Vereinfache deine Rekrutierung mit Recruiting-Chatbots: Schneller, smarter, erfolgreicher

Wie werden Recruiting-Chatbots eingesetzt?

Chatbots werden generell dazu eingesetzt, um die Interaktion zwischen einem Unternehmen und einem User zu vereinfachen. Die Chatbots werden mit einer großen Menge Daten trainiert und auf Websites eingebunden, um mit Benutzern per Texteingabe zu interagieren. Dadurch entwickeln sich die Bots immer weiter, da sie mit jeder Interaktion lernen. Das Prinzip dahinter ist eine Künstliche Intelligenz (KI). Auch das Recruiting kann mit Chatbots funktionieren.

Verwendung finden die Recruiting-Chatbots da vor allem in Jobportalen oder auf Karriereseiten. Dabei stehen sie bei Fragen zur ausgewählten Stelle, zum generellen Angebot oder auch zur technischen Unterstützung zur Verfügung. Damit muss kein Recruiter mehr alle Fragen beantworten, sondern nur noch spezielle Anfragen.

Es gibt aber auch einige Aufgaben, die Zeit rauben und immer wieder vorkommen. Hast du einen Bewerber akquiriert oder hat sich jemand auf eine Stellenanzeige gemeldet, verläuft der Prozess meistens gleich. Die wichtigsten Unterlagen werden dem Recruiter zugänglich gemacht, es werden Absprachen getroffen und noch offene Fragen hin- und hergeschickt. Genau an diesen Punkten kann ein Recruiting-Chatbot Abhilfe leisten. Der Chatbot kann Fragen der Bewerber, die nicht bereits während der Jobsuche schon aufkamen, beantworten, Termine vereinbaren oder auch automatisierte Vorstellungsgespräche führen. Damit wird schon ein Teil der organisatorischen Arbeit abgenommen und der Recruiter kann sich um andere Aufgaben kümmern.

Weitere Einsatzfelder von Chatbots im HR

Falls du als Recruiter oder Personaler schon mal darüber nachgedacht hast, wie du auch die weiteren HR-Prozesse optimieren kannst, können Chatbots auch dort helfen. Mögliche Einsatzfelder sind die folgenden.

Onboarding

Die Chatbot können in den ersten Wochen eines neuen Mitarbeiters der digitale Ansprechpartner sein. Alle Tipps und Informationen, wo etwas zu finden ist oder wer der richtige Ansprechpartner ist, kann die KI beantworten.

HR Services

Sonstige HR Themen, wie Anträge für Urlaub, sowie Hinweise zu zum Beispiel Firmenwagen oder Krankschreibungen kann ein Chatbot beantworten und die Dokumente an die richtigen Personen weiterleiten. Auch beim Ausfüllen der Dokumente, kann der Chatbot helfen.

Weiterbildung

Um Seminare und Mitarbeiter zu koordinieren und zu organisiere, können Chatbots helfen. Die Bots können Seminarplätze verwalten und die Buchungen reglen, wichtige Fragen zu Seminar oder Ankunftszeiten beantworten oder direkter Lernpartner sein.

Compliance

Fragen zur Compliance in einem Unternehmen, zum Beispiel zum allgemeinen Umgang mit Mitarbeitern oder Kunden, sowie der Umgang mit verschiedenen Situationen kann der Chatbot beantworten und direkt die richtigen Passagen und Hinweise heraussuchen.

Mitarbeiterbindung

Der Chatbot kann zur Bindung eines Mitarbeiter die Weiterbildungs- und Aufstiegschancen aufzeigen. Mitarbeiterförderung ist wichtiger, als der Verlust eines solchen. Auch interne Stellenangebote kann der Recruiting-Chatbot vorschlagen.

Die Vielfalt der Möglichkeiten ist enorm, da die Chatbots lernfähig und in gewisser Weise programmierbar sind. Dadurch könnten sie optimal eingesetzt werden.

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Vor- und Nachteile von Recruiting-Chatbots

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Bei solchen Themen scheiden sich immer die Geister. Viele Menschen sehen die Vorteile der Entwicklung, andere haben nur einen Sinn für das Negative.

Nachteile

Ein Nachteil von Chatbots ist die Qualität der Antworten. Bei einfachen oder generellen Fragen, weiß der Chatbot meist schnell Rat, aber je spezifischer die Fragen oder Anliegen werden, desto höher wird auch die Fehlerquote. Recruiter oder Spezialisten müssen die Antworten überwachen und ausbessern, um die Fehlerquote zu senken.

Der Kostenfaktor bei solchen technischen Tools, darf natürlich nicht übersehen werden. Auch wenn meist keine größere Hardware installiert werden muss, damit die Recruiting-Chatbots funktionieren, so kostet die Online Installation allerdings Zeit und Geld. Du als Recruiter oder Personaler musst die Chatbots ein- und ausrichten, damit sie genau passen.

Ein allgemeines Problem stellt die Akzeptanz dar. Viele Menschen sind eher abgeneigt gegenüber künstlicher Intelligenz oder Chatbots. Um diese also zu etablieren, besonders in sensiblen Situationen, wie Recruiting-Prozessen, braucht es Zeit und positive Erfahrungen, damit der Mensch diese akzeptiert. Studien zufolge sind selbst Digital Natives eher für persönliche Gespräche in Recruiting-Prozessen, als diese Chatbots zu überlassen.

Vorteile

Die Vorteile wiederum sind auch nicht zu übersehen. Die Chatbots sind im Gegensatz zum Menschen immer erreichbar. Ein Recruiting-Chatbot schläft nicht und steht jederzeit zur Verfügung. Bei häufig gestellten Fragen wie „Wo findet das Bewerbungsgepräch statt?“ oder „Was muss ich zum Probetag mitbringen?“ können direkt durch den Chatbot beantwortet werden. Die Bedienung des Chatbots ist außerdem sehr einfach und für jeden möglich. Damit wird dem Menschen Arbeit abgenommen. Der Arbeitsaufwand wird also reduziert.

Die Antworten der Chatbots sind außerdem schnell zur Verfügung gestellt und müssen nicht erst mühselig herausgesucht werden. Dadurch laufen viele Prozesse schneller ab. Die Candidate Experience steigert sich positiv, denn deine Bewerber bekommen schnell ihre Antworten, die Gespräche laufen schnell ab und im besten Fall können sie schnell in den neuen Job starten.

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Beispiele für Recruiting-Chatbots

Beispielsweise hat Nestlé einen Chatbot für HR-Mitarbeiter entwickeln lassen, der auf einer SAP Cloud basiert, damit wichtige Informationen und HR-Zahlen grafisch aufgearbeitet werden. Auch die deutsche Telekom richtet einen Chatbot für den Compliance-Bereich ein. Dieser gibt Verhaltensempfehlungen und nennt den richtigen Ansprechpartner. Haufe, ein Online-Portal, stellt ebenfalls einen Recruiting-Chatbot für Standard-Fragen zur Verfügung. Viele weitere größere Unternehmen arbeiten ebenfalls mit Chatbots, um Prozesse zu erleichtern.

Fazit zu Recruiting-Chatbots

Die Chatbots können den Alltag von Recruitern und Personalern positiv beeinflussen. Die Chatbots übernehmen kleine Aufgaben rund um Fragen der Bewerber und sparen den Recruitern damit Zeit. Auch Organisation und Fragen im laufenden Betrieb zu verschiedenen Dingen kann ein Chatbot übernehmen. Recruiter oder sonstige Ansprechpartner sollten die Fragen und Antworten dennoch immer wieder auf Richtigkeit kontrollieren. Richtig eingesetzt, kann der Recruiting-Chatbot eine Entlastung sein.