Das sind die besten Hacks
Sparsam zum Erfolg: Kostenmanagement für Startups
Redaktion
9 Min.
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Als Gründer kannst du in den verschiedensten Bereichen durch clevere Strategien Einsparungen erzielen.
Inhaltsverzeichnis
- Warum sind die Kosteneinsparungen notwendig und sinnvoll?
- Einsparungen beim Personal
- Das Thema Firmenräumlichkeiten
- Kosten Einsparen bei der Online-Präsentation
- Steuern und Förderprogramme
- Fazit
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Warum sind die Kosteneinsparungen notwendig und sinnvoll?
Im Rahmen deiner Gründung stellst du dir die Frage, wie du die finanziellen Mittel, die dir zur Verfügung stehen, einsetzen solltest. Sicher weißt du bereits, dass gewisse Investitionen unabdingbar und gleichzeitig lohnend sind. Warum solltest du also gerade in dieser Phase versuchen, Kosten zu sparen?
Ein straffer Finanzplan
Ein relevanter Grund hierfür ist der straffe Finanzplan, der je nach Vorhaben gerade am Anfang besteht. Wenn dein Betrieb zum Beispiel große und teure Produktionsmaschinen benötigt, startest du mit einem satten Minus, du ausgleichen musst, bevor du in die Gewinnphase kommst.
Gleiches gilt, falls du eine Spedition gründen möchtest: Hier benötigst du LKW, die ebenfalls hohe Aufwendungen erfordern. Die Beispiele lassen sich auf viele andere Gründungsvorhaben übertragen. Solche Investitionen sind oftmals unumgänglich, dennoch limitieren sie den Handlungsspielraum in der Startphase.
Im gleichen Zeitraum hast du wahrscheinlich noch unstetige und schwer vorhersehbare Einnahmen. Am Anfang braucht es mitunter einige Zeit, bis B2B- oder B2C-Kunden auf deine Leistungen oder Produkte aufmerksam werden und du regelmäßige, stabile Umsätze generieren kannst. In dieser Phase ist es sinnvoll und hilfreich, durch Einsparungen Polster in der Hinterhand zu haben, wenn der ein oder andere Monat weniger zufriedenstellend läuft.
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Erwartungen von Partnern und Investitionen in zentralen Bereichen
Falls du Partner oder Investoren an Bord hast, können diese Parteien ihren Einsatz mit gewissen Erwartungen verbinden. Je nach konkretem Agreement gehören dazu bestimmte Investitionen, zum Beispiel im Bereich des Marketings oder der Produktentwicklung. Um diese Ausgaben tätigen zu können, musst du ebenfalls an anderer Stelle sparen.
Vielleicht kommen diese Vorgaben aber nicht von außen, sondern du selbst hast bestimmte Bereiche, in denen du ein hohes Maß an Investitionen als sinnvoll erachtest. Das lässt sich je nach Budget ebenfalls nur dann umsetzen, wenn du an anderer Stelle sparst.
Einsparungen beim Personal
In den meisten Unternehmen sind die Personalausgaben ein wichtiger und kostenintensiver Posten. Mit verschiedenen Methoden und Modellen kannst du in diesem Sektor Kosten sparen und dich effizient aufstellen.
Zeitarbeit als Alternative
Eine Option hierfür ist das Modell der Zeitarbeit, auch Arbeitnehmerüberlassung genannt. Dabei beauftragst du ein Unternehmen aus dieser Sparte damit, dir Mitarbeiter für bestimmte Aufgaben und für einen begrenzten Zeitraum zu entleihen.
Der Vorteil für dich liegt darin, dass du damit optimal Auftragsspitzen abfedern kannst, ohne jedoch in weniger geschäftsintensiven Phasen Ausgaben für eigene Mitarbeiter zu haben, die zu diesem Zeitpunkt unwirtschaftlich sind. Gleichzeitig hast du weniger Aufwand für die Personalakquise.
Juristische Details hierzu sind im Arbeitnehmerüberlassungsgesetz geregelt. Falls du Interesse an diesem Modell hast, solltest du dich nach einer Zeitarbeitsfirma in deiner Region umsehen, die Personal in dem für dich relevanten Sektor zur Verfügung stellen kann und gleichzeitig dir und ihren Angestellten faire Bedingungen bietet.
Freie Mitarbeiter engagieren
Die Alternative zur Arbeitnehmerüberlassung besteht in der Kooperation mit Freelancern in der jeweiligen Sparte. Ob das umsetzbar ist, kommt immer ein wenig auf den Tätigkeitsbereich und den konkreten Aufgabengebiet an, für das du Unterstützung benötigst.
Freelancer haben ebenfalls den großen Vorteil, dass du keine dauerhafte Bindung eingehst. Zudem sparst du Kosten für die Sozialversicherungen. Ob das Modell jedoch für dein Vorhaben im Vergleich zu Festanstellungen dauerhaft wirtschaftlich ist, hängt von vielen Faktoren ab, wozu der Umfang und die Konstanz deiner Aufträge gehören.
Daher ist es sinnvoll, beide Modelle durchzurechnen und die Ergebnisse zu vergleichen. Zusätzlich solltest du bedenken, dass leistungsfähige feste Mitarbeiter dem Unternehmen dauerhaft einen Mehrwert bringen – bei wechselnden Freelancern kann die Qualität der Arbeit schwanken.
Festgehalt und Bonussystem als Option für bestimmte Abteilungen
Für bestimmte Abteilungen kann es sich lohnen, durch ein Bonussystem Fixkosten zu sparen. Bei diesem Modell bekommen die Mitarbeiter ein Festgehalt und zusätzliche Leistungen, wenn sie für deinen Betrieb Gewinne erwirtschaften.
Der Benefit besteht für dich darin, dass du dein eigenes finanzielles Risiko senkst. Sinnvoll ist ein solches System vor allem in Abteilungen, die für den Betrieb durch gute Arbeit Aufträge generieren können, also zum Beispiel im Vertrieb oder im Marketing.
Mitarbeitervorteile und festes Kollegium nicht aus den Augen verlieren
Bei deinen Einsparplänen solltest du allerdings nicht vergessen, wie wichtig es ist, dein Personal fair zu behandeln und der Belegschaft verschiedene Benefits zu ermöglichen. Gerade in Branchen mit einem Fachkräftemangel kannst du dadurch wertvolle Mitarbeiter binden. Gleichzeitig hat das Vorgehen einige Vorteile für die Reputation deiner Firma und das Betriebsklima.
Zusätzlich kann es sich lohnen, ein festes Team von Angestellten aufzubauen. Hier spielen sich mit der Zeit gewisse Strukturen und Abläufe ein, die gerade in geschäftsintensiven und stressigen Phasen einen hohen Wert haben.
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Das Thema Firmenräumlichkeiten
Die Firmenräumlichkeiten sind für viele Unternehmen ein weiterer nicht unerheblicher Kostenfaktor.Hier hastdu daher ebenfalls umfangreiche Ansatzpunkte, um deine Ausgaben zu reduzieren.
Die Lage und Größe der Geschäftsräume
Um das umzusetzen, lohnt sich zunächst ein Blick auf die Lage des Objektes, in dem die Büros oder Produktionsräume untergebracht sind. Hinsichtlich der Mietkostengibt es in vielen Regionen ein klares Stadt-Land-Gefälle. Das bedeutet, dass die Miet- und Kaufpreise in ländlichen Regionen abseits der urbanen Lebensräume signifikant niedriger sind.
Allerdings solltest du – je nachdem, in welcher Branche du tätig bist – bedenken, dass deine Firmenräume neben der Funktion als Standort für die Arbeit eine repräsentative Wirkung haben und gut erreichbar sein müssen. Das gilt vor allem dann, wenn sie regelmäßig von Kunden oder Partnern aufgesucht werden.
Falls das für dein Vorhaben wichtig ist, solltest du versuchen, einen sinnvollen Mittelweg zu finden. Eine Location, die nicht im Stadtkern liegt, aber dennoch mit dem Auto und den öffentlichen Verkehrsmitteln gut und einfach zu erreichen ist, kann hier eine passende Lösung bieten.
Neben der Lage solltest du überlegen, welche Größe passend für deine Geschäftsräume ist. Am Anfang ist es sinnvoll, eher auf kleinere Räumlichkeiten zu setzen. Damit kannst du Kosten sparen. Wenn das Unternehmen wächst, kannst du die Büros und Produktionsräume ab einem gewissen Zeitpunkt wechseln.
Homeoffice – Vorteile für Mitarbeiter und die Betriebsausgaben
Das Homeoffice gewinnt spätestens seit der Corona-Pandemie, als es während der Lockdowns vielerorts als gängiges Arbeitsmodell diente, deutlich an Beliebtheit. Viele Arbeitnehmer wünschen sich mittlerweile, zumindest teilweise in den eigenen vier Wänden arbeiten zu können und machen das teilweise sogar zur Bedingung für eine Zusage an einen potenziellen Arbeitgeber.
Wenn du das Modell für deinen Betrieb intensiv nutzt, bringt das für alle Seiten Vorteile mit sich. Zum einen überzeugst du Bewerber, die einen großen Wert darauflegen, in Heimarbeit tätig sein zu können.
Zum anderen profitierst du davon, niedrigere Ausgaben für die Büroräume zu haben, da du weniger Plätze zum Arbeiten zur Verfügung stellen musst. Allerdings hat die Idee Grenzen: Wer zum Beispiel in der Produktion tätig ist, kann eine solche Arbeit aufgrund der hierfür benötigten Maschinen nicht im Homeoffice ausführen, sondern muss vor Ort sein.
Lagerräume: Auf die Größe kommt es an
Zu den Firmenräumlichkeiten gehören, sofern du Waren produzierst, Lagerräume. Hier bewahrst du die Produkte auf, bevor sie auf Bestellung an Partner für den Weiterverkauf oder zum Beispiel im Rahmen des E-Commerce direkt an den Kunden ausgeliefert werden.
Da es am Anfang schwierig ist, vorherzusehen, wie umfangreich die Bestellungen sein werden, besteht das Risiko, dass du zu große Räumlichkeiten anmietest, die nicht genutzt werden und dementsprechend unwirtschaftlich sind.
Daher solltest du zunächst auf kleinere Lagerräume setzen. Falls du mehr Platz benötigst, kannst du auf effiziente Alternativen zurückgreifen wie zum Beispiel Lagerzelte, die es in verschiedenen Ausführungen gibt. Die Zelte können dann zum Einsatz kommen, wenn du mehr Platz brauchst, oder sie dienen von Beginn an als günstigere Alternative für eine Lagerhalle. Sie lassen sich schnell montieren und sind modular erweiterbar. Je nach den individuellen Ansprüchen werden hierfür Beträge im drei- bis vierstelligen Bereich fällig.
Co-Working-Spaces
Eine weitere Option, Kosten für die Räumlichkeiten einzusparen, besteht in der Nutzung von Co-Working-Spaces. Dieses Modell eignet sich besonders für Freelancer, aber auch kleinere Firmen können es nutzen.
Dabei teilen sich mehrere Personen oder kleine Unternehmen eine Bürofläche, was die Kosten für alle Parteien signifikant senkt. Das Modell lässt sich je nach konkreten Räumlichkeiten optimal mit dem Homeoffice kombinieren.
Die Mitarbeiter können dann tageweise ins Coworking-Office kommen, um sich neben der eigentlichen Arbeit über wichtige Entwicklungen auszutauschen und Teambuilding zu betreiben.
Kosten Einsparen bei der Online-Präsentation
Um als Unternehmen Erfolg zu haben, spielt in der heutigen Welt die Online-Präsentation eine Rolle. Hier können ebenfalls hohe Investitionen sinnvoll sein, allerdings kannst du vieles selbst machen, was zu Kosteneinsparungen führt.
Erstellung von Inhalten für die Webpräsenzen
Ein erster wichtiger Punkt in diesem Zusammenhang ist die Erstellung von Inhalten wie Fotos oder Videos. Hierfür kannst du Profis beauftragen, die mit dir und deinem Team Shootings durchführen und Videos drehen.
Alternativ hast du die Option, diese Inhalte selbst zu erstellen. Dafür kannst du Tutorials nutzen, die du auf Webseiten oder auf YouTube findest. Vielleicht gibt es einen Mitarbeiter in deinem Team, der sich für diese Themen interessiert und sich in seiner Freizeit damit beschäftigt.
Diese Person kann sich dann den entsprechenden Aufgaben annehmen. Als Geste der Wertschätzung der Mühen kannst du dem Mitarbeiter oder der Mitarbeiterin einen kleinen einmaligen (oder je nach Aufwand regelmäßigen) finanziellen Bonus zugestehen.
Die sozialen Medien
Um gewisse Zielgruppen zu erreichen, ist die Nutzung der sozialen Medien eine große Hilfe. Hierzu gehören je nach Personengruppe, die die Inhalte sehen soll:
- Instagram,
- Twitter (im letzten Jahr von Elon Musk übernommen),
- TikTok
- und LinkedIn.
Viele dieser Portale bieten Werbekampagnen für die Nutzer, in deren Rahmen du mit dem Einsatz finanzieller Mittel Klicks und Aufmerksamkeit generieren kannst. Einige Unternehmen investieren hier intensiv, um die Community mit den neusten Infos rund um den Betrieb zu versorgen und neue Abnehmer zu finden.
Bis zu einem gewissen Grad ist es sinnvoll, an dieser Stelle nicht zu sparen. Allerdings lassen sich die Ausgaben durch umfangreiches Know-how ein wenig reduzieren. Die Basis hierfür bietet das Wissen darüber, welche Inhalte auf dem jeweiligen Portal gut ankommen. Das betrifft den Content selbst und den Look – vor allem bei Fotos und Videos.
Das Timing ist ebenfalls relevant. So kann der gleiche Post je nach Branche und Interessenten zu verschiedenen Zeitpunkten ein unterschiedliches Maß an Aufmerksamkeit bekommen.
Daher solltest du dich informieren, wann die Personen, die sich für deine Produkte interessieren könnten, auf dem jeweiligen Portal online und aktiv sind. Neben verschiedenen Ratgebern im Netz hilft es dabei auch, ein wenig auszuprobieren, wann auf deinen Profilen der individuell beste Zeitpunkt zum Posten ist.
Die Firmenwebseite selbst gestalten
Die virtuelle Visitenkarte vieler Firmen ist ihre Webseite. Hier bekommen die Partner und potenziellen Kunden umfangreichere und detaillierte Informationen zu einem Unternehmen und den Produkten. Für das Design kannst du einen Profi beauftragen, der dir einen seriösen Auftritt gestaltet. Allerdings werden hierfür Ausgaben fällig, die oftmals im vierstelligen Bereich liegen.
Für die Gestaltung der Webseite kannst du außerdem auf eine Alternative setzen, die bedeutend kostengünstiger ist. Verschiedene Anbieter ermöglichen es dir mittlerweile, ohne Kenntnisse im Bereich der Programmierung unkompliziert deine eigene Homepage zu gestalten. Hierzu gehören Jimdo und Wix.
Hier findest du einfache Designvorlagen, in die du deine Texte und Fotos integrieren und zu einem seriös wirkenden Internetauftritt zusammenfügen kannst. Übrigens kannst du auch einen Online-Shop selbst erstellen, was ebenfalls einiges an Kosten spart. Entsprechende Angebote beinhalten oftmals automatisierte Bezahl- und Abrechnungssysteme.
Steuern und Förderprogramme
Bereits zu Beginn deiner Gründung solltest du dir Gedanken um das Thema Steuern machen. Durch Expertise und sinnvolle Entscheidungen kannst du hier einiges an finanziellen Mitteln sparen. Zusätzlich lohnt sich ein Blick auf Fördermöglichkeiten.
Bedeutung eines Steuerberaters
Um im Bereich der Steuern sparen zu können, solltest du in jedem Fall mit einem Steuerberater zusammenzuarbeiten. Das hat außerdem den Vorteil, dass sich durch die Unterstützung eines Fachmanns Fehler vermeiden lassen, die später sonst zu hohen Nachzahlungen führen würden.
Der Steuerberater entwirft zu Beginn ein Modell, das für dich und dein Vorhaben ideale Grundvoraussetzungen bietet. Dabei spielen Faktoren wie die Rechtsform eine entscheidende Rolle.
Über die Zeit betreut er dich und hilft dir dabei, immer wieder aufs Neue zu sparen. Zwar musst du den Berater bezahlen. Oftmals lohnt sich diese Investition aber, da der Experte dir Einsparungen generiert, die höher sind als deine Ausgaben für seine Leistungen.
Bedeutung des Standorts für das Thema Steuern
Inwiefern die Standortauswahl dazu beiträgt, Mietkosten zu sparen, ist bereits deutlich geworden. Darüber hinaus kannst du je nach Ort des Firmensitzes deine Steuerlast senken.
Innerhalb der Bundesrepublik ist das vor allem durch die Gewerbesteuer möglich. Unterschiedliche Hebesätze haben zur Folge, dass diese Abgabe in einigen Regionen bedeutend höher ist als in anderen. Dabei liegen die günstigen und teuren Örtlichkeiten manchmal nur wenige Kilometer voneinander entfernt.
Das zeigt sich bei einem Blick auf Bayern. Kleinere Kommunen um München herum bieten deutlich günstigere Bedingungen als die Landeshauptstadt des Freistaates. Aufgrund dessen wandern Firmen bereits aus dem urbanen Raum in die umliegenden kleineren Orte ab. Allgemein gilt Bayern hinsichtlich der Gewerbesteuer im Vergleich zu anderen Regionen Deutschlands als vergleichsweise günstig.
Eine passende Rechtsform auswählen
Die Wahl der Rechtsform kann ebenfalls zu steuerlichen Vor- oder Nachteilen führen. Optionen sind unter anderem:
- Einzelunternehmen,
- GbR,
- GmbH,
- sowie der eingetragene Kaufmann (e. K.).
Diesbezüglich solltest du dich in jedem Fall von einem Experten beraten lassen, da bei der Entscheidung viele weitere Faktoren zu berücksichtigen sind. So musst du abwägen, welche anderen Parameter, die die jeweilige Rechtsform mitbringt, zu Problemen führen können.
Dabei ist vor allem die Haftung von Bedeutung. Das Einsparen von Steuerzahlungen ist langfristig kein Vorteil, wenn du durch Haftungsfälle Firmenvermögen oder je nach Rechtsform sogar Privatvermögen verlieren kannst. Im Ernstfall kann dies deinen wirtschaftlichen Ruin bedeuten.
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Nach möglichen Förderungen Ausschau halten
Um das Unternehmen finanziell gut aufzustellen und eigenes Budget zu sparen, kannst du dich umschauen, ob es für dein Vorhaben Zuschüsse gibt. Dabei kommt neben weiteren die Bundesagentur für Arbeit als Anlaufstelle infrage.
Je nach deinen individuellen Umständen kannst du hier einen Gründerzuschuss erhalten, mit dem du die finanziell schwierige Phase der ersten Monate leichter überbrücken kannst. Alternativ kann es sich lohnen, zu schauen, ob es in deiner Sparte bestimmte Wettbewerbe gibt, zum Beispiel für Innovation, die Zuschüsse für die Gewinner bereithalten.
Fazit
Als Gründer hast du verschiedene Optionen, um Einsparungen umzusetzen. Das beginnt bei den Räumlichkeiten: Neben der Lage bewirken alternative Arbeitsmodelle wie das Homeoffice eine Senkung deiner Ausgaben. Die Personalkosten lassen sich durch freie Mitarbeiter oder Zeitarbeit reduzieren. Erstellst du die Internetpräsenz selbst, sparst du die Ausgaben für Webdesigner und Mediengestalter. Nicht zuletzt der Bereich der Steuern bietet dir die Möglichkeit, durch Hintergrundwissen und kompetente Beratung einmal mehr deine Aufwendungen zu senken.
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