Agiles Projektmanagement: Warum es sich lohnt, agile Vorgehensweisen zu etablieren

Einzigartige Produkte, die sich von der Masse abheben, sowie rasche und effiziente Dienstleistungen, die die Konkurrenz in den Schatten stellen – das ist heutzutage mehr denn je gefragt. Gleichzeitig war es noch nie so schwierig, diesen hohen Ansprüchen tatsächlich gerecht zu werden. Denn der Markt ist übersättigt, in immer kürzeren Abständen werden immer bessere Produkte gelauncht und von Unternehmen und ihren Erzeugnissen oder Dienstleistungen wird immer mehr erwartet. Auf der Suche nach Lösungen für diese besondere Situation, haben sich insbesondere zwei Schlagworte etabliert: Automatisierung und Optimierung. Mit Automatisierung setzen immer mehr Firmen auf automatisierte Prozesse, um zum einen Ressourcen besser zu nutzen, Mitarbeiter für andere Tätigkeiten freizuspielen oder Engpässe zu vermeiden. Eng damit verbunden ist die Optimierung, denn noch nie war es so wichtig, alle Firmenbereiche und wirtschaftlichen Kennzahlen stets im Blick zu haben, um ein optimales Kosten-Nutzen-Verhältnis zu erreichen.

Doch auch, wenn in Produktions- oder Lagerhallen vieles mittlerweile von automatisierten Geräten übernommen wird und wir auch beim Planen, Kalkulieren und Adjustieren auf intelligente, computergesteuerte Tools zurückgreifen können, so bleibt der Faktor Mensch nach wie vor essentiell. Denn ohne ihn geht diese Rechnung nicht auf. Speziell dann, wenn es um das Projektmanagement geht, sind menschliche Fähigkeiten wie ein Gespür für Trends, ein vorausschauendes Handeln, Flexibilität, Weitsicht oder Empathie unerlässlich, damit nicht nur alle Abläufe reibungslos funktionieren, sondern auch Ressourcen zielführend eingesetzt werden oder das Team genau weiß, was wann zu tun ist.

Hierbei ist in den letzten Jahren zunehmend das sogenannte agile Projektmanagement auf dem Vormarsch. Was es damit auf sich hat, warum es für Unternehmen heutzutage interessant ist und wie die Umstellung hin zu diesem Konzept gelingt, klären wir im Folgenden.

Agiles Projektmanagement – was ist das?

Zunächst stellt sich die Frage, was agiles Projektmanagement genau ist. Nun, der Begriff stammt aus der Software-Entwicklung und hat sich rund um die Jahrtausendwende entwickelt. Damals standen starre und unflexible Prozesse an der Tagesordnung – programmiert wurde also nach Schema F und einem vorgezeichneten Plan, der bis zuletzt nicht verändert wurde. Davon wollten sich Entwickler und die dahinterstehenden Unternehmen jedoch verabschieden, weswegen sie im „Agilen Manifest“ vier Werte niederschrieben:

Personen stehen über Prozessen: Obwohl auch beim agilen Projektmanagement gewisse Prozesse vorab definiert werden müssen, so sind diese nicht in Stein gemeißelt. Vielmehr rückt der zwischenmenschliche Diskurs in den Fokus und daher sind spontane Veränderungen, die sich mit dem Voranschreiten eines Projektes ergeben, nicht nur möglich, sondern auch gern gesehen. Denn oft verändern sich Faktoren nach einer gewissen Zeit, wodurch manches angepasst werden muss. Und genau diese Flexibilität ist es, die das agile Projektmanagement auszeichnet.

Mehr Innovation durch Flexibilität: Durch die soeben genannte Flexibilität kann nicht nur auf unmittelbare Veränderungen besser reagiert werden, sondern sie schafft auch Raum für Innovationen, die bei einer strikten Vorgehensweise womöglich nie das Licht der Welt erblickt hätten. Über allem steht dabei die Kundenzufriedenheit – führen Abweichungen letztlich zu einer höheren Zufriedenheit, so sind diese in jedem Fall einem starren Plan vorzuziehen.

Dokumentation ist nicht mehr Nonplusultra: Ebenso verabschiedet man sich beim agilen Projektmanagement von einer starren Dokumentation – stattdessen zählt das Endergebnis, also die funktionierende Software, weitaus mehr. Gewisse Aufzeichnungen sind aber trotzdem nötig.

Kunde ist zentrale Figur: Und schließlich – wie bereits angedeutet – wird der Kunde zur Schlüsselfigur. Er ist nicht nur zu Beginn bei den Vertragsverhandlungen unerlässlich, sondern begleitet den gesamten Workflow. Durch seine Forderungen, aber auch Ideen, lässt sich das Projekt zwischenzeitlich anpassen und so besser managen.

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Flexibilität wird immer wichtiger

Mittlerweile haben sich diese Prämissen, ausgehend vom Software-Umfeld, auf die generelle Unternehmenslandschaft ausgeweitet. Vor allem Betriebe, die eine freiheitsliebende Arbeitsweise bevorzugen, großen Wert auf Mitspracherecht und Flexibilität legen sowie klassische Konventionen nicht als allgemeingültig ansehen, profitieren davon. Und das wird in einer Welt, die immer schnelllebiger ist, zunehmend wichtiger. Denn wer neue Denk- und Handlungsweisen zugunsten festgefahrener Strukturen links liegen lässt, wird bald das Nachsehen haben. Flexibilität gewinnt daher kontinuierlich an Bedeutung.

Mit dem agilen Projektmanagement geht aber auch ein gewisses Vertrauen in die Zukunft und in das Team einher. Denn eine klassische Rollenverteilung und Projektplanung mit festgesetzten Zeiträumen gibt es dabei nicht mehr. Das heißt auch: Jeder Beteiligte muss sich zu 100 % auf die anderen verlassen können. Und auch Projektziele enthalten oft keine konkreten Arbeitsaufträge mehr, sondern vielmehr Zielgrößen, aus denen der Wert für Kunden hervorgeht. Deswegen ist es umso bedeutsamer, das konkrete Problem zu Beginn exakt zu definieren. Wie dieses dann genau gelöst wird und welche Zwischenschritte hierfür nötig sind, bleibt dem selbstorganisierten Team überlassen. Projekte werden daher auch meist nicht komplett im Vorfeld durchgeplant, sondern agile Teams setzen zwar bestimmte Grundstrukturen auf, liefern aber auch bereits kontinuierlich Teilergebnisse, anstatt eines großen Endergebnisses. Von Etappe zu Etappe lernen sie dann „on the go“ dazu und passen so ihren Workflow an. Regelmäßigen Reviews kommt somit ebenso eine große Rolle zu.

In Summe lässt sich also feststellen: Mit einem guten Team, gewissen Grundstrukturen, einem hohen Grad an Flexibilität und einer Offenheit für Neues stehen einem Unternehmen mit einem agilen Projektmanagement viele Türen offen.

Vom klassischen zum agilen Projektmanagement

Wer bisher auf ein klassisches Projektmanagement zurückgegriffen hat und nun mit einem agilen durchstarten möchte, sollte sich nicht nur der soeben beschriebenen Grundprinzipien bewusst sein, sondern auch ausreichend Zeit für die Umstellung einplanen. Bestenfalls wird dafür ein eigenes Team zusammengestellt, das sich über einige Monate mit der Planung und Umsetzung beschäftigt.

1.) Ist-Stand erheben

Zunächst ist es wichtig, den Ist-Stand zu erheben, um die aktuellen Projektmanagement-Strukturen zu durchleuchten. Üblicherweise werden hierzu Workshops veranstaltet. Typische Fragen, die sich alle Beteiligten stellen sollten, sind zum Beispiel:

• Wie werden Projekte im Unternehmen initiiert?
• Wie sehen typische Prozesse und Projektphasen aus?
• Welche Probleme sollen agil gelöst werden?
• Welche Verantwortlichen und Rollen gibt es?
• Welche Tools werden in welcher Form eingesetzt?
• etc.

Besonders kritisch ist dabei auch die Akzeptanz der Mitarbeiter. Es muss vorab intensiv daran gearbeitet werden, die Belegschaft von den Vorteilen der Agilität zu überzeugen, denn Silodenken einzelner Abteilungen führt besonders häufig zu einem gescheiterten Umstieg. Kreative Wege sind eine gute Möglichkeit, den Mitarbeitern die agile Methode näher zu bringen, beispielsweise mit Scrum-Cooking.

2.) Soll-Zustand ausarbeiten

Im nächsten Schritt geht es darum, den Wunsch-Zustand festzuhalten. Hierbei werden neue Verantwortlichkeiten und Aufgaben geklärt, mitunter alte Strukturen aufgebrochen und auch Pläne für Notfälle ausgearbeitet. Auch über neue oder zusätzliche Tools soll hier nachgedacht werden. Bei der Auswahl des geeigneten Tools geben die jeweilige Branche sowie Unternehmensform den groben Fahrplan vor: So sollen Produktionsbetriebe mit spezieller Software zu „agilen Fabriken“ umgebaut werden, die sich durch digitale Prozesse, eine vollständig vernetzte Produktion, Echtzeitdaten und dynamische Produktionsplanung auszeichnen. Werbeagenturen hingegen unterstützt ein Tool, das mehrere Bereiche der agilen Projektarbeit verbindet, darunter Kanban Board, Ressourcenplanung, E-Mails und allgemeine Projektkommunikation.

3.) Etablierung als kontinuierlich lernende Einheit

Sind alle Zuständigkeiten, Prozesse und Tools geklärt, kann mit der tatsächlichen Etablierung begonnen werden. Und hierbei kommen einmal mehr individuelle Vorlieben zum Tragen: Während manche Firmen es vorziehen, neue Strukturen schrittweise einzuführen, bevorzugen andere einen einmaligen Cut, der eine neue Ära markiert. Wichtig ist: Auch das neue Projektmanagement ist nicht in Stein gemeißelt, sondern sollte als kontinuierlich lernende Einheit gesehen werden. Regelmäßige Evaluierungen sind daher essentiell, um es weiterzuentwickeln.