Mit dem Projektstrukturplan durch deine Projekte navigieren

Vor allem bei großen Projekten ist der PSP der Plan, der dir einen Gesamtüberblick über alle Tasks bietet. Angenommen, du planst eine Großveranstaltung. Du benötigst eine reibungslose Organisation, klare Kommunikation und präzisen Fahrplan, um jedes Detail im Blick zu behalten.

Wir zeigen dir, welche Vorteile ein Projektstrukturplan mit sich bringt, wie du diesen erstellst und wie du ihn mit Hilfe geeigneter Tools digital umsetzen kannst.

Definition: Was genau ist ein Projektstrukturplan?

Ein Projektstrukturplan, auch Projektstrukturbaum, ist ein Werkzeug im Projektmanagement, das die hierarchische Struktur eines Projekts visualisiert. Er dient dazu, die verschiedenen Arbeitspakete, ihre Abhängigkeiten und deren Zuordnung zu den Projektzielen klar darzustellen. Ein PSP gliedert ein Projekt in überschaubare Teilbereiche und hilft so, den Überblick zu behalten.

Durch die klare Strukturierung unterstützt der Projektstrukturplan auch die effiziente Ressourcenplanung und -zuweisung sowie die Kommunikation innerhalb des Projektteams. Ein gut gestalteter Strukturplan bietet eine klare Übersicht über Projektziele und Meilensteine, was eine effiziente Planung, Organisation und Koordination ermöglicht. Durch die systematische Unterteilung des Projekts in überschaubare Einheiten schafft der Plan eine solide Grundlage für die Delegation von Verantwortlichkeiten und ausführenden Personen. Die Erstellung eines Projektstrukturplans kann entscheidend sein, um ein Projekt erfolgreich abzuschließen.

Verschiedene Darstellungsformen des Strukturplans

Projektstrukturpläne können auf verschiedene Art und Weise dargestellt werden: Je nach den Bedürfnissen und Vorlieben des Projektteams sowie der Komplexität des Projekts. Eine häufig verwendete Methode ist die hierarchische Darstellung, bei der das Projekt in Hauptaufgaben, Unteraufgaben und Arbeitspakete unterteilt wird. Diese Hierarchie kann entweder als Baumstruktur oder als Liste visualisiert werden.

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Um einen zeitlichen Ablauf der verschiedenen Aufgaben und deren Abhängigkeiten zu zeigen, wird auf der Grundlage des PSP häufig ein Gantt-Diagramm verwendet. Gantt Charts bieten einen übersichtlichen Blick auf den Projektfortschritt und erleichtern die Planung von Zeitabläufen und Ressourcen.

Mindmaps sind eine kreative Möglichkeit, Projektstrukturpläne darzustellen. Sie ermöglichen es, Ideen und Aufgaben visuell zu organisieren und Verbindungen zwischen verschiedenen Elementen herzustellen. Mindmaps eignen sich besonders gut für das Brainstorming und die Initiierung neuer Projekte.

Vorteile eines Projektstrukturplans auf einen Blick

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Projektstrukturpläne bieten viele Vorteile, wenn du an einem Projekt arbeitest. Sie helfen dir, das große Ganze im Blick zu behalten und gleichzeitig die Details im Griff zu haben. Durch die klare Strukturierung kannst du die verschiedenen Aufgaben und ihren Kontext im Projekt leicht verstehen. Das erleichtert nicht nur die Planung, sondern auch die Durchführung des Projekts.

Ein weiterer Vorteil ist, dass Projektstrukturpläne die Kommunikation im Team verbessern. Jeder weiß genau, welche Aufgaben zu erledigen sind und wie sie in das Gesamtkonzept des Projekts passen. Das vermeidet Missverständnisse und sorgt für eine effiziente Zusammenarbeit.

Durch die Visualisierung der Projektstruktur kannst du außerdem Ressourcen besser planen und verteilen. Du siehst auf einen Blick, welche Aufgaben Priorität haben und welche vielleicht noch warten können. Das spart Zeit und Geld und sorgt dafür, dass das Projekt reibungslos verläuft.

Nachteile eines PSP

Ein PSP eignet sich besonders gut für Projekte und Umfelder, in denen Zeiträume und Abfolgen von Aufgaben planbar sind. Hier kommen die erwähnten Vorteile am meisten zum Tragen. Das betrifft insbesondere klassisches und hybrides Projektmanagement. Wird im Alltag aber fast nur mit agilem Projektmanagement gearbeitet, stößt ein PSP schneller an seine Grenzen. Hier eignen sich andere Methoden, wie z.B. ein Kanban Board, besser.

Excel & Co.: Projektstrukturplan-Vorlagen nutzen

Projektstrukturplan-Vorlagen sind praktische Hilfsmittel, die dir helfen, Zeit zu sparen und sicherzustellen, dass du keine wichtigen Schritte vergisst, wenn du einen erstellst. Diese Vorlagen sind oft bereits formatiert und enthalten die grundlegenden Elemente, wie Phasen, Meilensteine, Arbeitspakete etc., die du für deinen Projektstrukturplan benötigst.

Mit einer PSP-Vorlage kannst du schnell loslegen und dich auf die spezifischen Anforderungen deines Projekts konzentrieren, anstatt von Null anzufangen. Sie bieten eine Struktur, die du anpassen und erweitern kannst, je nach den Bedürfnissen deines Projekts und deines Teams. Darüber hinaus können sie bewährte Methoden, Tipps und Best Practices enthalten, die dir helfen, ein effektives Projektmanagement zu gewährleisten. Online gibt es dafür zahlreiche Excel-Vorlagen. Einfacher ist es aber, einen Projektstrukturplan direkt in einer PM-Software zu erstellen.

Projektstrukturplan erstellen: 4 Tipps für den Start

Um einen erfolgreichen Projektstrukturplan zu erstellen, solltest du folgende Tipps beachten:

1. Klare Ziele definieren: Bevor du mit dem Erstellen des Projektstrukturplans beginnst, ist es wichtig, klare Ziele für dein Projekt festzulegen. Überlege dir, was du erreichen möchtest und welche Schritte dafür notwendig sind.

2. Strukturiert vorgehen: Beginne mit den Hauptaufgaben deines Projekts und unterteile sie dann in kleinere Arbeitspakete. Diese Strukturierung hilft dir, den Überblick zu behalten und die einzelnen Schritte effizient zu planen. Wichtig hierbei sind auch konsistente Bezeichnungen für Elemente.

3. Auf Abhängigkeiten achten: Berücksichtige bei der Planung des Projektstrukturplans die Abhängigkeiten zwischen den verschiedenen Aufgaben. Bestimme, welche Aufgaben priorisiert werden müssen und welche erst nach Abschluss anderer Aufgaben beginnen können.

4. Flexibilität bewahren: Ein Projektstrukturplan ist ein lebendiges Dokument, das sich im Laufe des Projekts ändern kann. Sei offen für Anpassungen und Updates, um auf unvorhergesehene Ereignisse oder Änderungen in den Anforderungen zu reagieren.

Ein gut gestalteter Projektstrukturplan erleichtert nicht nur die Planung und Durchführung des Projekts, sondern fördert auch die Zusammenarbeit und das Verständnis im Team.

Digitale Lösungen für Projektstrukturpläne

Wenn es um die Umsetzung eines digitalen Projektstrukturplans geht, sind Projektmanagement-Tools eine äußerst praktische Option. Egal, ob du einen Projektstrukturplan, ein Gantt-Diagramm oder ein Kanban Board bevorzugst, Softwarelösungen bieten vielfältige Möglichkeiten. Durch das einfache Wechseln zwischen verschiedenen Ansichten behältst du stets den Überblick über synchronisierte Inhalte.

In PM-Tools findest du die klassische Baumstruktur, die es dir ermöglicht, Hierarchien zu erkennen und Aufgaben in Arbeitspakete zu unterteilen. Dies bietet besonders für umfangreiche Projekte einen Gesamtüberblick über alle Vorhaben. Anbieter wie factro bieten hier eine Lösung.

Ein Praxisbeispiel für einen PSP im PM-Tool

Und in der Praxis? Betrachten wir ein Beispiel: Die bevorstehende Marketing-Kampagne erfordert eine umfassende Planung, und es stehen zahlreiche Aufgaben an. Mit einem Projektstrukturplan behältst du den Überblick über alle Aspekte. Bei der Strukturierung deiner Projekte stehen verschiedene Ansätze zur Verfügung, wie die phasen-, objekt-, funktions- oder gemischtorientierte Ausrichtung des PSP. Für ein Marketing-Projekt bietet sich ein funktionsorientierter Plan an. Dadurch erhält dein Team nicht nur einen umfassenden Überblick, sondern kann auch klar erkennen, wer für welche Aufgabe zuständig ist, wann diese Aufgabe erledigt werden muss und in welchem Bearbeitungsstatus sie sich befindet.

Bildquelle: factro

factro ist wie die meisten Tools sind cloudbasiert und daher von überall aus zugänglich. Zudem kannst du im Tool Best Practices als Vorlagen speichern und wiederverwenden.

Fazit: Mit dem PSP Klarheit schaffen und Erfolg sichern

Ein Projektstrukturplan ist ein mächtiges Werkzeug im Projektmanagement, das Klarheit, Struktur und Transparenz schafft. Durch seine systematische Darstellung von Aufgaben, Verantwortlichkeiten und Abhängigkeiten trägt er maßgeblich zum Projekterfolg bei.

Mit regelmäßigen Aktualisierungen und einer klaren Kommunikation im Team wird der Projektstrukturplan zu einem unverzichtbaren Begleiter auf dem Weg zum Erfolg. Besonders in der heutigen Arbeitswelt, in der Teams oft verteilt arbeiten, ist ein digitaler Projektstrukturplan unverzichtbar.