Masterplan Selbstständigkeit: Mit Plan zum Erfolg

Scheitern hat Gründe

So unangenehm der Gedanke ist: Das Scheitern gehört zur Startup-Szene dazu. Selbst die beste Geschäftsidee ist keine Garantie für ein florierendes, wachsendes Unternehmen. Noch dazu sind die Gründe für die Erfolglosigkeit recht vielfältig, sogar im Silicon Valley, dem Aushängeschild für innovative Geschäftsmodelle und durchstartende junge Firmen. Das zumindest zeigt die Analyse von CB Insights. Das Marktforschungsunternehmen hat die Geschichten von 135 amerikanischen Startups untersucht, die ihre Arbeit einstellen mussten.

Kein Markt, kein Erfolg

Unter den am häufigsten genannten Gründen liegt Geldmangel mit auf den vorderen Plätzen, zusammen mit einem unpassenden Team, der schnelleren Konkurrenz, hohen Kosten, schlechten Produkten und einem unausgereiften Geschäftsmodell. Spitzenreiter ist allerdings ein anderer Grund: Der fehlende Marktbedarf für die eigenen Dienstleistungen oder Produkte. Ob der besteht, gehört im Normalfall allerdings zu einer soliden Vorbereitung der Gründung inklusive einer eingehenden Marktanalyse dazu.

Ungeachtet der Tatsache, wie wichtig also bereits die ersten, richtigen Schritte auf dem Gründungsweg sind, um sich nicht schon frühzeitig mit seinen Ideen zu verrennen, liegt das Scheitern von Startups doch häufig im operativen Geschäft begründet. Weil die kaufmännischen Aspekte einer Unternehmensgründung zu wenig ernstgenommen werden. Dabei ist keine Geschäftsidee so gut, dass sie ohne grundlegende Kenntnisse aus dem kaufmännischen Bereich zu einem Selbstläufer werden kann.

Richtig planen

Die richtige Planung fängt natürlich schon weit im Vorfeld der tatsächlichen Gründung an. Unerlässlich dafür ist der Businessplan, das muss zunächst einmal, unabhängig von der angepeilten Branche, festgehalten werden. Je ausführlicher bereits der Businessplan ist, desto geringer ist die Wahrscheinlichkeit, im Betrieb von Problemen überrascht zu werden, die du vorher gar nicht auf dem Schirm hattest. Das Prinzip gilt natürlich nicht nur für potenzielle Risiken, sondern genauso für mögliche Chancen, die sich für dein Unternehmen auftun könnten.

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Businessplan zur Risikominimierung

Grundlage hierfür ist einerseits, dass der Businessplan bereits eine detaillierte Beschreibung der Geschäftsidee beinhaltet, inklusive kurz- und langfristiger Ziele und, ganz wichtig, dem Alleinstellungsmerkmal deiner Idee. Um dies korrekt herausarbeiten zu können, gehört selbstverständlich eine Marktübersicht zu den Vorbereitungen dazu. Und zwar sowohl der Kunden als auch der Konkurrenz.

Damit umgehst du hoffentlich auch gleich das größte Problem, den oben bereits angesprochenen fehlenden Marktbedarf für deine Idee. Zentraler Bestandteil des Businessplans und damit die Grundlage für den späteren Geschäftsbetrieb ist der Finanzplan, der zu diesem frühen Zeitpunkt zwar in einigen Teilen noch auf Schätzungen beruhen dürfte, insgesamt aber bereits den groben Rahmen absteckt.

Finanzfragen rechtzeitig klären

Im Vorfeld bedeutet das, sich um Geldquellen für das Unternehmen zu kümmern, sofern, was der wahrscheinlichste Fall ist, das Eigenkapital nicht ausreichen sollte. Wichtiger Hinweis dazu: Der Anteil des Eigenkapitals sollte möglichst nicht unter 20 Prozent liegen. Je weiter er darüber liegt, desto besser. Hierunter fallen übrigens auch, in dieser Hinsicht ist die Bezeichnung etwas irreführend, Kapitalquellen wie Verwandte und Freunde, stille Gesellschafter und Kapitalbeteiligungen.

Zu den Finanzierungsfragen zählt daneben üblicherweise Fremdkapital, das auf unterschiedlichsten Wegen gesammelt werden kann. Klassisch sind Bankkredite, möglich sind aber auch vielerlei Förderdarlehen, Crowdfunding etc. Darlehen haben gegenüber normalen Bankkrediten den Vorteil, dass, abgesehen von den niedrigeren Zinsen, die Rückzahlung erst nach ein paar Jahren fällig wird. Das erleichtert die Planung der Finanzen sehr, denn deine Liquidität sollte zu jeder Zeit gewährleistet sein. Daher stellt sich auch bei größeren Anschaffungen für das Unternehmen immer die Frage, wie diese am besten zu bewerkstelligen ist. Nicht zuletzt deshalb, weil für Jungunternehmer Kredite oft nur unter erschwerten Bedingungen zu bekommen sind.

Vermeintlich banale Entscheidungen, wie etwa als Selbstständiger einen KFZ-Wagen für den Betrieb zu erwerben, können unter Berücksichtigung der Zahlungsfähigkeit deshalb durchaus eine Angelegenheit mit gravierenden Folgen sein. Mit niedrigen Raten für die Tilgung erhältst du dir dabei beispielsweise die notwendigen finanziellen Ressourcen, bist aber am Ende auch gezwungen, die ausstehende (und womöglich beträchtliche) Schlussrate zahlen zu können. Das wiederum setzt voraus, dass deine Geschäftsidee wirklich genug abwirft. Eine Alternative kann es daher sein, notwendige Fahrzeuge, Geräte oder Maschinen zu leasen. Dazu empfiehlt sich aber immer eine Vergleichsrechnung, um wirklich das beste Finanzierungsangebot zu bekommen.

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Kaufmännisch überzeugen

So spannend deine Geschäftsidee sein mag: Die Betriebsführung wird das in vielen Bereichen eher nicht sein. Dabei geht es weitgehend um Einnahmen, Ausgaben, um deine Zahlungsfähigkeit, um Erfolgsrechnungen. Das klingt furchtbar trocken, ist aber das Kernstück deines Unternehmens und sollte entsprechend mit den notwendigen Kenntnissen behandelt werden.

Das Kaufmännische zu unterschätzen oder schlimmer noch: es zu vernachlässigen, bringt am Ende genau die Probleme mit sich, die für das Scheitern von Unternehmen verantwortlich sind. Denn mit den hierunter fallenden Instrumenten hältst du die Finanzen zusammen. Das ist oftmals eine reine Fleißaufgabe, aber sie ist so elementar, dass sie in jedem Fall gewissenhaft erledigt werden muss.

Punkt 1: Die Buchführung

Ein zentraler Aspekt der unternehmerischen Finanzen: Was kommt rein, was geht raus? Die Erfassung von Einnahmen und Ausgaben ist das Fundament der finanziellen Situation des Unternehmens, ihr ist daher in ausreichendem Maße Rechnung zu tragen, im wahrsten Sinne des Wortes. Sofern du bislang keine Erfahrungen mit der Buchführung sammeln konntest, diese Aufgabe aber gerne in Eigenregie erledigen möchtest, ist ein entsprechender Kurs (etwa bei den Handelskammern) das Minimum, um die notwendigen Kenntnisse zu erhalten.

Das hängt aber möglicherweise davon ab, welche Form der Buchführung für dein Unternehmen in Betracht kommt:

• Einfache Buchführung

Bei kleinen Betrieben ist die einfache Variante der Buchführung oft ausreichend, wenn also die Vermögens-, Ertrags- und Liquiditätssituation leicht ersichtlich ist. Hierbei geht es darum, Konten für die üblichen Geschäftsprozesse anzulegen (z.B. für Warenverkäufe, für Personalkosten, für Bürokosten etc.), in denen Einnahmen und/oder Ausgaben chronologisch erfasst sind und die als Grundlage für die verpflichtende Einnahmen-Überschuss-Rechnung dienen.

• Doppelte Buchführung

Unter bestimmten Voraussetzungen ist allerdings die doppelte Buchführung Pflicht, je nach Komplexität der Geschäftsvorgänge ist sie selbst dann empfehlenswert, wenn du theoretisch darauf verzichten könntest. „Doppelt“ ist diese Form deshalb, weil jeder Vorgang auf zwei (oder mehr) Konten verbucht wird. Gleichzeitig gehört zu jedem Konto eine Übersicht über Soll und Haben, um Einnahmen und Ausgaben besser erfassen zu können.

Punkt 2: Die Liquiditätsplanung

Um den Fortbestand deines noch jungen Unternehmens zu gewährleisten, muss es zahlungsfähig sein. Tatsächlich zählen Liquiditätsprobleme zu den häufigsten Ursachen für Insolvenzen. Das hängt häufig schon damit zusammen, dass die nötigen Finanzmittel für Wareneinkäufe und sonstige Forderungen falsch eingeschätzt werden. Bei einem zu niedrig veranschlagten Kapitalbedarf fehlen schlichtweg die Rücklagen, um anfallende Kosten begleichen zu können.

Eine solide Liquiditätsplanung soll genau in diesem Punkt vorbeugen, indem die nächsten sechs bis zwölf Monate schon mit einbezogen werden. Heißt in der Praxis, dass im Unterschied zur Buchführung nicht die tatsächlichen, sondern die geplanten und erwarteten Einnahmen und Ausgaben bzw. die Differenz zwischen den beiden Posten von Belang sind. Denn diese Differenz zeigt, ob du mit einem monatlichen Überschuss (d.h. einer Überdeckung) oder einem Fehlbetrag (d.h. einer Unterdeckung) rechnen musst.

Die Zahlen, die du für deine Liquiditätsplanung brauchst, findest du

• in den Kontoauszügen des Geschäftskontos,
• in der Aufstellung der offenen Forderungen gegenüber Kunden,
• in der Aufstellung deiner noch offenen Verbindlichkeiten,
• in allen Arbeits-, Miet-, Versicherungs-, Kredit- und/oder Leasingverträgen.

Zur Planung gehört es allerdings auch zu wissen, wann welche Kosten anfallen. Angefangen bei den üblichen Fixkosten wie eben Mieten und Personalkosten, sollte dir auch immer präsent sein, wann du etwaige Kredite tilgen oder die Zinsen dafür bezahlen musst. Das gilt genauso für Verbindlichkeiten bei den Lieferanten bzw. umgekehrt, wann du mit den Zahlungen deiner Kunden rechnen kannst. Ein nicht unerheblicher Faktor sind außerdem Reserven, also die Höhe deiner Rücklagen oder der Kreditspielraum, den die Bank zu gewähren bereit ist.

Punkt 3: Die Kostenrechnung

Um den wirtschaftlichen Erfolg deines Unternehmens in Zahlen ausdrücken zu können, brauchst du deine Kosten einerseits und die Umsätze andererseits. Damit errechnest du den Gewinn, sofern dein Unternehmen einen erwirtschaftet. Je nach Größe des Unternehmens ist für diese Form der Analyse eine vergleichsweise einfache Kostenartenrechnung ausreichend.

Damit werden alle Kosten für einen bestimmten Zeitraum erfasst, beispielsweise für einen Monat, ein Quartal oder das ganze Jahr. Als Grundlage für die Kostenarten können im Prinzip die Konten dienen, die ohnehin für die Buchführung angelegt wurden. Auf diese Weise ist in jedem Fall gewährleistet, dass keine der verschiedenen Kostenpositionen unberücksichtigt bleibt und das Ergebnis verfälscht. Klassisch fallen unter die Kostenarten die Ausgaben für

• die Raummiete,
• den Energieverbrauch,
• etwaige Reparaturen und Instandhaltungsmaßnahmen,
• anfallende Gebühren, Beiträge und Versicherungen,
• die Gewerbesteuer und andere Steuerverbindlichkeiten,
• vorhandene Fahrzeuge,
• Leasingverträge,
• Werbung, Reisen und Vertrieb, sowie
• die Telekommunikation.

Um einen möglichst detaillierten Einblick in die Kosten zu gewinnen, ist eine weitere Aufgliederung der Konten empfehlenswert, die in der Buchführung verwendet werden. „Bürokosten“ ist zum Beispiel sehr allgemein und ließe sich etwa nach Büromaterialien, Telefonkosten, Ausgaben für Porto etc. aufgliedern. Dadurch lassen sich die wirklichen „Kostenfresser“ leicht identifizieren und mit gezielten Maßnahmen auf ein annehmbares Niveau senken.

Punkt 4: Die Preiskalkulation

Ein bekanntes Problem, das vor allem in diversen Koch-Coaching-Sendungen im Fernsehen immer wieder deutlich wird: Damit sich die Produkte (in diesem Fall die Speisen) gut verkaufen, wird beim Verkaufspreis eher am unteren Ende angesetzt. Mit dem Ergebnis, dass der Betrieb keine Gewinne einfährt.

Die Preiskalkulation ist daher ein elementarer Faktor für die wirtschaftliche Gesundheit deines Unternehmens und gleichzeitig eine Gratwanderung zwischen Selbstkostenanteil und Gewinnspanne. Einerseits muss der Preis für dein Produkt oder deine Dienstleistung gewährleisten, dass es überhaupt Absatz findet. Andererseits muss der Preis so hoch gewählt sein, dass nicht nur deine Kosten gedeckt sind, sondern auch ein Gewinn abfällt. Maßgeblich für das Ermitteln des Absatzpreises sind daher folgende Aspekte:

• Der Kostenpreis

Was kostet es, um dein Produkt herzustellen, einzukaufen, zu verkaufen bzw. deine Dienstleistung anbieten zu können? Das lässt sich der Kostenartenrechnung entnehmen und zwar sowohl die unmittelbaren Herstellungs- und Verkaufskosten sowie die Anteile von den Gemeinkosten, die sich ebenfalls auf die Kosten deines Produkts oder deiner Dienstleistung auswirken.

• Der Marktpreis

Entscheidend ist aber am Ende der Marktpreis, denn dieser bestimmt, ob die Geschäftsidee gegenüber der Konkurrenz bestehen kann. Die grundlegenden Fragen, an denen sich der Marktpreis orientieren muss, lauten:

Was sind die Kunden bereit, für das von dir angebotene Produkt bzw. die von dir angebotene Dienstleistung zu zahlen?

In welchen Bereichen bewegen sich die Preise von Wettbewerbern mit einem vergleichbaren Angebot?

Die Schwierigkeit besteht unter anderem darin, an den richtigen Stellschrauben zu drehen, falls der Kostenpreis über dem Marktpreis liegt und der Markterfolg damit fraglich ist. Im Prinzip bestehen für eine solche Situation nur zwei Lösungswege, denn der Kostenpreis basiert ja auf einer betriebswirtschaftlichen Notwendigkeit.

• Lösung 1: Möglicherweise lässt sich eine andere Kundengruppe finden, die bereit ist, den Kostenpreis zu zahlen.
• Lösung 2: Ist der Kostenpreis wirklich schon ausgereizt oder bieten sich vielleicht doch noch Möglichkeiten, diesen zu senken, um dafür auf der anderen Seite den Marktpreis unverändert lassen zu können?

Punkt 5: Das Forderungsmanagement

Kein Unternehmen kann überleben, bei dem die Zahlungseingänge für erbrachte Leistungen schleppend oder schlimmstenfalls gar nicht eingehen. Das ist allerdings nicht unbedingt ungewöhnlich, weswegen du auf solche Situationen vorbereitet sein solltest, besonders dann, wenn du mit deinen Kunden Zahlungsziele vereinbarst, die eine verzögerte Zahlung überhaupt erst ermöglichen.

Die Frage ist schließlich einerseits, ob du im vereinbarten Zeitraum wirklich auf das ausstehende Geld verzichten kannst. Bei maximalen Zahlungszielen von 60 Tagen sollte das wohlüberlegt sein. Andererseits musst du das Risiko einkalkulieren, dass die Zahlung innerhalb einer solchen Frist (und vielleicht sogar darüber hinaus) nicht erledigt wird. Es empfiehlt sich daher immer, Rechnungen so schnell wie möglich zu stellen und keine zu großzügigen Zahlungsziele einzuräumen. Wichtig ist ebenfalls, einen genauen Überblick über Zahlungstermine und Zahlungseingänge zu haben, um gegebenenfalls mit einer Zahlungserinnerung reagieren zu können.

Überhaupt ist die Planung der Einzahlungen und Ausgaben ein zentraler Aspekt, da sich bei Fehleinschätzungen, etwa: Meine Kunden zahlen bestimmt immer pünktlich!, schnell geschäftsgefährdende Finanzsituationen einstellen können.

Punkt 6: Die Erfolgsrechnung

Die hektische Anfangszeit nach der Betriebsgründung ist überstanden und gefühlt ist alles in bester Ordnung. Wirklich sicher kannst du dir aber nur sein, wenn sich dein Empfinden auch anhand der Zahlen belegen lässt. Dazu musst du nicht bis zur abschließenden Einnahmen-Überschuss-Rechnung am Ende des Jahres warten, sondern kannst mit einer kurzfristigen Erfolgsrechnung theoretisch in jedem Monat nachprüfen, ob dein Unternehmen rentabel ist.

Einziger Nachteil einer solchen zwischenzeitlichen Gegenüberstellung von Erlösen und Kosten: Verlässliche Aussagen zu Gewinnen oder der Liquidität sind damit nicht möglich, weil in die Rechnung auch solche Einnahmen und Ausgaben einfließen, die noch nicht realisiert sind, die also noch nicht bei dir eingegangen oder von dir bezahlt wurden.

Trotzdem ist eine regelmäßige Überprüfung der Rentabilität durchaus empfehlenswert, da etwa kreditgebende Banken oder andere Geldgeber auf dieser Basis mit Statusberichten versorgt werden können. Für kleine Unternehmen ist vor allem die Umsatzrentabilität der maßgebende Faktor, denkbar wäre aber auch eine Überprüfung der Eigenkapitalrentabilität oder der Gesamtkapitalrentabilität.

Die Zahlen für die Berechnung kannst du deiner Buchführung entnehmen oder, falls du bereits eine gemacht hast, den entsprechenden Ergebnissen einer kurzfristigen Erfolgsrechnung. Die für die Umsatzrentabilität erforderliche Formel lautet:

Gewinn (Euro/Jahr) : Umsatz (Summe aller Einnahmen) x 100 = X Prozent im Jahr

Daraus ergibt sich die Umsatzgewinnrate. Ob diese ein Grund zur Freude ist, lässt sich durch den Vergleich mit anderen Unternehmen überprüfen. Die hierzu notwendigen Daten können etwa bei den Handelskammern, zuständigen Verbänden oder der Hausbank erfragt werden.

Punkt 7: Der Soll-Ist-Vergleich

Damit jede noch so akribische Planung nicht doch in die falsche Richtung läuft, braucht es eine regelmäßige Kontrolle, selbst als Gründer solltest du dich deshalb mit Controlling-Maßnahmen vertraut machen. Für deine betriebliche Finanzplanung gelingt das zum Beispiel über den Vergleich der Soll-Zahlen, also aller Erlöse, realisiert wie nicht-realisiert, und aller Kosten mit den Ist-Zahlen, also den tatsächlichen Erlösen und Kosten. Diesen Vergleich stellst du für alle Rubriken oder Konten an, in denen du Erlöse und Kosten verzeichnest (auf denen sich also auch deine Buchführung stützt).

Eine vergleichsweise einfache Aufstellung in tabellarischer Form kann dabei schon helfen, sich die unterschiedlichen Werte besser zu veranschaulichen. Auf diese Weise kannst du Abweichungen von deinen ursprünglichen Planungen leicht ausfindig machen, wenn etwa die Ausgaben für deinen Wareneinkauf über der eigentlich veranschlagten Summe liegen.

Punkt 8: Die Jahreserfolgsrechnung

Die Jahreserfolgsrechnung ist einerseits der unwiderlegbare Beweis dafür, ob du erfolgreich geplant und gewirtschaftet hast, andererseits ist es aber genauso der geforderte Nachweis gegenüber dem Gesetzgeber und anderen Institutionen (Finanzamt, Krankenkassen, Banken etc.) über deine bisherige Arbeit. Sie setzt sich aus zwei Komponenten zusammen, nämlich

• aus der Einnahmen-Überschuss-Rechnung (kurz: EÜR) und
• aus der Gewinn-und-Verlust-Rechnung (kurz: GuV) und deiner Bilanz.

Die EÜR ist im Grunde genommen nichts anderes als eine Gegenüberstellung deiner betrieblichen Einnahmen und Ausgaben, mit der Gewinne oder Verluste ausgewiesen werden können. Hierfür gibt es einen amtlichen Vordruck, die notwendigen Zahlen entnimmst du den Konten aus deiner Buchführung.

Die GuV funktioniert grundsätzlich nach demselben Prinzip, sie gilt allerdings für Unternehmen, die unter die doppelte Buchführungspflicht fallen. Der Unterschied besteht darin, dass die GuV neben den Einnahmen und Ausgaben auch das Unternehmensvermögen berücksichtigt. Darunter sind unter anderem Bestandsveränderungen (bei Vorräten oder im Warenlager), noch nicht realisierte Aufträge und steuerliche Abschreibungen zu verstehen.

Die Entwicklung von Unternehmensvermögen und Schulden im Verlauf des Geschäftsjahres werden dann in der Bilanz abgebildet. Unter bestimmten Voraussetzungen gilt hierbei die Offenlegungspflicht, die unter anderem für mehr Transparenz in der unternehmerischen Buchhaltung sorgen soll.

Nicht ohne Absicherung

„Wer nicht wagt, der nicht gewinnt“, so sagt der Volksmund und sicherlich braucht es für eine Unternehmensgründung in Mindestmaß an Mut. Immerhin ist der Weg in die Selbstständigkeit einer, der mit deutlich mehr Unsicherheiten verbunden ist als die Arbeit in einem Angestelltenverhältnis. Das bedeutet umgekehrt aber in erster Linie, dass für ausreichend Planungssicherheit gesorgt werden sollte, gerade im Hinblick auf die finanzielle Lage deines Unternehmens.

Mit den beschriebenen kaufmännischen Grundlagen kannst du erheblich dazu beitragen, unerfreuliche Risiken zu vermeiden. Dabei geht es unter anderem darum, die Liquidität stets zu gewährleisten und für ausreichend Rücklagen zu sorgen, um schwankende Einnahmen oder unerwartete Forderungen, etwa vom Finanzamt, bewältigen zu können. Ein solider Finanzplan ist deshalb der erste große Schritt hin zum wirtschaftlichen Erfolg deines Unternehmens.

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