Vom Papierchaos zur digitalen Organisation – so klappt’s mit dem papierlosen Büro!

Was ist ein papierloses Büro?

Eines vorweg: Das papierlose Büro ist nicht vollständig frei von Papier. Es geht vielmehr darum, den Verbrauch so weit wie möglich zu reduzieren und papierbasierte Prozesse zu digitalisieren. Das bedeutet für dich als Unternehmer erst einmal: Alle vorhandenen Papierdokumente einscannen und in eine elektronische Dateiablage übertragen.

Auch der Versand deiner Dokumente erfolgt nur noch auf elektronischem Weg, in der Regel per Dateiserver oder per Mail. Nur in Ausnahmefällen arbeitest du in deinem papierlosen Büro analog – zum Beispiel, wenn eine Behörde ein Dokument in Papierform verlangt.

Warum ist ein papierloses Büro sinnvoll?

Zugegeben, der Umstieg ist aufwändig. Aber es lohnt sich: Ein papierloses Büro bietet dir und deinem Unternehmen viele Vorteile. Die wichtigsten sind:

1. Produktivitätssteigerung
2. Kostenersparnis
3. Platzersparnis
4. Nachhaltigkeit

Im Folgenden erfährst du mehr darüber.

1. Produktivitätssteigerung

Egal ob im Office,Home-Office oder aber auch von unterwegs – du kannst von überall und jederzeit auf deine Dokumente zugreifen. Suchst du eine bestimmte Datei, hilft dir die Suchfunktion in der digitalen Ablage es zu finden. Im papierlosen Büro arbeitest du außerdem nicht mehr allein, sondern gemeinsam mit deinen Kollegen an einem digitalen Dokument. All das spart Zeit und steigert die Produktivität – laut der International Data Corporation um bis zu 21,3 Prozent.

2. Kostenersparnis

Auch den Kostenfaktor solltest du nicht unterschätzen: Du kaufst nicht nur Papier, sondern auch regelmäßig Tinte oder Toner ein. Hinzu kommen die Kosten für Ablage, Versand und Aufbewahrung der Papierdokumente. Ganz zu schweigen von den indirekten Kosten, die dein Unternehmen Geld kosten: Kopieren, einscannen, ausdrucken, ablegen – all das kostet Zeit. Zeit, die deinen Mitarbeitern beim Erledigen ihrer eigentlichen Aufgaben fehlt. Im papierlosen Büro läuft dagegen vieles automatisiert und schneller ab. 

3. Platzersparnis

Papier nimmt Platz weg. Es macht sich nicht nur in den Büros, sondern auch in den Archiven breit. Das ändert sich, sobald du ein Dokumentenmanagementsystem nutzt: Das papierlose Büro braucht weder Schränke noch spezielle Räume, in denen Akten verstaut werden können. Sind alle Regale verschwunden, kannst du die freigewordene Bürofläche anderweitig nutzen. Wie wäre es zum Beispiel mit einer gemütlichen Sitzecke?  

4. Nachhaltigkeit

Mit einem papierlosen Büro trägst du aktiv zum Umweltschutz bei. Schließlich wird für die Herstellung von Papier eine Menge Holz, Wasser und Energie benötigt. Beispiel: Ein Blatt DINA-4 Papier verbraucht rund zehn Liter Wasser. Studien zeigen außerdem, dass der Papierverbrauch in Büros besonders hoch ist: Zwischen 60 und 70 Prozent der gesamten Büroabfälle bestehen aus Papier.

Verschwindet auch der Laserdrucker aus deinem Büro, tust du zusätzlich deiner Gesundheit etwas Gutes: Beim Ausdrucken verteilen sich winzig-kleine Feinstaubpartikel in der Raumluft, die du den ganzen Tag einatmest. Das ist gesundheitsschädlich. 

Also, worauf wartest du noch? Sag Tschüss zum ewigen Papierchaos und digitalisiere deine Unterlagen!

Die ersten Schritte zur Umsetzung eines papierlosen Büros

Jetzt geht es an die Umsetzung. Wichtig ist, dass du alle Mitarbeiter in deinen Plan miteinbeziehst und gut organisiert an die Sache herangehst. Gehe dabei Schritt für Schritt vor:

1. Schritt: Ist-Zustand analysieren

Mache vor dem Umstieg eine Bestandsaufnahme. Die folgende Checkliste hilft dir dabei:

• Wie ist die aktuelle Situation deines Unternehmens?
• Welche Prozesse laufen schon digital, welche noch analog ab?
• Welche Abteilungen und Arbeitsabläufe sind besonders papierlastig?
• Wie sind die technischen Voraussetzungen deines Unternehmens für ein papierloses Büro, insbesondere in Bezug auf die Hardware (Stichwort: Scanner)?
• Wer soll die Dokumente digitalisieren? Ist die Datenmenge sehr hoch, lohnt es sich eventuell einen externen Dienstleister zu beauftragen.
• Wie groß ist die Datenmenge aus Papier?
• Welche Dokumente müssen eingescannt werden und welche nicht? Nutze die Möglichkeit, um gründlich auszusortieren.

Achtung: Für rechtliche und steuerliche Unterlagen gibt es Aufbewahrungsfristen – je nach Dokument zwischen sechs und zehn Jahren. Papierloses Büro hin oder her – diese Briefpost darf auf keinen Fall im Aktenschredder landen!

2. Schritt: Digitalisierung der Dokumente

Im nächsten Schritt geht es darum, die papierbasierten Dokumente einzuscannen. Achte dabei auf eine gute Qualität der Scans. In den Einstellungen deines Scanners kannst du zum Beispiel die Auflösung, die Größe und das Entfernen leerer Seiten einstellen. Unser Tipp: Nutze einen Scanner mit Einzugfunktion, der dir das manuelle Einlegen von Seiten erspart.

3. Schritt: Organisation der digitalen Dokumente

Die eingescannten Dokumente legst du in einem digitalen Archiv ab. Bei der Ordnerstruktur gilt das gleiche Prinzip wie bei deinen Aktenordnern im Schrank: Entwickle ein System mit Unterordnern und benenne deine Dateien so, dass jeder Mitarbeiter sie schnell findet.

Bei der Archivierung und Verwaltung helfen dir spezielle Software-Lösungen, sogenannte Dokumentenmanagementsysteme (DMS). Die meisten von ihnen sind mit einer Volltextsuche ausgestattet. Das heißt: Du kannst entweder nach einzelnen Inhalten oder nach dem Titel des Dokuments suchen. Außerdem sind DMS so konzipiert, dass nur berechtigte Mitarbeiter Zugriff auf die eingescannten Unterlagen haben. Der große Vorteil deiner elektronischen Akte ist: Du kannst jederzeit und von überall aus auf sie zugreifen.

4. Schritt: Wahl der richtigen Software

Dein papierfreies Büro braucht eine solide Basis. Denn ohne passende Software steht dein Vorhaben auf wackeligen Füßen. Die richtige Software zu finden ist allerdings gar nicht so leicht: Es gibt eine Reihe verschiedener Programme. Welches am besten passt, hängt von deinem Arbeitsumfeld und der Größe deines Unternehmens ab.

Ein wichtiges Qualitätsmerkmal sind die Schnittstellen. Damit kannst du deine Dateien in andere Programme importieren beziehungsweise exportieren. Achte außerdem darauf, inwiefern dich der Anbieter vor Datenverlust schützt – zum Beispiel mithilfe von Verschlüsselungstechnologien und Zugriffsrechten.

Wir empfehlen dir grundsätzlich die Anschaffung der folgenden Tools. Sie übernehmen bei der Implementierung deines Konzepts wichtige Aufgaben:

• Dokumentenmanagementsystem: Mit einem DMS sorgst du für eine strukturierte Ablage deiner Dokumente sowie für eine automatisierte und rechtssichere Archivierung.
• Projektmanagement-Software: Dieses Programm dokumentiert Arbeitsprozesse und verbessert die Kommunikation und Abstimmung der beteiligten Mitarbeiter.
• Cloud-Lösungen: Es macht Sinn, eine umfassende Cloud-Lösung zu installieren. Damit ist ein ortsunabhängiger Zugriff jederzeit möglich.

sevdesk als Buchhaltungssoftware für ein papierloses Büro

Es gibt eine Abteilung, in der besonders viel Papier anfällt: die Buchhaltung. Hier kann das Dokumentenmanagementsystem einen echten Mehrwert bieten. Mithilfe von digitalen Tools und automatisierten Prozessen lässt sich das papierfreie Arbeiten schnell und effektiv umsetzen.

Als Buchhaltungsprogramm für ein papierloses Büro eignet sich beispielsweise sevdesk. Die cloudbasierte Software ist mit einem DMS ausgestattet. Im Folgenden erfährst du, wie sie deinen Arbeitsalltag erleichtert.

sevdesk: Funktionen und Vorteile

sevdesk gehört zu den Online-Programmen. Das heißt: Du installierst keine Software auf deinem Tablet oder Computer. Du öffnest einfach deinen Browser und arbeitest im Internet in einer Cloud. Bevor du startest, wählst du den passenden Tarif:

• „Rechnung“ (ab 4,45 Euro)
• „Buchhaltung“ (ab 9,95 Euro)
• „Buchhaltung Pro“ (ab 13,95 Euro)

Der Tarif „Buchhaltung“ bietet dir alles, was du für ein papierloses Büro im Rechnungswesen brauchst – zum Beispiel:

• digitale Belegverwaltung
• kostenloser Steuerberater-Zugang
• DATEV-Export
• intelligente Belegerkennung
• Stapelverarbeitung
• Umsatzsteuervoranmeldung (UstVA) mit Schnittstelle zum Finanzamt
• Kassenbuch
• Online-Banking
• Anlagenverwaltung/Abschreibungen
• Belege in Fremdwährungen verbuchen

Auch bei der Laufzeit deines Tarifs hast du drei Möglichkeiten: Du kannst ihn entweder 1 Monat, 12 Monate oder 24 Monate lang nutzen. Übrigens: Wenn du dich für eine längere Laufzeit entscheidest, reduzieren sich die Kosten: Buchst du „Buchhaltung“ für 1 Monat bezahlst du 22,90 Euro. Wählst du das Paket für 24 Monate sind es nur 9,95 Euro pro Monat. Alle Funktionen kannst du kostenlos und unverbindlich testen.

sevdesk ist breit aufgestellt. Der Softwareentwickler richtet sich sowohl an kleine als auch an mittelständische Unternehmen verschiedener Branchen. Er garantiert außerdem, dass deine Daten bei ihm sicher sind. sevdesk ist nicht nur „made und hosted in Germany“, sondern gewährleistet auch durch aktuelle Verschlüsselungstechnologien eine sichere Datenübertragung.

Integration von sevdesk in die digitale Organisation

Dank API lässt sich sevdesk problemlos in deinen Workflow integrieren. Mit diesen Tools kannst du sevdesk beispielsweise verbinden:

• Kontool: für die Darstellung und Analyse der wichtigsten Unternehmenskennzahlen
• Getmyinvoices: für das automatisierte Synchroniseren von Rechnungen
• Clockodo: für die Erfassung der Arbeitszeiten
• Shopify: für die automatische Übertragung von Shop-Bestellungen
• Billbee: für die Abwicklung von Aufträgen und Anbindungen an weitere Plattformen wie ebay, Amazon, Etsy und mehr…

Darüber hinaus gibt es eine Online-Banking Schnittstelle zu über 4.000 Banken sowie eine DATEV- und eine Elster-Schnittstelle. Damit kannst du deine Umsatzsteuervoranmeldung aus der Software heraus direkt ans Finanzamt übermitteln – ganz ohne Papierkram.

Fazit zum papierlosen Büro

Das papierlose Büro steigert die Produktivität, spart Platz und Geld und schützt die Umwelt. Für die Umsetzung des modernen Büro-Konzepts braucht es neben der entsprechenden Hardware aber auch die richtige Software. Eine Möglichkeit sind cloudbasierte Buchhaltungsprogramme mit integriertem Dokumentenmanagementsystem, zum Beispiel von sevdesk. Hier kannst du das Programm 14 Tage lang kostenlos testen!

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