hintergrund. Das heißt, die App muss auf deinem Handy nicht sichtbar sein, um zu funktionieren. Sie zeichnet alle Daten auch lückenlos im Hintergrund auf. Sobald die Fahrt beendet ist, kann man die Fahrt mit einem Tap als „geschäftlich“, „privat“ oder „Arbeitsstätte“ kennzeichnen.

5. Lexware

Auch bei der Fahrtenbuch-Software von Lexware lassen sich Fahrten ganz einfach mit einem Stecker auszeichnen und über die dazugehörige App abrufen. Der Stecker wird dabei im Auto angebracht und zeichnet dann alle Fahrten auf. Die zurückgelegte Strecke lässt sich dann nach dem Parken direkt an die Fahrtenbuch-App übertragen. In der App lassen sich die Fahrten dann mit wenigen Klicks zuweisen.

Fazit: Digitale Fahrtenbücher können Abläufe vereinfachen

Ob sich ein Fahrtenbuch oder die 1-Prozent-Pauschale besser für dich eignet, muss du selbst entscheiden. Allerdings sollte es beim Fahrtenbuch nicht am Arbeitsaufwand scheitern. Denn mit den zahlreichen Softwares und Apps, lassen sich die Fahrten im Grunde ganz von alleine aufzeichnen. In den meisten Fällen musst du die App nur einmal installieren und dann läuft diese von selbst, sobald du eine Fahrt beginnst. Mit einem der aufgezählten Anbieter gehst du kein Risiko ein, dass die Aufzeichnungen vom Finanzamt nicht akzeptiert werden.

Häufige Fragen (FAQ) zu elektronisches Fahrtenbuch