Vorsprung durch Technologie: Cloud-ERP als Erfolgsfaktor für Fachhändler

Was ist eigentlich Cloud-ERP?

Zunächst einmal: Es gibt keine allgemeingültige Definition, was ERP-Software genau können muss, um als solche bezeichnet zu werden. Die Unterschiede hängen vom Hersteller, der Branche und den finanziellen Möglichkeiten ab. ERP steht für Enterprise Resource Planning, auf Deutsch Unternehmens-Ressourcen-Verwaltung. Das bedeutet, es geht um die Verwaltung aller Unternehmensressourcen, einschließlich Personal, Waren (Produktion und Lager) und Kapital.

Cloud-ERP ist eine Software, auf die du online zugreifen kannst. Sie wird meistens von einem Anbieter auf einer Cloud-Computing-Plattform gehostet und als Dienstleistung angeboten, bekannt als Software-as-a-Service (SaaS-ERP). Als Kunde besitzt du die Software nicht, sondern mietest sie, entweder mit einem jährlichen oder monatlichen Abo. Es gibt keine Anfangsinvestitionen für Hardware, und der Anbieter übernimmt die Wartung, Updates, Datenspeicherung und Sicherheitsmanagement. Da für die genannten Dienstleistungen kein eigenes Personal vorgehalten werden muss, das durch Fortbildungen auf den neuesten Stand gebracht werden muss, können Kosten eingespart werden.

Einer der bekanntesten Anbieter von ERP-Software ist weclapp. Die Cloud-basierte CRM- und ERP-Software des Unternehmens deckt alle wichtigen Bereiche des Geschäftslebens in verschiedenen Branchen ab und führt diese in einer modernen Anwendung zusammen. Durch die einfache Skalierbarkeit eignet sich die Lösung sowohl für aufstrebende Start-ups als auch für kleine und mittelständische Unternehmen.

ERP-Software bei vielen Unternehmen auf der Agenda

In Deutschland setzen bereits viele Fachhändler auf ein cloudbasiertes ERP-System. Bei Firmen, die dies noch nicht tun, ist es oft ein zentraler Bestandteil ihrer aktuellen Digitalisierungspläne. Das geht auch aus einer Studie von IDG Research Services hervor, bei der 365 IT-Verantwortliche befragt wurden. Als sie nach der Bedeutung von Cloud Computing und ERP in ihrer Digitalisierungsstrategie gefragt wurden, stuften mehr als zwei Drittel diese Themen als „sehr wichtig“ oder „wichtig“ ein.

Für Unternehmen, die die Vorteile von Cloud-ERP erkannt haben und die Digitalisierung aktiv vorantreiben wollen, ergeben sich neue Geschäftsmöglichkeiten und Wachstumschancen.

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Reporting-Tools erlauben ein zeitnahes Reagieren

Im digitalen Zeitalter verändern sich die Märkte schneller als je zuvor, sodass schnelle Entscheidungen für den wirtschaftlichen Erfolg unabdingbar sind. Cloudbasierte Systeme stellen mit ihren umfassenden Reporting-Tools sicher, dass wichtige Kennzahlen und Leistungsindikatoren jederzeit verfügbar sind. Verkaufen sich bestimmte Produkte plötzlich schlechter als in den Vormonaten, kann dies zeitnah den Berichten entnommen werden. Das Produkt kann dann entweder aus dem Sortiment genommen oder eine Rabattaktion gestartet werden.

Mit einem Cloud-ERP bleiben Fachhändler flexibel und mobil. Da keine teure Hardware benötigt wird, sind die Implementierungskosten deutlich geringer als bei herkömmlichen Systemen. Auch Wartungs- und Upgradekosten entfallen, da diese vom Cloud-Anbieter übernommen werden.

Für Fachhändler mit Vertriebsmitarbeitern im Außendienst oder mehreren Filialen ist der mobile Zugang zu Geschäftsdaten entscheidend. Cloud-ERP ermöglicht den Zugriff von überall und von jedem Gerät, wobei das Responsive Design für eine optimale Darstellung auf verschiedenen Bildschirmgrößen sorgt.

Optimierung von Betriebsabläufen durch intelligentes Datenmanagement

Ein Cloud-ERP unterstützt Fachhändler entscheidend bei der Optimierung ihrer Geschäftsprozesse und der Steigerung der Kundenzufriedenheit – beides Schlüsselelemente für das zukünftige Wachstum eines Unternehmens. Die zentrale Datenhaltung und -verwaltung in der Cloud gewährleistet einen schnellen Zugriff auf Echtzeitinformationen. Dies vereinfacht die Lagerhaltung, erleichtert die Auftragsverfolgung und optimiert die Lieferplanung.

Cloud-ERP verbessert auch die Kundenbetreuung. Es erlaubt die zentrale Verwaltung von Kundendaten und Kaufhistorien, sodass Informationen zum Kaufverhalten jederzeit und überall verfügbar sind. Verkäufer können so individuell auf Kundenwünsche eingehen. Durch die Automatisierung von wiederkehrenden Aufgaben und Geschäftsprozessen wie Auftragsbearbeitung und Rechnungsstellung steigert Cloud-ERP nicht nur die Effizienz, sondern minimiert auch menschliche Fehler.

Auswahl eines ERP-Systems – darauf sollte geachtet werden

Ein leistungsfähiges ERP-System zeichnet sich nicht nur durch einen großen Funktionsumfang aus, sondern auch durch eine benutzerfreundliche Oberfläche, die die tägliche Arbeit erleichtert. Letztendlich wird das System von verschiedenen Mitarbeitern aus mehreren Bereichen mit unterschiedlichen IT-Kenntnissen verwendet. Eine überladene Oberfläche reduziert nur die Arbeitsgeschwindigkeit und lässt unnötigerweise das Benutzerhandbuch zu einem ständigen Begleiter werden.

Das ERP-System sollte an die individuellen Prozesse und Bedürfnisse eines Unternehmens angepasst werden können. Im Idealfall können die Berichte nach eigenen Vorstellungen gestaltet werden. Ebenso sollten unternehmensspezifische Prozesse abgebildet werden können. Denkbar ist eine zusätzliche Qualitätsprüfung vor dem Versand der Ware, deren Freigabe in der Software dokumentiert werden soll.

Last but not least: Es sollte egal sein, wie viele Aufträge, Mitarbeiter und andere Ressourcen mit der Software verwaltet werden. Nur eine Software, die mit dem Unternehmen wächst, ist eine Investition in die Zukunft.

Die Rolle der Sicherheit und Datenschutz in Cloud-ERP Systemen

Fachhändler sollten die Sicherheitsmaßnahmen und Datenschutzpraktiken des Anbieters genau prüfen. Ein robustes Cloud-ERP-System zeichnet sich durch fortschrittliche Sicherheitsprotokolle wie Datenverschlüsselung, mehrstufige Authentifizierung und regelmäßige Sicherheitsprüfungen aus. Diese Maßnahmen schützen nicht nur sensible Geschäftsdaten vor externen Bedrohungen, sondern stellen auch sicher, dass die Datenintegrität und der Datenschutz den lokalen und internationalen Vorschriften entsprechen.

Der Fachhändler sollte jederzeit wissen, wo seine Daten gespeichert sind, wer darauf Zugriff hat und wie diese bei einem Wechsel des ERP-Systems migriert werden können. Für viele Unternehmen ist es wichtig, dass sich die Server und damit die Daten in Deutschland oder in unmittelbarer Nähe befinden.

Implementierung eines Cloud-ERP – das sind die Stolpersteine

Um eine erfolgreiche Umstellung auf Cloud-ERP zu gewährleisten, müssen die Verantwortlichen einige wichtige Schritte beachten. Zunächst ist eine detaillierte Analyse der Geschäftsanforderungen und -prozesse unerlässlich. Die spezifischen Bedürfnisse in den Bereichen Lagerverwaltung, Bestellprozesse und Supply Chain Management müssen genau definiert werden. Der Abgleich zwischen Anforderungen und Softwarefunktionen ist dann mit weniger Aufwand verbunden.

Vor der Implementierung ist es ratsam, die Leistungsfähigkeit und Funktionalität der Cloud-ERP-Lösung in einer Testphase zu evaluieren, um Raum für notwendige Anpassungen zu lassen. Beispielsweise könnte die Integration zusätzlicher Module in Betracht gezogen werden. Der Erfolg eines Cloud-ERP im Fachhandel hängt maßgeblich von der Unterstützung der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter ab. Um Widerstände und Akzeptanzprobleme zu minimieren, ist die Entwicklung einer geeigneten Change-Management-Strategie unerlässlich.

Ein weiterer Stolperstein kann die Integration von Cloud-ERP mit bestehenden Systemen sein. Unter Umständen müssen Unternehmen auf spezialisierte IT-Dienstleister zurückgreifen, um die Integration effektiv zu managen und sicherzustellen, dass alle Systeme nahtlos zusammenarbeiten.