Die beste Buchhaltungssoftware für Kleinunternehmer

Buchhaltung für Kleinunternehmer: Infos und Tipps

Wenn du als Kleinunternehmer nicht im Handelsregister stehst, bist du von der Buchhaltungspflicht befreit. Du musst dich nicht mit Buchungssätzen und der doppelten Buchhaltung auseinandersetzen. Das bedeutet aber nicht, dass du die Hände in den Schoß legen kannst. Im Gegenteil: Es ist wichtig, dass du auf eine chronologische Ablage deiner Rechnungen und Belege achtest. Diese dienen schließlich als Grundlage für deine jährliche Einnahmen-Überschuss-Rechnung, die du zusammen mit der Steuererklärung beim Finanzamt einreichst.

Im Folgenden erfährst du, ob die Kleinunternehmerregelung für dich gilt und worauf du achten musst.

Die Kleinunternehmerregelung: Was steckt dahinter?

Der Gesetzgeber möchte Unternehmen mit niedrigen Umsätzen entlasten. Deshalb hat er eine Sonderregelung, die sogenannte Kleinunternehmerregelung, ins Leben gerufen. Sie ist im Umsatzsteuerrecht verankert (§ 19 UStG). Demnach zählst du zu den Kleinunternehmern, wenn

• deine Umsätze im abgelaufenen Kalenderjahr unter 22.000 Euro lagen.
• deine Umsätze im laufenden Kalenderjahr voraussichtlich unter 50.000 Euro bleiben.

Trifft beides zu, kannst du von der Regelung Gebrauch machen. Als Freiberufler musst du dich selbst beim Finanzamt melden, Gewerbetreibende bekommen einen Fragebogen zugeschickt.

Der Kleinunternehmerstatus bringt dir einige Vorteile. Der größte ist, dass du keine Umsatzsteuer an das Finanzamt abführen musst. Dadurch sparst du nicht nur Steuern, sondern auch Bürokratie: Sowohl die aufwändige Umsatzsteuervoranmeldung als auch die doppelte Buchführung fallen weg.

Gut zu wissen: Entscheidest du dich gegen die Anwendung der Kleinunternehmerregelung, bist du fünf Jahre lang daran gebunden. Erst ab dem sechsten Jahr deiner Geschäftstätigkeit kannst du auf Antrag in den Kleinunternehmerstatus wechseln – vorausgesetzt du überschreitest nicht die oben genannten Umsatzgrenzen.

Worauf sollten Kleinunternehmer achten?

Bist du offiziell Kleinunternehmer, darfst du Rechnungen ohne Umsatzsteuer (Mehrwertsteuer) erstellen. Wichtig dabei ist, dass du einen entsprechenden Vermerk auf deiner Rechnung hast. Der könnte beispielsweise so aussehen: „Gemäß §19 UStG ist kein Ausweis der Umsatzsteuer möglich.“

Darüber hinaus ist es wichtig, dass du deine Umsätze stets im Blick behältst. Überschreitest du die 22.000 Euro-Grenze im vergangenen beziehungsweise die 50.000 Euro-Grenze im Jahr darauf, musst du Umsatzsteuer nachzahlen. Schließlich bist du dann – in den Augen der Finanzverwaltung – kein Kleinunternehmer mehr. Es sei denn, du kannst dem Finanzamt glaubhaft klarmachen, warum deine Schätzungen vom tatsächlichen Umsatz abweichen. Zum Beispiel, weil du einen großen Kunden von dir überzeugen konntest, mit dem du zu Beginn deiner Selbstständigkeit nicht gerechnet hast.

Welche Funktionen sollte eine Buchführungssoftware für Kleinunternehmer beinhalten?

Ob du willst oder nicht – du musst dich auch als Kleinunternehmer mit dem Thema Buchhaltung auseinandersetzen. Am einfachsten geht das mit einer Buchhaltungssoftware. Damit sparst du jede Menge Zeit. Schließlich laufen hier viele Vorgänge automatisch ab und sind in wenigen Minuten erledigt. Dank der digitalen Rechnungs- und Belegverwaltung sparst du außerdem jede Menge Papierkram.

Es gibt sogar Buchführungsprogramme, die speziell auf die Bedürfnisse von Kleingewerben zugeschnitten sind. Folgende Funktionen sollten enthalten sein:

• einfache Angebots- und Rechnungserstellung ohne Mehrwertsteuer
• automatischer Vermerk der Kleinunternehmerregelung auf Rechnungen
• automatisches Erstellen einer Einnahmen-Überschuss-Rechnung (EÜR)
• DATEV-Export, falls du mit einem Steuerberater arbeiten willst
• integriertes Online-Banking
• Kassenbuch-Führung
• smarte Belegerkennung
• übersichtliches Dashboard (alle Umsätze und Kosten auf einen Blick)

Welche Buchhaltungssoftware braucht ein kleines Unternehmen?

Das lässt sich pauschal nicht beantworten. Es gibt eine Reihe von Anbietern, die mit unterschiedlichen Tarifen eigene Schwerpunkte setzen. Außerdem ist jeder Kleinunternehmer anders: Der eine verkauft Produkte über einen Online-Shop und benötigt neben einer Buchhaltungs- auch eine Lagerverwaltungssoftware. Der andere bietet ausschließlich Dienstleistungen an und kann auf diese Funktion verzichten.

Buchführungssoftware für Kleinunternehmer: Beispiel sevdesk

Eine gute Wahl ist in jedem Fall sevdesk. Vergrößert sich dein Unternehmen, wächst dein „Buchhaltungsassistent“ mit: Du kannst die Kleinunternehmerreglung-Option aktivieren und deaktivieren. Darüber hinaus überzeugt der Anbieter mit einer verständlich aufgebauten Benutzeroberfläche, die auch Nicht-Buchhaltern hilft sich leicht zurechtzufinden. Weißt du trotzdem nicht mehr weiter, unterstützt dich das umfangreiche Support-Angebot: Du kannst sevdesk per Mail, Chat oder telefonisch kostenlos erreichen und man hat zusätzlich ein Onboarding Call sowie einen neuen Support+.

Grundsätzlich hast du bei sevdesk drei Tarife zur Auswahl:

1. Rechnung
2. Buchhaltung
3. Buchhaltung Pro

Gut zu wissen: Du musst dich nicht sofort für eines der drei Pakete entscheiden. Es ist möglich alle Tarife 14 Tage lang kostenlos zu testen. Diese Testphase ist unverbindlich und endet automatisch. Im Folgenden erfährst du, welche Funktionen in den einzelnen Tarifen enthalten sind und wie viel sie kosten.

Tarif 1: sevdesk Rechnung

Du suchst eine Software für die Rechnungserstellung? Dann reicht der Tarif „Rechnung“ normalerweise aus. Darin sind bereits zahlreiche Funktionen enthalten:

• Mit wenigen Klicks kannst du Angebote in GoBD-konforme Rechnungen umwandeln und versenden.
• Auch Stornorechnungen, Abschlagsrechnungen oder Gutschriften sind möglich.
• Wie deine Rechnungen aussehen, entscheidest du: Zur Auswahl stehen zahlreiche Designs und Vorlagen.
• Das sevdesk Rechnungsprogramm überwacht für dich offene Rechnungen, du kannst jederzeit den Bezahlstatus einsehen.
• Du kannst mit wenigen Klicks Zahlungserinnerungen versenden.
• Du hast die Möglichkeit einen Bezahl-Link in deine Rechnungen einzubauen.
• Auch individuelle Zahlungskonditionen werden berücksichtigt.
• Entweder verschickst du deine Rechnungen anschließend per E-Mail oder über den integrierten Postversand.
• Dank kostenlosem Steuerberaterzugang und DATEV-Export-Funktion hat auch dein Steuerberater im Handumdrehen Zugriff auf die wichtigsten Daten.

Tarif 2: sevdesk Buchhaltung

Nur wenige Kleinunternehmer können sich – vor allem zu Beginn ihrer Karriere – einen Steuerberater leisten. Wer seine Buchhaltung selbst in die Hand nimmt, erhält bei sevdesk professionelle und kostengünstige Unterstützung. Der gleichnamige Tarif „Buchhaltung“ hat eine Menge zu bieten. Neben den oben genannten Rechnungsfunktionen werden zusätzliche Funktionen freigeschaltet, wie etwa:

• automatische Belegerfassung
• Anlagenverwaltung und Abschreibungen
• Kassenbuch-Führung
• Belege in Fremdwährungen verbuchen
• Schnittstelle zum Online-Banking
• automatische Auswertung (Einnahmen-Überschuss-Rechnung, EÜR)
• Lieferscheine erstellen

Der Buchhaltungsbutler von sevdesk serviert dir sogar noch eine weitere Funktion auf dem Silbertablett: die Kostenstellen-Zuordnung. Damit kannst du deine Rechnungen und Belege verschiedenen Kostenstellen zuweisen und deine Dokumente nach Kostenstellen filtern. Wenn dir ein Tool fehlt, hast du die Möglichkeit verschiedene Addons kostenpflichtig dazu zu buchen – zum Beispiel für das Mahnwesen. Damit lassen sich sämtliche Mahnstufen des internen Mahnwesens abbilden.

Tarif 3: sevdesk Buchhaltung Pro

Du möchtest deine Produkte über einen Online-Shop verkaufen? Dann macht es Sinn das Zusatzmodul „Buchhaltung Pro“ zu deiner Buchhaltungssoftware dazu zu buchen. Im Gegensatz zu vielen anderen Anbietern, deckt sevdesk auch diesen Bereich ab.

Mit diesem Programm erledigst du nicht nur die Rechnungserstellung und Buchhaltung, sondern behältst auch noch die Warenbestände mit allen Artikeln sowie die Lieferanten und Lieferprozesse im Blick. Du kannst die intelligente Artikelsuche nutzen, um Zeit zu sparen oder Lieferscheine erstellen und online verschicken. Dabei wird dein Warenbestand automatisch aktualisiert.

sevdesk: Wie viel kosten die Tarife?

Auch das Preismodell von sevdesk ist fair: Entscheidest du dich für eine längere Laufzeit, belohnt dich der Softwareanbieter mit einem Preisnachlass. Im Rechnungstarif bezahlst du beispielsweise im Monatsabo 11,90 Euro, bei zweijähriger Laufzeit reduzieren sich die monatlichen Kosten auf 8,90 Euro. Hier noch einmal alle Preise und Tarife auf einen Blick:

• sevdesk Rechnung: ab 4,45 Euro
• sevdesk Buchhaltung: ab 9,95 Euro
• sevdesk Buchhaltung Pro: ab 13,95 Euro

Übrigens: Es gibt regelmäßig Rabatt-Aktionen. Damit kannst du als Kleinunternehmer zusätzlich sparen.

Offline- oder Online Buchhaltungsprogramme für Kleingewerbe?

sevdesk gehört zu den sogenannten Online-Buchhaltungsprogrammen. Das bedeutet: Du arbeitest online in einer Cloud, also in deinem Browser. So hast du jederzeit und überall Zugriff auf deine Daten – alles was du dafür brauchst ist eine stabile Internetverbindung auf deinem Smartphone oder Mobilgerät. Mit einem Online-Buchhaltungsprogramm bist du also nicht an deinen Computer im Büro gebunden.

Das ist bei den Offline-Programmen anders. Offline bedeutet, dass du das Buchführungsprogramm auf deinem Rechner installierst und nur an diesem einen Rechner deine Buchhaltung erledigen kannst. Außerdem müssen oft in regalmäßigen Schritten teilweise kostenintensive Updates selbst manuell installiert werden. Unsere Empfehlung lautet daher: Willst du flexibel sein, macht ein Online-Buchhaltungsprogramm für dich als Kleinunternehmer mehr Sinn.

Fazit

Auch Kleingewerbe sollten auf eine sorgfältige Buchhaltung achten. Wer Zeit und Geld sparen möchte, verzichtet auf ein Honorar und nutzt stattdessen eine passende Buchhaltungssoftware. Eine gute Lösung für Kleinunternehmen ist beispielsweise das Buchführungsprogramm von sevdesk*.  Damit kannst du nicht nur Rechnungen und Angebote, sondern auch deine EÜR im Handumdrehen selbst erstellen. Teste sevdesk 14 Tage kostenlos* sowie unverbindlich und überzeuge dich selbst!

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