So planst du deine Geschäftsreise richtig

Vor der Geschäftsreise Informationen einholen

Hinter einer Geschäftsreise steht auch immer eine gewisse Erwartungshaltung. Dies betrifft dich genauso wie deinen Kunden oder Geschäftspartner. Aus diesem Grund ist es auch nicht verwunderlich, dass bei einer Geschäftsreise der Stresslevel ansteigt. Aus diesem Grund ist es wichtig, dass du jede geschäftliche Reise auch gut vorbereitest. Du solltest dir bewusst sein, dass du deine Aufmerksamkeit zum größten Teil auf den Zweck der Reise lenken musst. Die ganze Organisation darf dich nicht während deiner Reise belasten. Im Vorfeld musst du dir deshalb über viele Punkte Gedanken machen. Außerdem musst du dich gründlich informieren, auch was das Thema Reisekosten betrifft. Welche Belege müssen von dir gesammelt werden, die du brauchst, um die Geschäftsreise später auch steuerlich absetzen zu können.

Geschäftsreise muss inhaltlich vorbereitet sein

Um eine Geschäftsreise richtig vorzubereiten, musst du als ersten Schritt festlegen, welches Ziel du mit dieser Reise verbindest. Welche Ergebnisse erwartest du selbst davon? Reist du selbst oder schickst du einen deiner Mitarbeiter zu dem anstehenden Termin? Auf jeden Fall musst du im Vorfeld folgende Dinge klären:

• Wie lautet das Ziel deiner Geschäftsreise und wie viel Zeit ist dafür vorgesehen?
• Trittst du die Reise allein an oder nimmst du Partner oder Mitarbeiter mit?
• Wie definierst du die Ausgangssituation vor der Geschäftsreise?
• Mit welchen Mitteln oder Argumentationen willst du dein Ziel beim Termin erreichen?
• Sind für dich Kompromisse möglich oder wie willst du deinen Kunden beim Termin überzeugen?

Die Organisation deiner Geschäftsreise

Nach der inhaltlichen Vorbereitung folgt für dich als nächster Schritt die Organisation deiner Geschäftsreise. Ganz nach Dauer und Entfernung des Treffens wird in vielen Fällen eine Unterkunft benötigt. Also brauchst du ein Hotel, welches nicht nur deine zur Verfügung stehenden Reisekosten erfüllt, sondern auch in günstiger Entfernung des Besprechungsortes liegt. Das Zimmer solltest du auf jeden Fall vor Beginn der Reise buchen. Vergiss bitte nicht, deine Buchungsbestätigung mitzunehmen. Des weiteren solltest du auf Punkte wie Check-in-Zeiten und Dauer der Reservierung achten. Für deine Geschäftsreise ist es auch wichtig, die richtige Wahl der Verkehrsmittel zu beachten. Willst du fliegen, mit der Bahn fahren, dein Auto nehmen? Es sollte von dir auf jeden Fall so geplant werden, dass du perfekt von Tür zu Tür reisen kannst.

Besondere Aufmerksamkeit bei Reisen ins Ausland

Eine Geschäftsreise ins Ausland kann unter Umständen eine besondere Herausforderung für dich darstellen. Hier gibt es im Vorfeld sehr wichtige Punkte zu klären. Wie sieht es mit den Einreisebestimmungen aus? Sind deine Reisedokumente, beispielsweise der Reisepass noch gültig? Brauchst du für das Zielland für deine Geschäftsreise ein Visum? Wie sehen die gesundheitlichen Aspekte aus? Vielleicht brauchst du bestimmte Schutzimpfungen, welches für dieses Land empfohlen werden. Innerhalb der EU ist die Einreise meist mit sehr wenigen Problemen möglich. Aber immer mehr Geschäftsreisen führen auch in die USA. Und hier musst du wirklich an einiges denken.

In der Zwischenzeit ist für eine Geschäftsreise in die USA nicht mehr unbedingt ein Visum erforderlich. Eine Einreisegenehmigung brauchst du aber trotzdem. In diesem Fall musst du auf ESTA bauen. Mit ESTA wird die Einreise in die USA einfacher gemacht. ESTA steht für „Electronic System for Travel Authorization“. Dieses automatisierte System wurden bereits im Jahr 2008 eingeführt und macht eine langwierige Visum-Beantragung nicht mehr notwendig. Allerdings musst du beachten, dass ESTA von dir nur online beantragt werden kann. Bei der Beantragung für die Einreise solltest du allerdings nicht zu lange vor Beginn deiner Reise warten. Die Regel besagt, dass dies mindestens 72 Stunden vor der geplanten Einreise zu erfolgen hat. Mach es aber lieber früher, denn jeder Antrag wird dort geprüft. Dies nimmt auch nicht viel Zeit in Anspruch, dann die Beantragung online erfolgt. Du musst dazu das ESTA Formular online ausfüllen. In der Regel bekommst du nach dem Ausfüllen und Absenden des Formulares nach einigen Minuten eine Einreisegenehmigung. Diese druckst du zur Sicherheit aus und packst sie zu deinen Reisedokumenten.

Reisekostenabrechnung erstellen

Nach deiner Geschäftsreise ist natürlich die Nachbearbeitung der Reise wichtig. Dazu gehören nicht nur die Ergebnisse der Reise umzusetzen oder zu bearbeiten. Auch die notwendige Reisekostenabrechnung ist für dich ein ganz wichtiger Punkt. Schließlich geht es hier um die steuerliche Geltendmachung von bestimmten Kosten, die dir wegen der Geschäftsreise entstanden sind. Dabei gilt es für dich zu beachten, dass für jeden Posten den du geltend machst, auch ein Beleg vorhanden sein muss. Das kann die Rechnung für das Hotel sein oder der Zahlungsbeleg für deine Tickets. Lädst du während deiner Geschäftsreise deine Geschäftspartner zum Essen ein, dann kannst du auch diese Kosten geltend machen. Voraussetzung ist, dass auch hierzu ein Beleg von dir mit eingereicht werden kann.

Auch deine eigenen Verpflegungskosten kannst du natürlich steuerlich geltend machen. Allerdings hat der Gesetzgeber hier bestimmte Pauschalen festgelegt. Diese unterscheiden sich aber dadurch, dass es hier Unterschiede gibt, ob es sich um eine Geschäftsreise im Inland oder Ausland gehandelt hat. Auf was du bei der Reisekostenabrechnung im Detail noch achten musst, kannst du in unserem Artikel „Reisekostenabrechnung für Selbstständige: So machst du es richtig“ sehr gut nachlesen.

Wenn du alle beschriebenen Punkte beachtest, die hier in diesem Artikel für dich aufgeführt sind, kann eigentlich nichts mehr schiefgehen bei deiner Geschäftsreise. Der Erfolg der Reise aber hängt ganz allein von deinem Auftreten und deinem Verhandlungsgeschick ab. Mit einer guten Reisevorbereitung und Organisation kannst du aber auf jeden Fall viel Zeit sparen. Und diese Zeit kannst du perfekt nutzen, dich auf eine erfolgreiche Verhandlung vorzubereiten.