Buchhaltung für deinen Shopify Shop: So einfach kann es sein

Warum ist eine effiziente Buchhaltung für Shopify-Händler wichtig?

Eine effiziente Buchhaltung ist für dich als Shopify-Händler besonders wichtig: Einerseits geht dafür ab einem gewissen Bestellaufkommen unheimlich viel Zeit drauf. Andererseits sind manuelle Prozesse extrem fehleranfällig. Das gilt insbesondere für sich ständig wiederholende Aufgaben – wie etwa das Erstellen von Rechnungen.

Apropos Fehler: Die sieht das Finanzamt gar nicht gern. Deshalb schaut dir die Behörde genau auf die Finger. Super Umsätze hin- oder her – nur wenn du deine Einnahmen und Ausgaben stets im Blick behältst, sauber verwaltest und Belege vorweisen kannst, bleibt dein Unternehmen auf Erfolgskurs. Denn: Eine saubere Buchführung ist Pflicht und in den Grundsätzen zur ordnungsgemäßen Buchführung (GoB) gesetzlich vorgeschrieben. Bei Verstößen oder Unregelmäßigkeiten musst du mit empfindlichen Strafen rechnen.

Buchhaltung für Kleinunternehmer

Du bist Kleinunternehmer? Dann reicht es aus, wenn du deine Einnahmen und Ausgaben als Bruttosummen erfasst. Deine Einnahmen spiegeln sich auf den Ausgangsrechnungen – also den Shopify-Rechnungen – wider. Jede dieser Rechnungen muss sauber erfasst und dokumentiert werden. Das gleiche gilt für die Ausgaben – wie etwa Produktkosten, Büromiete oder Personalkosten.

Buchhaltung für umsatzsteuerpflichtige Unternehmen

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Noch komplizierter wird’s, wenn dein Business wächst und du vom Kleinunternehmer zum umsatzsteuerpflichtigen Unternehmer aufsteigst. Dann musst du zusätzlich zu den Einnahmen und Ausgaben (netto) die eingenommene Umsatzsteuer sowie die im Vorfeld abgeführte Vorsteuer erfassen. Hinzu kommen die quartalsweise Umsatzsteuervoranmeldung sowie deine Einkommenssteuererklärung am Jahresende.

Das bedeutet: Je besser dein Online-Shop läuft, desto größer wird der Aufwand für die Buchhaltung. Und desto weniger Zeit hast du für gewinnbringende Tätigkeiten. Doch keine Sorge: Mit Shopify hast du die Möglichkeit deine Buchhaltung zu automatisieren. Im Folgenden erfährst du mehr darüber.

Buchhaltungssoftware für Shopify: Das sind die Vorteile!

Die Automatisierung deiner Shopify-Buchhaltung bietet dir im Arbeitsalltag einen echten Mehrwert. Wenn du dich für die Integration eines Buchhaltungsprogramms entscheidest, hast du folgende Vorteile:

• Zeitersparnis und Effizienzsteigerung: Du kannst wesentlich schneller und effizienter arbeiten. Denn deine Buchhaltung erledigt sich quasi nebenbei. Buchhaltungsprogramme nehmen dir fast alle wichtigen Aufgaben ab: Sie verschicken automatisch Kundenrechnungen, erfassen Buchungen und erstellen sogar deine Umsatzsteuererklärung. So hast du mehr Zeit für die wichtigste Tätigkeit: den Verkauf deiner Produkte.
• Vermeidung menschlicher Fehler: Keine Frage: Menschen machen Fehler. Du entdeckst zum Beispiel im Nachhinein eine falsche oder fehlende Pflichtangabe auf der Rechnung? Ist der Betrag schon verbucht? Dann musst du eine Stornorechnung schreiben. Unnötiger Mehraufwand, den du dir mit einer Buchhaltungssoftware sparen kannst. Schließlich ist das Programm so konzipiert, dass es typische Fehler von Vorneherein vermeidet.
• Bessere Übersicht und Kontrolle über Finanzen: Dank regelmäßiger Datenanalysen behältst du den Überblick über deine Finanzen. Es reichen oftmals ein paar Klicks, um eine Gewinnauswertung zu erstellen. Diese Auswertung kann dir als Grundlage für strategische Geschäftsentscheidungen dienen. Zum Beispiel, wenn du vor der Frage stehst: Ist es sinnvoll, neue Produkte in deinen Shop aufzunehmen?

Übrigens: Trotz Automatisierung braucht jedes Buchhaltungsprogramm ab und zu menschliche Unterstützung. Schließlich kann nicht jeder Vorfall von Anfang an automatisiert ablaufen. Das gilt insbesondere für neue Buchungen. Das System informiert dich, wenn es einen Geschäftsvorfall nicht kennt. Definiere einen Standardprozess, damit das Buchhaltungstool dir auch diese Aufgabe in Zukunft abnehmen kann.

So findest du die passende Buchhaltungssoftware für deinen Shopify-Shop

Shopify bietet im App-Store einige Apps für die Buchhaltung an. Manche Programme helfen dir nur beim Rechnungsversand. Andere erstellen Zusammenfassungen oder Berichte. Es gibt aber auch Programme, die alles abdecken – von der Rechnungserstellung bis zur Umsatzsteuervoranmeldung. Welche Lösung am besten passt, hängt von verschiedenen Faktoren ab.

Kriterien für die Auswahl der richtigen Software

Für einen kleinen Shop reicht eine App für den automatischen Rechnungsversand normalerweise aus. Ist dein E-Commerce-Unternehmen bereits umsatzsteuerpflichtig, empfehlen wir das Rundum-Sorglos-Paket. Achte dabei auf die folgenden Punkte:

• Automatisierte Erfassung von Transaktionen: Kann das Programm die passenden Rechnungen, Gutschriften und Belege deinen Banktransaktionen zuordnen?
• Automatisierte Rechnungsstellung und -versand: Erstellt und verschickt die Software nach Bestelleingang automatisch Rechnungen an deine Kunden?
• Automatisierte Steuerberechnung und -berichte: Ist sie so konzipiert, dass sie beispielsweiseaus deinen Eingangs- und Ausgangsrechnungen eine Einnahmen-Überschuss-Rechnung (EÜR) und eine Umsatzsteuervoranmeldung erstellt?
• Bankabgleich & Zahlungseingänge: Nimmt die Software automatisch einen Bankabgleich vor und verbucht sie Zahlungseingänge?
• Bestandsverwaltung & Lagerbuchungen: Werden Bewegungen im Lager und die Lagerbestände automatisch erfasst?
• Umgang mit Rücksendungen & Stornierungen: Dein Kunde hat sich anders entschieden? Auch eine Stornierung sollte die Software automatisch erfassen und verbuchen können.

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Eine der bekanntesten Lösungen für die Buchhaltung ist sevDesk. Das Programm arbeitet – genau wie Shopify – in der Cloud. Du kannst die beiden Programme einfach miteinander verbinden. Wie das geht, dazu später mehr.

sevDesk ist in der Lage alle Vorgänge in deinem Shopify-Shop zu erfassen: Sobald dein Kunde ein Produkt bestellt, erstellt und verschickt sevDesk an ihn eine rechtssichere Rechnung. Hat der Kunde auch wirklich bezahlt? Auch darüber musst du dir in Zukunft keine Gedanken mehr machen: sevDesk überwacht deine offenen Rechnungen und markiert sie bei Zahlungseingang als bezahlt. Bleibt der Rechnungsbetrag offen siehst du das in der Übersicht zu den offenen Posten. Mit sevDesk versendest du dann einfach eine Zahlungserinnerung oder du nutzt das Addon Mahnstufen, um den Mahnprozess zu starten.

Alle Shopify-Daten werden in die Buchhaltungssoftware übertragen. Diese Daten sind eine gute Basis für tagesaktuelle Auswertungen: sevDesk stellt dir zum Beispiel eine Einnahmen-Überschuss-Rechnung zur Verfügun. Du kannst dabei gewünschte Zeiträume und Projekte einstellen und damit individuelle Auswertungen fahren. Durch weitere Schnittstellen, zum Beispiel die DATEV-Schnittstelle, und die automatisierte Belegerfassung sparst du zusätzlich Zeit.

Für dich als Online-Shop-Betreiber ist außerdem der Bereich Warenwirtschaft wichtig. sevDesk bietet dir hierfür einen den passenden Tarif und Funktionsumfang an. Im Tarif „Warenwirtschaft“ sind neben sämtlichen Buchhaltungsfunktionen folgende Funktionen enthalten:

• Lagerverwaltung
• Bestandsbuchungen
• Lieferantenpreise
• Kundenpreise
• Lieferantenzuordnung
• Individuelle Artikelzuordnung

Durch die Automatisierung werden deine internen Prozesse vereinfacht und beschleunigt. Alles in allem ist sevDesk eine gute Wahl für Shopify-Händler – und mit 42,90 Euro pro Monat ist sevDesk eine erschwingliche Lösung Hast du Fragen oder Probleme, steht dir das sevDesk-Support-Team mit Rat und Tat zur Seite.

Integration von sevDesk in deinen Shopify-Shop

Je nachdem, welches Programm du schon nutzt, gibt es zwei Möglichkeiten: Entweder du logst dich in deinem Shopify-Account ein und lädst dir dort die sevDesk-App herunter. Dazu einfach auf „Ad App“ klicken und einen sevDesk Account anlegen.

Oder du gehst in deinen sevDesk-Account. Shopify findest du unter „Integrationen“. Wenn du auf „Installieren“ klickst, musst du nur noch deinen Shopnamen, die E-Mail-Adresse und das Shopify-Passwort eingeben.

Hat alles geklappt? Dann werden deine Shopify-Bestellungen ab sofort in sevDesk verbucht. Wir empfehlen dir aber noch einige Testbestellungen durchzuführen, um die Anbindung zu testen.

Übrigens: Wenn du sevDesk Neuling bist, startest du zunächst in eine 14-tägige kostenlose Testphase. Danach ist die sevDesk-App für Shopify kostenpflichtig.

Fazit

Es lohnt sich deine Shopify-Buchhaltung zu automatisieren. Denn damit vermeidest du Fehler, sparst Zeit und hast einen besseren Überblick über deine Finanzen. Außerdem kann das Finanzamt deine Geschäftsvorfälle besser nachvollziehen. Das schützt dich vor unangenehmen Rückfragen. Es gibt verschiedene Apps, die dich unterstützen. Betreibst du ein E-Commerce-Unternehmen mit einem hohen Bestellaufkommen, macht es Sinn Shopify mit einer umfangreichen Buchhaltungssoftware zu verbinden. Eine gute Lösung, die dir viele Aufgaben abnimmt, ist beispielsweise sevDesk*. Sie ist eine der beliebtesten Buchhaltungs-Software-Lösungen für Anfänger und im kostenlosen 14-Tage Probe-Abo kannst du die Lösung in Ruhe kennenlernen und schauen, ob sie für dich passend ist.

Sollte das der Fall sein, so gibt es im exklusiven Angebot von sevDesk für Gründer.de mit dem Gutschein „100GRUENDER*“ einen Rabatt von 50%.