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Umsatzsteuer Voranmeldung: Diese Sonderregelung gilt für eine Neugründung

Wer bei einer Neugründung von der Umsatzsteuer-Voranmeldung hört, befürchtet dahinter oftmals komplizierte Abläufe. Tatsächlich gibt es eine Frist, die jeder Unternehmer einhalten muss und besonders Gründer sollten sich mit der geltenden Sonderregelung beschäftigen. Zusätzlich gibt es aktuell noch besondere Regeln aufgrund der Corona-Krise, die jede Firma beachten sollte. Doch die Übermittlung an das Finanzamt ist mit der richtigen Vorbereitung und dem passenden Formular dann schnell umsetzbar. Der folgende Artikel erklärt deshalb die genaue Bedeutung der Umsatzsteuer-Voranmeldung mit ausführlichen Informationen zum Ablauf und zu den aktuellen Regelungen der USt. Voranmeldung aufgrund der Corona-Pandemie

Definition der UST-Voranmeldung

Jedes Unternehmen in Deutschland muss die Umsatzsteuer (Abkürzung USt.) an das Finanzamt abgeben. Diese Steuerabgabe wird möglich, da jedes Unternehmen bei der Rechnungsstellung einen gewissen Prozentsatz als Umsatzsteuer addiert und diesen Prozentsatz dann wieder an das Finanzamt abgeben kann. Die Umsatzsteuer-Voranmeldung kündigt also somit an, wie viele Umsätze gerade vorhanden sind und wie hoch die entsprechende Steuer ausfallen wird. Übertragen werden diese Informationen der USt. Voranmeldung über ELSTER, der elektronischen Steueranmeldung des Finanzamts.

Durch die Umsatzsteuer-Voranmeldung kann sich das Finanzamt absichern, da sich mögliche Insolvenzen sofort bemerkbar machen. Gleichzeitig profitieren die Unternehmen bei der USt. Voranmeldung, dass sie nicht einmal pro Jahr einen großen Betrag zahlen müssen, sondern die Summe besser verteilt wird.

Wann muss man generell die Buchhaltung abgeben?

Neben der Umsatzsteuer-Voranmeldung gibt es natürlich noch viele weitere Angaben innerhalb der Buchhaltung, die jeder Gründer beachten sollte. Dabei gilt; die endgültigen Steuererklärungen für Einkommens-, Körperschafts- und Gewerbesteuer sind in der Regel bis zum 31. Mai des Folgejahres abzugeben. Wer allerdings einen Steuerberater beauftragt, kann den Abgabetermin in der Regel noch weiter verschieben, nämlich auf den 31.12. des Folgejahres. Grundsätzlich ist es jedoch wichtig, sich beim lokalen Finanzamt über die Abgabefristen zu informieren, um Probleme zu vermeiden.

Wer muss die Umsatzsteuer-Voranmeldung abgeben?

In Deutschland ist prinzipiell jedes Unternehmen dazu verpflichtet, regelmäßig die Umsatzsteuer-Voranmeldung beim Finanzamt über ELSTER einzureichen. Allerdings gibt es drei Ausnahmen bei der Voranmeldung:

  1. Kleinunternehmer: Dazu gehören alle Selbstständigen, deren Umsatz im Vorjahr nicht über 22.000 Euro und im aktuellen Jahr nicht über 50.000 Euro liegt. Dann gilt die sogenannte Kleinunternehmerregelung.
  2. gering verdienende Unternehmen: Wenn die Summe der Umsatzsteuer im vorherigen Jahr unter 1.000 Euro lag, kann ein Unternehmen befreit werden und muss dann nur einmal pro Jahr eine Umsatzsteuererklärung abgeben. Dazu braucht es allerdings eine Absprache mit dem zuständigen Finanzamt, die dann offiziell zustimmen muss.
  3. bestimmte Berufsgruppen: Diese sind ebenfalls von der Umsatzsteuer befreit und müssen deshalb auch keine Voranmeldung abgeben. Dazu gehören zum Beispiel Ärzte, Zahnärzte, Physiotherapeuten oder Versicherungsmakler.

Wie oft muss ich die Umsatzsteuer-Voranmeldung abgeben?

Die Häufigkeit der Voranmeldung hängt vom Vorjahr ab. Anhand der Zahlen aus der vorherigen Umsatzsteuererklärung lassen sich nämlich die geltenden Vorgaben berechnen. Dabei orientiert sich das Finanzamt an den folgenden Summen, die als sogenannte Umsatzsteuerlast für die Voranmeldung bezeichnet werden:

  • keine Umsatzsteuer-Voranmeldung bei einer Umsatzsteuerlast bis 1.000 Euro
  • Abgabe vierteljährlich bei einer Umsatzsteuerlast zwischen 1.000 und 7.500 Euro
  • Abgabe monatlich bei einer Umsatzsteuerlast von mehr als 7.500 Euro

Das zuständige Finanzamt teilt jedem Unternehmen immer schriftlich mit, wie häufig die Umsatzsteuer-Voranmeldung über ELSTER übermittelt werden muss.

Sonderregelung für Neugründungen

Die Regeln für die Häufigkeit der Umsatzsteuer-Voranmeldung gilt nicht für eine Neugründung. Denn im ersten Jahr der Existenzgründung und im Folgejahr muss die Voranmeldung monatlich abgegeben werden. Diese Pflicht gilt unabhängig von der Umsatzsteuerlast. Wurde dann im zweiten Jahr nach der Neugründung nur eine Umsatzsteuer von maximal 7.500 Euro angemeldet, stellt das Finanzamt in dritten Jahr der Neugründung die Anmeldefrist um. Wurden allerdings nicht mehr als 1.000 Euro im zweiten Jahr angemeldet, sind keine Umsatzsteuer-Voranmeldungen über ELSTER mehr abzugeben. Dann genügt die jährliche Umsatzsteuererklärung.

Wann endet die Umsatzsteuer-Voranmeldung Frist 2023?

Bei der Frist für die Abgabe gilt immer der 10. Tag eines Folgemonats als Stichtag. Wer also monatlich die Voranmeldung über ELSTER abgibt und sich beispielsweise auf die Umsätze aus dem Januar 2023 beziehen möchte, muss diese bis zum 10. Februar 2023 abgeben. Fällt der 10. des Monats auf einen Sonn- bzw. Feiertag oder ein Wochenende, ist der nächste Arbeitstag der Fälligkeitstag der USt. Voranmeldung. Wichtig ist, dass bis zu diesem Tag nicht nur die UmsatzsteuerVoranmeldung erfolgen muss, sondern auch die Umsatzsteuer gezahlt wird. Deshalb bietet es sich generell an, dem Finanzamt eine Einzugsermächtigung zu erteilen, um sich vor möglichen Mahngebühren zu schützen.

Antrag auf Dauerfristverlängerung

Wer feststellt, dass die Abgabe der Umsatzsteuer-Voranmeldung zur vorgeschriebene Frist nicht möglich ist, kann einen Antrag auf Dauerfristverlängerung beim Finanzamt stellen. Die Dauerfristverlängerung verlängert die Abgabefrist dann um einen Monat. Das heißt, die monatliche Voranmeldung für den Januar ist spätestens bis zum 10. März fällig und auch die Zahlung der Umsatzsteuerlast wird erst dann vom Finanzamt eingezogen.

Allerdings sind dabei noch die folgenden Fristen der Voranmeldung zu beachten:

  • monatliche Umsatzsteuer-Voranmeldung: Der Antrag auf Dauerfristverlängerung muss beispielsweise für den Januar bis spätestens 10. Februar eingereicht werden. Zudem ist eine Sondervorauszahlung nötig, sie beträgt 1/11 der Umsatzsteuer-Vorauszahlungen des letzten Jahres und muss jedes Jahr erneut gezahlt werden.
  • vierteljährliche Umsatzsteuer-Voranmeldung: Der Antrag auf Dauerfristverlängerung für das erste Quartal der USt. Voranmeldung muss bis spätestens 10. April eingereicht werden.

Generell kann die Dauerfristverlängerung hohe Mahngebühren vermeiden. Selbst unter Berücksichtigung der Sonderzahlung ist eine Dauerfristverlängerung deshalb oftmals sinnvoller als die anfallenden Mahngebühren.

Mahngebühren für eine verpasste Umsatzsteuer-Voranmeldung Frist

Wer die Frist zur Abgabe der Umsatzsteuer-Voranmeldung über ELSTER nicht beachtet, muss mit Mahngebühren und dem sogenannten Verspätungszuschlag rechnen. Dieser liegt bei bis zu 10 Prozent der Umsatzsteuerlast. Kommt allerdings die Zahlung zu spät beim Finanzamt an, werden je angefangenem Monat weitere 1 Prozent der Umsatzsteuerlast verlangt. Wer per Banküberweisung bezahlt, erhält dabei eine dreitägige Schonfrist. Wichtig ist, dass die Frist immer eingehalten werden muss, auch wenn mal keine Umsätze vorliegen. Ansonsten stellt das Finanzamt ein Mahnschreiben aus.

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Wie erfolgt die Übermittlung der Umsatzsteuer-Voranmeldung?

Die Übermittlung der Umsatzsteuer-Voranmeldung erfolgt ausschließlich online. Die Abgabe in Papierform erlaubt das Finanzamt nur in Härtefällen, dafür ist ein zusätzlicher Antrag nötig. Für die Übermittlung muss sich jedes Unternehmen zuerst für die „elektronische Steuererklärung“ des Finanzamts anmelden, abgekürzt ELSTER. Zudem ist noch ein elektronisches Zertifikat nötig, das sich über das ELSTER-Online-Portal bestellen lässt. Dieses Zertifikat gilt dann sozusagen als digitale Unterschrift und beweist die Authentizität der Steuerdaten. 

Formular zur Umsatzsteuer-Voranmeldung

Wer seine Umsatzsteuer-Voranmeldung an das Finanzamt übermitteln möchte, kann dafür das folgende Muster-Formular des Finanzministeriums nutzen:

In diesem Formular sind auch eine Anleitung und ausführliche Beschreibungen zu den einzelnen Angaben enthalten. Zusätzlich bieten aber die zuständigen Finanzämter auch eine telefonische Beratung an, um die Abgabe des Formulars zu erleichtern.

Wie berechne ich die Umsatzsteuer für eine Voranmeldung?

Jedes Unternehmen in Deutschland ist dazu verpflichtet, für verkaufte Waren oder Leistungen beim Kunden die Umsatzsteuer zu berechnen. Der Regelsteuersatz liegt dafür bei 19 Prozent, einige Waren- und Leistungsgruppen fallen jedoch unter den ermäßigten Steuersatz von sieben Prozent. Bei der Umsatzsteuer-Voranmeldung wird allerdings noch zwischen der Soll- und der Ist-Versteuerung unterschieden.

Soll-Besteuerung der Voranmeldung

Alle Unternehmen müssen die Umsatzsteuer ans Finanzamt abführen, wenn sie eine Rechnung gestellt haben. Das heißt, die Umsatzsteuer ist direkt fällig, unabhängig davon, ob der Kunde die Rechnung bereits gezahlt hat oder nicht. Dieser Vorgang wird bei der Umsatzsteuer-Voranmeldung als Soll-Versteuerung bezeichnet und kann für eine große finanzielle Belastung sorgen. Denn wenn keine hohen Umsätze, aber gleichzeitig viele offene Rechnungen vorhanden sind, bringt dieser Vorgang besonders kleine Unternehmen in finanzielle Schwierigkeiten.

Ist-Besteuerung der Voranmeldung

Um kleine Unternehmen zu entlasten, lässt sich beim Finanzamt eine sogenannte Ist-Besteuerung der Umsatzsteuer-Voranmeldung beantragen. Dabei zahlt ein Unternehmen die Umsatzsteuer erst, wenn der Kunde seine Rechnung bezahlt hat. Somit sorgt die Ist-Besteuerung zu einer finanziellen Entlastung. Die Umstellung ist jedoch nur möglich, wenn der Umsatz im Vorjahr nicht über 500.000 Euro liegt, deshalb lohnt sich der Antrag nur für kleine Firmen mit geringen Umsätzen.

Falsche Angaben der Voranmeldung korrigieren

Natürlich fordert das Finanzamt, dass alle Angaben der Umsatzsteuer-Voranmeldung korrekt sind und kann auch Beweise anfordern. Doch es können beim Ausfüllen des Formulars auch Fehler passieren, beispielsweise durch einen Zahlendreher oder eine vergessene Rechnung. Für einen solchen Fall gibt es die sogenannte „berichtigte Voranmeldung“, die beim Finanzamt abgegeben wird und auch im ELSTER-Online-Portal zu finden ist. Zudem lässt sich dieser Fehler in der Umsatzsteuererklärung korrigieren, deshalb sind keine weiteren Konsequenzen zu befürchten.

Wie erhalte ich Hilfe für die Umsatzsteuer-Voranmeldung?

Die Abgabe der Umsatzsteuer-Voranmeldung über ELSTER kann sich besonders für Einsteiger oder Gründer als große Hürde darstellen. Deshalb gibt es zwei Möglichkeiten, um die Abgabe der USt. Voranmeldung zu vereinfachen.

  1. Der Steuerberater: Wenn ein Steuerberater die Buchhaltung für ein Unternehmen übernimmt, verursacht die Umsatzsteuer-Voranmeldung keine allzu hohen Zusatzkosten.
  2. Die Buchhaltungssoftware: Diese bietet gute Tutorials für den Einstieg, zudem nutzt die Software den aktuellen Stand des Gesetzes und prüft alle Eingaben. Oftmals ist auch eine ELSTER-Schnittstelle vorhanden, wodurch sich bei der Umsatzsteuer-Voranmeldung wiederum auch Zeit sparen lässt.

Fazit: Eine Umsatzsteuer-Voranmeldung ist gar nicht so schwer

Wenn du ein Unternehmen gründest oder dich generell mit der Umsatzsteuer-Voranmeldung beschäftigen musst, darfst du dich nicht von der Frist und den zahlreichen weiteren Vorgaben abschrecken lassen. Mit der richtigen Vorbereitung und ein bisschen Übung wirst auch du die erforderlichen Informationen schnell übermitteln können. Nutze dafür auch die Anleitungen des ELSTER-Online-Portals und die Beratungsstellen des Finanzamts. Und wenn es am Ende gar nicht klappt oder der ganze Prozess zu viel Zeit in Anspruch nimmt, kann diese Aufgabe auch dein Steuerberater übernehmen.

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Häufige Fragen (FAQ) zur Umsatzsteuer-Voranmeldung

Was ist die Umsatzsteuer-Voranmeldung?

Jedes Unternehmen in Deutschland muss die Umsatzsteuer (Abkürzung USt.) an das Finanzamt abgeben. Diese Steuerabgabe wird möglich, da jedes Unternehmen bei der Rechnungsstellung einen gewissen Prozentsatz als Umsatzsteuer addiert und diesen Prozentsatz dann wieder an das Finanzamt abgeben kann. Die Voranmeldung kündigt also somit an, wie viele Umsätze gerade vorhanden sind und wie hoch die Umsatzsteuer ausfallen wird.

Wer muss die Umsatzsteuer-Voranmeldung abgeben?

Prinzipiell ist jedes Unternehmen zur Umsatzsteuer-Voranmeldung verpflichtet. Es gibt nur drei Ausnahmen: Kleinunternehmer, gering verdienende Unternehmen bis 1.000 Euro und bestimmte Berufsgruppen. Zu diesen Berufen gehören Ärzte, Zahnärzte, Physiotherapeuten oder Versicherungsmakler.

Wie wird die Umsatzsteuer-Voranmeldung übermittelt?

Die Übermittlung der Umsatzsteuer-Voranmeldung erfolgt ausschließlich online. Die Abgabe in Papierform erlaubt das Finanzamt nur in Härtefällen, dafür ist ein zusätzlicher Antrag nötig. Für die Übermittlung muss sich jedes Unternehmen zuerst für die „elektronische Steuererklärung“ des Finanzamts anmelden, abgekürzt ELSTER.

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Über den Autor

Autorenprofil: Andreas Fricke

Andreas Fricke

Andreas war von März 2022 bis Februar 2024 in der Redaktion von Gründer.de. Hier verantwortete er die Bereiche Franchise- und Gründer-Verzeichnis, außerdem arbeitet er regelmäßig an neuen Büchern und eBooks auf unserem Portal. Zuvor hat er 5 Jahre lang in einer Online-Marketing-Agentur für verschiedenste Branchen Texte geschrieben. Sein textliches Know-how zieht er aus seinem Studium im Bereich Journalismus & Unternehmenskommunikation.

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