Gründer-Geheimnis Menlo79: Smarte Personalplanung für die Bahn

Menlo79 ist ein Berliner SaaS-Startup, das sich auf die Optimierung der Personalplanung im Schienen- und Logistiksektor spezialisiert hat. Ihre cloudbasierte Software WILSON hilft Unternehmen, effizienter zu arbeiten und Kosten zu senken. Gegründet wurde das Unternehmen 2019 von ehemaligen Führungskräften der Deutschen Bahn.

Einer der Gründer ist Fabian Stöffler, Wirtschaftsmathematiker und CEO von Menlo79. Nach 13 Jahren in der Strategie der Deutschen Bahn entschied er sich, ein eigenes Unternehmen aufzubauen. Im Interview gibt Fabian spannende Einblicke in die Gründung, die Herausforderungen und den Erfolg von Menlo79.

Idee und Gründung

Was hat euch dazu inspiriert, Menlo79 zu gründen? Gab es einen besonderen Moment, in dem ihr wusstet: Das ist es?

Inspiriert hat uns damals tatsächlich die unglaublich niedrige Personalproduktivität von knapp 35 % im Güterverkehr bei der Deutschen Bahn. Lokführer verbringen wirklich einen Großteil ihrer Zeit mit Warten und Transferfahrten. Das ist teuer und macht auch niemandem Spaß. Wenn man dann sieht, mit welchen alten und umständlichen ERP-Systemen und Prozessen da noch gearbeitet wird, kommt man schnell zur Erkenntnis, dass es mit einer intelligenten digitalen Lösung einfach besser gehen muss. Uns war schnell klar, dass man mit einer modernen SaaS-Plattform, die gemeinsam mit den Kunden entwickelt wird, viel bewegen kann. 

Was steckt hinter dem Namen Menlo79 und warum habt ihr euch für diesen entschieden?

Wir kommen ja originär aus dem Rail-Bereich und gefühlt jedes Startup mit einem solchen Background oder Zielmarkt hat das Wort „Rail“ im Firmennamen verankert. Wir wollten hier bewusst anders sein. 

Um unseren Fokus auf Innovation herauszustellen, steht „Menlo“ für den Ort Menlo Park im Silicon Valley. Kombiniert haben wir das dann mit der Jahreszahl 1679 – ein bedeutender Meilenstein der Digitalisierung, da in diesem Jahr Gottfried Leibniz den Binärcode entwickelt und beschrieben hat. Auch wenn es dann noch etwas gedauert hat, bis es Maschinen gab, die diesen verarbeiten konnten. 😉 

Menlo79 steht also ein wenig versteckt für digitale Innovation und das nicht nur auf der Schiene.

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Welche Erfahrungen aus eurer Zeit bei der Deutschen Bahn haben euch bei der Entwicklung von Menlo79 besonders beeinflusst?

Definitiv die einzigartige Zeit in Frankfurt am Main im amspire Lab – einem Digitalisierungslab, das wir für die DB Cargo aufgebaut haben.

Ich selbst war von 2016 bis 2019 für das amspire Lab und die Digitalisierung im großen Assetbereich bei DB Cargo verantwortlich. Wir hatten glücklicherweise viel Freiraum und großzügige Budgets und haben dies genutzt, um losgelöst vom Kerngeschäft coole Teams zusammenzustellen und an Themen wie IoT, Big Data und vor allem auch digitalen Wertschöpfungsketten zu arbeiten. Wir haben nicht nur echte Ergebnisse und riesige Kosteneinsparungen erreicht, sondern vor allem auch ein komplett neues Mindset etabliert. Unser Fokus war, Anwendungen komplett nutzerorientiert zu bauen und statt Lastenheften haben wir agil und iterativ an Lösungen gearbeitet. Für unsere digitalen Lösungen haben wir viel positives Feedback bekommen und am Ende haben wir uns dann entschieden, den Schritt zu wagen und solche modernen Lösungen nicht unter dem Dach eines Konzerns zu bauen – mit allen Vor-, aber vor allem auch allen Nachteilen, sondern richtig im Startup-Modus und für den ganzen Sektor.

Spannend war auch meine Zeit in China und in Singapur, wo ich als Senior Business Development Management stärker in die Logistik eintauchen durfte. Komplett andere Sichtweisen und Kulturen haben den Willen noch gestärkt, etwas eigenes aufzubauen und Prozesse im Sektor deutlich zu vereinfachen.

Wie habt ihr eure Idee in die Tat umgesetzt? Was waren eure ersten Schritte?

Die Kündigung für meine hochdotierte Führungsposition bei der DB abzugeben, war schon ein großer Schritt für mich, das war ja quasi ein Rentenvertrag, den ich da aufgegeben habe. In meinem Umfeld waren alle ziemlich baff … Aber die Neugierde und der Wille, etwas Eigenes aufzubauen, waren definitiv stärker als die Sicherheit.

Gestartet sind wir dann mit einer klaren Vision eines „Uber für die Schiene“ und viel Respekt vor dem Weg dahin. Wir haben uns am Anfang bewusst für Bootstrapping entschieden und auf eine größere externe Finanzierung verzichtet, weil der Sektor Schiene schon sehr konservativ ist und wir erst herausfinden wollten, wie genau die Lösung aussehen muss. Das hat sich im Nachhinein auch als richtig erwiesen – wir haben seitdem die Produktstrategie immer an die Kundenbedürfnisse angepasst bis wir wussten, was genau WILSON wird.

Statt in einer Garage haben wir klassisch im Wohnzimmer begonnen, sind dann in den Co-Working-Space Factory in Berlin gewechselt, nur um dann während des ersten Corona-Lockdowns monatelang wieder komplett von zu Hause aus zu arbeiten. Erste Mitarbeiter haben wir von Beginn an eingestellt – da hatten wir ein breites Netzwerk, aus dem wir uns bedienen konnten.

Die ersten Umsätze haben wir mit Beratung und Dienstleistung erzielt und das gesamte Geld immer direkt in die Entwicklung unseres Produkts gesteckt. Ich glaube, mit dem ersten Projekt haben wir in 2019 innerhalb von 4 Monaten 35k Umsatz erwirtschaftet.

Auch für den Bosch Startup Harbour – den Startup-Accelerator des Bosch-Konzerns – wurden wir Anfang 2020 ausgewählt – das war eine tolle Zeit und viele Kontakte pflege ich bis heute.

Den ersten richtigen Kunden für unsere Software haben wir übrigens Ende 2020 gewonnen – also knapp 15 Monate nach unserem Start. Da wir mit WILSON auf die operativen Kernprozesse der Personalsteuerung zielen, hat das einfach etwas länger gedauert, die Kunden davon zu überzeugen, mit einem jungen Startup wie uns zu arbeiten. Seitdem arbeiten wir eng mit der Havelländischen Eisenbahn zusammen und haben inzwischen natürlich viele weitere namhafte Kunden wie Flixtrain oder die deutsche Tochter der tschechischen Güterbahn ČD Cargo für uns gewinnen können.

Welche Herausforderungen habt ihr gemeistert und was würdet ihr rückblickend anders machen?

Wir haben 2019 angefangen und seitdem natürlich eine ganze Menge Herausforderungen gehabt. Anfang 2020, als wir gerade frisch dabei waren, hat direkt Corona begonnen und wir mussten uns darauf einstellen. Wir haben außerdem einen Bootstrapping-Ansatz für unser Unternehmen gewählt und mussten deswegen immer gut wirtschaften. Das Geld, was wir verdient haben, wurde immer sofort in die Weiterentwicklung der Software investiert. 

Es war auch nicht einfach, als kleine, junge Firma gestandene Unternehmen davon zu überzeugen, eine moderne cloudbasierte Software im Betrieb einzusetzen, also im Herzstück des Unternehmens. Insbesondere, da der Sektor Schiene in Deutschland noch sehr konservativ ist, wenn es um Innovationen geht. Wir mussten viel Überzeugungsarbeit leisten, aber inzwischen sind wir bei 65 Kunden angekommen, sind stolz darauf und wollen weiter wachsen.

Eigentlich würde ich nicht vieles anders machen. Den Bootstrapping-Ansatz für ein komplexes SaaS-Produkt wie WILSON würde ich aber nicht weiterempfehlen. Um eine solch innovative Lösung für einen Nischenmarkt wie die  Schiene aufzubauen, braucht man aber vermutlich diese gewisse Naivität, um anzufangen, und den unbedingten Willen, das auch zu schaffen. Ich bin stolz, dass wir mit den Herausforderungen dann auch weiter gewachsen sind und immer wieder Wege gefunden haben, die Story fortzuschreiben.

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Die Branche

Was begeistert euch an der Schienen- und Logistikbranche? Welche Aspekte macht sie für euch besonders spannend?

Für mich war damals die Entscheidung, in die Branche einzusteigen, vor allem damit verbunden, global zu agieren und Dinge zu bewegen – egal ob Menschen oder Güter. Ich war schon immer reisefreudig und auf der ganzen Welt unterwegs. 

Logistik braucht man halt überall und auch der Schienenverkehr bei uns kann nur europäisch wirklich funktionieren. Man sieht also viele Länder und lernt viele Menschen kennen und das macht richtig Spaß.

Da wir in der Branche groß geworden sind, kennen wir natürlich die Leute und die Probleme und Herausforderungen, mit denen Unternehmen immer wieder konfrontiert werden. Besonders das Thema Personalsteuerung sticht da immer wieder hervor.

Jeden Tag passiert irgendetwas, auf das man sich neu einstellen muss. Man kann nie stillstehen und muss sich immer an neue Gegebenheiten anpassen. Es gibt nicht so viele Leute, die das wirklich gut können und insofern sieht man viele Gesichter immer wieder in neuen Funktionen. Es geht fast ein bisschen familiär zu und die Leute sind sehr offen.

Gleichzeitig gibt es noch sehr viel zu tun. Beim Einsatz von innovativen Tools und bei der Digitalisierung hinkt die Branche – vor allem in Deutschland – meilenweit hinterher. Das ändert sich nun langsam aber stetig, aber es sind trotzdem noch riesige Innovationen erforderlich, um wirklich voranzukommen und den Schienenverkehr als nachhaltigen und effizienten Verkehrsträger zu positionieren. Auch dazu wollen wir unseren Teil beitragen, indem wir immer mehr Menschen überzeugen, dass wir agieren müssen. 

Welche Meilensteine habt ihr mit Menlo79 bereits erreicht?

Wir haben letztes Jahr wie geplant die Marke von 1.000.000 EUR ARR geknackt und haben inzwischen mehr als 70 Kunden für uns gewonnen. Dabei sind auch größere Anker-Kunden wie Flixtrain oder die Havelländische Eisenbahn seit langem Nutzer unserer Software und gestalten die weitere Entwicklung mit. Kunden wechseln inzwischen auch von anderen ERP-Systeme weg hin zu WILSON, was uns sehr stolz macht.

Auch einen umfassenden Proof of Concept mit positivem Ergebnis bei der Deutschen Bahn haben wir bereits umgesetzt. Erste internationale Kunden nutzen unsere Software – vor allem im deutschsprachigen Raum.

Inzwischen sind wir 40 Köpfe und haben ein motiviertes, etabliertes Team zusammengestellt, das für unsere Mission brennt. Obwohl wir deutlich gewachsen sind, haben wir gemeinsam immer noch jede Woche viel Spaß beim Aufbau unseres Produkts und unserer Firma. 

Menlo79 ist einfach auch ein Way of Life und ein echter Disruptor in unserem Sektor. Diesen Anspruch konnten wir nun noch mit unserer im Dezember 2024 erfolgreich abgeschlossenen Finanzierungsrunde unterstreichen.

Was macht eure Software WILSON so einzigartig? Wie grenzt ihr euch von der Konkurrenz ab?

Wenn ich zum Beispiel ein Restaurant betreibe und einen Schichtplan erstellen will, dann finde ich sofort 20 digitale Lösungen und kann mir eine aussuchen. Alle sind mehr oder weniger gut und lösen mein Problem. Wenn ich aber in einem komplexen Umfeld agiere, wie zum Beispiel als Transportunternehmen auf der Schiene oder in der Logistik, mit hoher Volatilität, vielen Qualifikations-, Arbeitszeit- oder Tarifanforderungen, dann reichen solche Tools nicht aus.

Unser Beitrag ist, dass unser motiviertes Team seine gesamte Energie konstant dafür einsetzt, dieses große Problem nachhaltig zu lösen. Mit unserer Software bilden wir die Komplexität vollintegriert ab und ermöglichen eine weitgehende Automatisierung der Personalsteuerung.

Besonders macht uns zudem unser ganzheitlicher Ansatz. Wir helfen dem Kunden mit einem starken Transformations-Team bei der Einführung und auch danach mit einer konstanten Verbesserung der Personalsteuerung. Und wir bauen Funktionen, die nicht standardisiert sind – wie zum Beispiel einen integrierten Sharing-Marktplatz, ein intelligentes Hotelbuchungsmodul, eine komplette Payroll-Automatisierung oder echte Optimierungsalgorithmen zur Erstellung und Anpassung von Schichtplänen.

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Alltag

Wie bringt ihr WILSON an eure Kunden? Welche Wege haben sich für euch als besonders wirksam erwiesen?

Wir nutzen sowohl Inbound als auch Outbound für die Kundenansprache.

Im Inbound-Bereich arbeiten wir sehr viel on-site auf Messen und Kongressen, die in unserer Branche unverzichtbar sind. Wir fahren inzwischen aber auch weitere Marketingmaßnahmen hoch und probieren immer neue Wege aus. Ein Kanal, der sich inzwischen ebenfalls etabliert hat, sind unsere Webinare, wo wir Einblick in die Produktfunktionen von WILSON geben, aber auch Praxiserfahrungen gemeinsam mit Kunden teilen.

Daneben machen wir auch viel Lead-Recherche und unsere erfahrenen Seller nutzen Kaltakquise – meist am Telefon -, um erste Kontakte zu potenziellen neuen Kunden aufzubauen.

Egal, über welchen Kanal der potenzielle Kunde am Ende kommt: Wir nutzen einen strukturierten Prozess, um alle für den Einsatz von WILSON relevanten Punkte zu klären. Bei größeren Kunden machen wir dazu auch vor Ort kurze Workshops oder gehen in eine kurze begleitete Testphase, um die Vorteile der Software deutlich zu machen.

Welche Rolle spielen Kunden-Feedback und Kooperationen in eurer Produktentwicklung?

Eine sehr große Rolle. Wir arbeiten mit allen unseren Kunden eng zusammen und haben dafür einfache Feedback-Kanäle eingerichtet. WILSON ist ja eine Software, die operativ jeden Tag eingesetzt wird und deswegen ist unser Ziel, die Nutzerführung so einfach wie möglich zu gestalten. Jeder Kunde hat deswegen auch einen persönlichen Ansprechpartner in unserem Transformation & Customer Success Team. Dort sammeln wir alle Feedback-Punkte und diskutieren diese intern. Nicht alle Wünsche können natürlich immer sofort umgesetzt werden und bestimmte Themen lehnen wir auch ab, aber in der Regel finden wir immer gute Lösungen für unsere Kundenbedürfnisse.

Auch bei den Priorisierungsentscheidungen zu neuen Features und Weiterentwicklungen hören wir stark auf unsere Kunden. Das geht auch bis zu dem Punkt, dass wir kooperativ mit ausgewählten Pilotkunden Features zusammen entwickeln. Dieser Modus funktioniert ganz gut, denn in der Regel werden diese Features im Nachgang auch von vielen anderen Kunden eingesetzt.

Ein gutes Beispiel hierfür ist unser Hotelmanagement Modul, welches wir in Kooperation mit einem großen Kunden umgesetzt haben. Inzwischen ist es schon bei weiteren Kunden im Einsatz, die für den Mehrwert auch extra bezahlen.

Nutzt ihr digitale Tools oder KI, um euren Arbeitsalltag zu erleichtern? Wenn ja, welche und wie genau wendet ihr sie an?

Wir nutzen natürlich eine ganze Handvoll von digitalen Tools, um unsere Prozesse remote-first aufzustellen. Das beginnt bei klassischen Entwicklungstools wie Confluence, Jira und Gitlab über Projektmanagement in Asana bis hin zu Miro für konzeptionelle Arbeiten und Slack für die Kommunikation.

Alle bei uns im Team nutzen zudem regelmäßig ChatGPT und weitere AI-Tools, um verschiedenste Prozesse zu beschleunigen.

Hast du spannende Tipps für angehende Gründer und Gründerinnen? 

Gründer-Tipps sind oft sehr individuell und müssen einfach zum eigenen Produkt und zum Markt passen. Auf jeden Fall sollte man sich mit beiden Aspekten sehr intensiv beschäftigen und auch nach langem Überlegen das Gefühl haben, dass es passt. Dazu kann ich nur empfehlen, schon ganz am Anfang sehr viel mit den potenziellen Kunden zu sprechen, denn sie wissen am Ende am besten, wo die Probleme liegen und ob diese wirklich so relevant sind, dass für eine Lösung auch Geld bezahlt wird.

Auch sollte man sich wirklich bewusst sein, dass trotz aller Planung & Vorbereitung vieles schief gehen kann – also nicht zu lange in der Theorie verweilen, sondern schnell ins Machen kommen. Wenn sich eine Annahme dann doch als nicht korrekt erweist, dann unbedingt schnell pivotieren. In der Regel hat man nämlich den richtigen Riecher zum Beispiel für ein Problem und begeistert sich für dessen Lösung, aber man liegt häufig daneben, was das tragfähige Geschäftsmodell oder die Umsetzung eines Produkts betrifft. Da hilft nur iteratives Vortasten, bis man wirklich einen Fit erreicht hat.

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