Sebastian Rumberg arbeitet selbst und das ständig, denn er ist selbstständiger PR-Manager. Noch dazu ist er vierfacher Familienvater und lebt auf einem Bauernhof. All diese Rollen wollen bedient und ausgefüllt werden, was am Ende vor allem eins kostet: eine Menge Zeit im Arbeitsalltag! Zeit, die er am liebsten mit seiner Familie verbringen möchte. Rumberg suchte deshalb nach Lösungen. Wie konnte er es schaffen, effizienter zu arbeiten? ChatGPT kam ihm dabei gerade recht.

Den Arbeitsalltag revolutionieren mit KI

Als die erste KI-Welle losgetreten wurde durch den Launch von ChatGPT war in zahlreichen Artikeln zu lesen, wie modern der neue Chatbot ist, wie viel Arbeit er einem abnehmen kann und wie viel Zeitersparnis das mit sich bringt. Das war der Moment, in dem Rumberg den Grundstein dafür legte, seinen Arbeitsalltag von Grund auf zu revolutionieren – mit dem Einsatz von KI.

Begonnen hat er damals wie die meisten mit der ersten öffentlichen Beta-Version von ChatGPT: „Seitdem ist KI zu einem meiner wichtigsten Themen im Alltag geworden – einfach aus der Idee heraus, dass ich den zeitraubenden Teil meiner Arbeit der KI überlasse und mich neuen Ideen und anderen Bereichen im Leben widmen kann“, so Rumberg. Denn im Gegensatz zu vielen anderen hat Rumberg sich seitdem wirklich intensiv mit den Möglichkeiten von KI auseinandergesetzt, hat immer wieder neue Tools getestet und neue Anwendungsfälle identifiziert, für die er KI in seinem Arbeitsalltag nutzen kann. Zwei Strategien haben ihm dabei besonders geholfen.

Mit KI-Personas ans Ziel

Im Laufe der Zeit hat Rumberg viele KI-Tools ausprobiert und sich ein ganzes Arsenal an „KI-Personas“ angelegt, die ihm laut eigenen Angaben einen Großteil seiner Arbeit im Arbeitsalltag abnehmen: Eine Grafiker-Persona, ein Copywriter, sogar einen Bibliothekar. Für jeden Job hat Rumberg die richtige Persona, die die KI perfekt anfüttert. Wie muss man sich das Ganze jetzt genau vorstellen? Nehmen wir an, Rumberg sitzt an einem Konzept für den Relaunch der Webseite eines Kunden. Mittels der unterschiedlichen Personas kann er sich die einzelnen Konzept-Bausteine von einer KI erstellen lassen – oder doch zumindest sehr gute Anregungen erhalten.

Dafür gibt er der KI eine Rolle vor, aus dessen Perspektive die KI eine Frage beantworten soll. Zum Beispiel: „Stell dir vor, du bist Grafiker in einer großen Agentur und arbeitest an dem Relaunch einer Kundenwebseite“. Oder: „Stell dir vor, du bist Copywriter und willst ein Werbemailing zum Thema Weihnachtsurlaub verfassen“. Die Rollen lassen sich beliebig ausfüllen und die Arbeitsaufträge sehr detailliert verfassen. So bekommt Rumberg auch Einblicke in Themen, die eventuell nicht seine Kernkompetenz sind. „Ich bin mittlerweile viele“, fasst er zusammen. „Früher habe ich Konzepte, Texte und Ideen geschrieben und mit verschiedenen Teams umgesetzt. Mittlerweile kann ich das allein“, erklärt er.

Automatisierung als Kernstrategie

Neben den Personas setzt Rumberg vor allem auf die Automatisierung wiederkehrender Aufgaben durch KI: „Ich versuche alles zu automatisieren, was ich täglich wiederholen muss, oder was keinen Spaß macht“, erzählt er. Laut eigenen Angaben spart er dadurch einige Hundert Stunden Arbeit pro Monat. „Dabei ist es weniger so, dass ich meine eigentliche Arbeit ersetzt habe, sondern dass ich sie um neue Möglichkeiten ergänze“. Eins hat dann aber doch Zeit gekostet: Das Testen und Ausprobieren der vielen unterschiedlichen Tools, die Rumberg im Laufe der Zeit genauer unter die Lupe genommen hat. Zum Glück hat er dem Business-Insider seine 9 wichtigsten Tools verraten, die wir auch hier kurz vorstellen möchten.

9 KI-Tools, die deinen Arbeitsalltag leichter machen

Nummer 1: ChatGPT

Der Klassiker, mit dem alles begann. Rumberg hat die KI über eine Schnittstelle in viele andere Programme, die er nutzt, integriert. GPT selbst nutzt er für das Umformulieren von Gedanken oder die Umarbeitung in neue Formate. Den Pro-Account hat er getestet, nutzt jetzt jedoch wieder die kostenlose Version.

Zeitersparnis pro Woche: „30 Stunden locker gegenüber der Arbeit, wenn ich all die Fassungen und Varianten selbst umformulieren müsste“, so Rumberg.

Nummer 2: Perplexity

Für seine Arbeit als Ghostwriter nutzt Rumberg die Chrome Extension von Perplexity.ai. Damit findet er kinderleicht passende Studien und neue interessante Artikel für seine Arbeit als Ghostwriter.

Zeitersparnis pro Woche: Circa vier Stunden gegenüber der klassischen Google-Suche.

Nummer 3: Midjourney

Mit Midjourney erstellt Rumberg einige Dutzend oder manchmal sogar noch mehr Grafiken und Illustrationen im Monat. Vorher habe Rumberg Illustrationen oder Grafiken schlicht weggelassen. Die Illustrationen würden ihn jetzt wenige Sekunden bis zu maximal zwei Minuten kosten – ohne einen Grafiker anzustellen. Der Standard Account kostet Rumberg rund 220,00 pro Jahr.

Zeitersparnis pro Woche: geschätzt 60 Stunden.

Nummer 4: Audiopen

Audiopen ist eine Indie-App, die laut Rumberg sehr zuverlässig Sprachmemos direkt in Texte verschiedenster Art umwandeln könne. So kann Rumberg beim Spaziergang, oder in einem kurzen Augenblick der Ruhe einen einzelnen Gedanken diktieren und AudioPen übernimmt danach direkt die Transkription. Dabei könnte die App auch die Formulierungen anpassen, wie beispielsweise für einen LinkedIn-Beitrag, eine E-Mail an einen Freund oder eine Notiz.

Nummer 5: Rewind

„Die App zeichnet alles auf, was auf meinem Bildschirm passiert und speichert diese Daten lokal in komprimierter Form“, so Rumberg. Der Service arbeite fast immer im Hintergrund mit. „Wenn ich einmal etwas Spezielles suche, wo ich mich nur an ein Wort oder Schnipsel erinnere, kann ich mit Rewind sofort zu diesem Augenblick zurückspringen und die Inhalte finden und nutzen“, erklärt Rumberg. Rewind zeichne auch automatisch alle Meetings auf und biete im Anschluss eine Zusammenfassung dazu an.

Zeitersparnis pro Woche: eine Stunde.

Nummer 6: Grammarly

Grammarly kann mehr als nur Rechtschreibung: Von Grammatik bis hin zu Stil und Ton – die Vorschläge von Grammarly sind umfassend und helfen dabei, effektiv und wie beabsichtigt zu kommunizieren. Bei Rumberg läuft die App in all seinen Programmen mit und korrigiert Formulierungen, Satzbau und Grammatik.

Nummer 7: Raycast

Raycast ist eine Launchbar, mit der man Apps per Tastatur öffnen kann. „Ich bin ein riesiger Fan von Programmen, die schnell sind und sich komplett mit der Tastatur steuern lassen. Ich vermute mal, dass ich vielleicht nur 15 Prozent der Zeit, die ich am Computer sitze, mit dem Trackpad arbeite“, sagt Rumberg. Die meiste Zeit arbeite er nur mit Tastaturbefehlen und Shortcuts. „Raycast hat vor einigen Monaten Raycast AI integriert, wodurch sich GPT mit allen Inhalten auf meinem Mac nutzen lässt“, sagt er.

Nummer 8: Readwise Reader

Perfekt für Leseratten wie Rumberg: „Ich lese dutzende Bücher jedes Jahr und nutze dafür den Readwise Reader. Zum einen kann ich mithilfe der Tastatur schnell interessante Stellen markieren und kommentieren, zum anderen werden alle Stellen in Obsidian gespeichert, sodass ich sie immer griffbereit habe, wenn ich neue Texte schreibe“, erklärt Rumberg. Gleichzeitig nutze er das KI-Tool von Readwise, um den Büchern Fragen zu stellen und die passenden Textstellen im Buch angezeigt zu bekommen.

Nummer 9: Obsidian

Mit Obsidian lassen sich einzelne Wörter, Sätze und Notizen beliebig miteinander verknüpfen. Durch die Erweiterung „Smart Connections“ kann er sich basierend auf dem Inhalt seiner Notizen die dazu relevantesten anderen Notizen ausgeben lassen – ohne dafür von Hand in Dateien oder gar auf Zetteln zu suchen. Bei dem großen Fundus an Material, das Rumberg mittlerweile angesammelt hat, kommt ihm das gerade recht: einige Tausend Studien, Ideen aus Büchern, Artikel-Notizen, Kundenarbeiten und Konzepte sind bei ihm in der App enthalten.

Zeitersparnis pro Woche: Circa zwei Stunden in deinem Arbeitsalltag, weil Rumberg nicht mehr manuell schreiben und sortieren müsse.

Häufig gestellte Fragen (FAQ) zu diesem Thema