Fragebogen zur steuerlichen Erfassung: Das musst du beachten

Wie kommt man an den Fragebogen?

Hast du dich dazu entschieden, eine selbstständige Tätigkeit anzunehmen, müssen einige Dinge mit den Behörden geklärt werden. Der erste Schritt ist, dein Gewerbe beim zuständigen Gewerbeamt anzumelden. Hast du dies getan, schickt dir das Finanzamt den Fragebogen zur steuerlichen Erfassung zu. Dieser bildet die Grundlage für die Registrierung der selbstständigen Tätigkeit bei den Finanzbehörden.

Möchte man sich als Freiberufler selbstständig melden, fällt der erste Schritt mit der Anmeldung beim Gewerbeamt weg. Hier muss man selbst aktiv gehen und auf das Finanzamt zugehen, um den Fragebogen zur steuerlichen Erfassung zu erhalten. Hat man diesen ausgefüllt, schickt man ihn wieder an das Finanzamt zurück und erhält daraufhin seine Steuernummer.

Seit 2021 müssen die Auskünfte im Fragebogen zur steuerlichen Erfassung grundsätzlich elektronisch nach amtlich vorgeschriebenem Datensatz über die amtlich bestimmte Schnittstelle übermitteln. Das gilt für:

• Aufnahme einer gewerblichen, selbstständigen oder land- und forstwirtschaftlichen Tätigkeit
• Die Gründung einer Personengesellschaft
• Die Gründung einer Kapitalgesellschaft, bzw. Genossenschaft.

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Schritt für Schritt den Fragebogen zu steuerlichen Erfassung ausfüllen

Im folgenden gehen wir die einzelnen Punkte des Fragebogens zusammen durch. Alles in allem ist der Bogen nicht allzu schwer auszufüllen, aber wie so oft bei behördlichen Papieren gibt es den ein oder anderen Stolperstein, auf den du Acht geben solltest. Wenn es trotzdem noch einige Unklarheiten gibt, empfiehlt es sich, dir Unterstützung von einem Steuerberater zu holen. So kannst du sichergehen, dass du auch alles richtig ausfüllst.

Punkt 1: Allgemeine Angaben

Als Erstes solltest du schon mal auf alle acht Seiten des Fragebogens deine private Steuernummer eintragen und das Kästchen „Aufnahme einer gewerblichen/ selbstständigen (freiberuflichen) Tätigkeit“ ankreuzen. Hast du das gemacht, kannst du dich dem ersten Punkt zuwenden, den allgemeinen Angaben. Hier trägst du zunächst deine private Adresse und Kontaktdaten und gegebenenfalls die deines Ehepartners ein. Unter Punkt 1.4 erklärst du dann in Kürze deine geplante Tätigkeit und gibst dafür die Bankverbindungen an. In den meisten Fällen empfiehlt sich hier eine Trennung zwischen Privatkonto und Geschäftskonto. Beim Punkt „Personenerstattungen“ solltest du deine private Bankverbindung und beim Punkt „Betriebserstattungen“ deine geschäftliche Bankverbindung angeben. Solltest du dich bei deinem Geschäftsvorhaben von einem Steuerberater unterstützen lassen, kannst du dessen Kontaktdaten beim Punkt „Steuerliche Beratung“ angeben.

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Punkt 2: Informationen zur Tätigkeit

Im nächsten Punkt widmen wir uns deiner selbstständigen Tätigkeit. Hier gibst du die Kontaktdaten und die Anschrift des Unternehmens an. Sollte es mehrere Betriebsstätte geben, solltest du auch diese im Fragebogen zur steuerlichen Erfassung angeben. Im Anschluss folgt die Frage nach einem Handelsregistereintrag. Diese solltest du dann mit „Ja“ beantworten, wenn du als Kaufmann im Sinne des HGB zur Eintragung verpflichtet bist.

Bei dem Punkt 2.6 musst du nun beantworten, um welche Art der Unternehmensgründung es sich handelt. In den meisten Fällen handelt es sich hier um eine Neugründung, sodass du nur das Datum der ersten Geschäftstätigkeit angeben musst. Das kann auch noch vor der ersten Gewerbeanmeldung sein, falls du davor schon unternehmerisch tätig warst. Sollte es sich bei der selbstständigen Tätigkeit nicht um eine Neugründung, sondern um eine Unternehmensübernahme, Verlegung oder Umwandlung handeln, dann musst du Angaben über das erste Unternehmen machen.

Punkt 3: Angabe zur Festsetzung der Vorauszahlungen

Beim dritten Punkt geht es nun um die geplanten Einkünfte und um die unternehmerischen Gewinne im Jahr der Betriebseröffnung und im Folgejahr. Diese Zahlen helfen dem Finanzamt, die Höhe der Vorauszahlungen für die Einkommenssteuer und Gewerbesteuer festzulegen. Zusätzlichen müssen hier noch Angaben zu anderen Einkunftsarten gemacht werden, da auch diese für die Höhe der Vorauszahlung wichtig sind.

Hier solltest du dir gründliche Gedanken machen, da diese Schätzungen Auswirkungen auf deine Liquidität haben können. Schätzt du deine Einkünfte beispielsweise zu hoch ein, können die Vorauszahlungen Liquiditätsengpässe verursachen. Sind sie zu niedrig, musst du im Folgejahr mit hohen Nachzahlungen rechnen.

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Punkt 4, 5 und 6: Gewinnermittlung und Lohnsteuer

Beim vierten Punkt musst du dich für eine Gewinnermittlungsart entscheiden. Hier kommt in der Regel die Einnahmen-Überschuss-Rechnung oder die Bilanzierung zum Einsatz. Die Einnahmen-Überschuss-Rechnung eignet sich für kleine gewerbliche Unternehmen, bei denen der Umsatz weniger als 600.000 Euro beträgt, der Gewinn als kleiner als 60.000 Euro ist und die nicht im Handelsregister eingetragen sind. Diese eignet sich somit auch gut für Freiberufler. Die Bilanzierung ist für einen Kaufmann im Sinne des Handesrechtes Pflicht.

Der fünfte Punkt im Fragebogen zur steuerlichen Erfassung ermöglicht die Freistellung von Steuerabzügen bei Bauleistungen und betrifft somit nur Selbstständige, die im Baugewerbe tätig sind.

Solltest du zudem Mitarbeiter beschäftigen, musst du Angaben zur Anmeldung und Abführung der Lohnsteuer machen. Abhängig von der voraussichtlich anfallenden Lohnsteuer, wird die Frequenz bestimmt, in der die Lohnsteuer durchgeführt wird:

• monatliche Lohnsteuervoranmeldung bei mehr als 4.000 Euro
• vierteljährliche Lohnsteuervoranmeldung bei 1.080 bis 4.000 Euro
• jährliche Lohnsteuervoranmeldung bei weniger als 1.080 Euro

Punkt 7: Die Anmeldung und Abführung der Umsatzsteuer

Der siebte Punkt beschäftigt sich mit den Fragen um die Umsatzsteuer. Hier kann die Kleinunterehmerregelung in Anspruch genommen werden. Dies geht dann, wenn im Gründungsjahr die Umsatzgrenze von 22.000 Euro und im Folgejahr von 50.000 Euro nicht überschritten wird. Gründet man mitten im Jahr, muss die Umsatzschätzung auf 12 Monate hochgerechnet werden.

Bei den Punkten 7.5, 7.6 und 7.7 geht es um Steuerbefreiungen und reduzierte Steuersätze für einzelne Branchen. Dies kann je nach Branche nochmal etwas komplizierter sein und sollte deswegen am besten mit einem Steuerberater besprochen werden.

Nimmt man die Kleinunternehmerregelung nicht in Anspruch, kann man beim siebten Punkt zudem eine Umsatzsteuer-Identifikationsnummer beantragen. Diese wird notwendig, wenn du Kunden im EU-Ausland hast oder dort Leistungen einkaufst. Nur mit dieser Nummer sind umsatzsteuerfreie Leistungen ins Ausland möglich.

Es gibt noch einen achten Punkt beim Fragebogen zur steuerlichen Erfassung, doch dieser ist für Neugründer nicht relevant. Nun gilt es, je nach Notwendigkeit, nur noch einige Anlagen zu ergänzen und dann kann der Fragebogen an das Finanzamt zurückgeschickt werden. Dieses meldet sich nach ein paar Wochen mit der Steuernummer für die Rechnungsstellung zurück.

Fazit zum Fragebogen zur steuerlichen Erfassung

Den Fragebogen zur steuerlichen Erfassung muss jeder junge Gründer ausfüllen, wenn er sich selbstständig machen will. Den Fragebogen bekommt man entweder nach der Gewerbeanmeldung zugeschickt oder man muss sich als Freiberufler selbst beim Finanzamt melden. Im Grunde genommen ist es nicht so schwer, den Bogen alleine auszufüllen, je nach Branche kann es aber zu einigen Unklarheiten kommen. Hier empfiehlt es sich dann, einen Steuerberater hinzu zu ziehen, damit dieser einem helfen kann, alle wichtigen Daten korrekt einzutragen.

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Häufige Fragen (FAQ) zum Fragebogen zur steuerlichen Erfassung